Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Zatrudnienie pracownika na umowę o prace rodzi obowiązek po stronie pracodawcy do udzielenia mu urlopu wypoczynkowego.

Przepis art. 152. Kodeksu pracy stanowi, iż pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Prawo to jest niezbywalne, pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Wymiar urlopu

Ilość dni urlopu w ciągu roku uzależniona jest od stażu pracy, czyli łącznej długości okresów zatrudnienia. Do okresów tych zalicza się zatrudnienie na podstawie umowy o pracę oraz okresy nauki. Przy czym istotne jest, że jeżeli w tym samym czasie pracownik jeszcze się kształci, to do stażu wlicza się jeden z równoległych okresów, ten, który jest korzystniejszy dla pracownika.  Zwrócić uwagę należy, że okres nauki jest wliczany tylko raz z uwzględnieniem ukończenia szkoły, dla której określony jest w KP najdłuższy czas.

Przykład:

Pracownik ukończył technikum, dla którego przewidziano programem nauczania czas trwania nauki nie więcej niż 5 lat i co za tym idzie staż pięcioletni oraz szkołę wyższą (bez względu na to czy studia I czy II stopnia) ukończenie, której uprawnia do wliczenia stażu ośmioletniego. W takim przypadku pracownikowi zostanie zaliczona szkoła wyższa w wymiarze 8 lat.

Roczny wymiar urlopu wynosi zatem:

20 dni – jeśli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat

26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat

Zwrócić należy uwagę na sytuację, gdy w trakcie roku pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru urlopu zastosowanie będzie miał § 1 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Wykorzystanie urlopu

Zasadniczo urlop powinien być wykorzystany przez pracownika w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Zdarzają się jednak sytuacje, że z różnych przyczyn nie uda się pracownikowi skorzystać z przysługującego mu prawa do wypoczynku w pełnym wymiarze. Sytuacje takie mogą wynikać np. z choroby pracownika w okresie zaplanowanego urlopu, nagłych sytuacji losowych po stronie pracodawcy i obowiązku stawienia się w firmie.  

Pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy lub udzielić w terminie późniejszym części niewykorzystanego urlopu w następujących przypadkach:

• z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• z powodu odosobnienia pracownika w związku z chorobą zakaźna,
• odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie przez okres do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Natomiast pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. W takim wypadku musi pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Z art. 168 K.P. czytamy, iż pracodawca ma obowiązek udzielenia zaległego urlopu Najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. 

Ustanie zatrudnienia i niewykorzystany urlop

Zgodnie z art. 171. Kodeksu Pracy „w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.”

Jak ustalić wysokość ekwiwalentu?

W pierwszej kolejności zaznaczyć należy, iż do wyliczenia ekwiwalentu stosuje się współczynnik urlopowy, o którym mowa w § 19 przytoczonego wyżej rozporządzenia. Ustala się go odrębnie dla każdego roku. W 2023 r. wynosi on:

20,83 dla pełnego etatu,

10,42 dla 1/2 etatu

6,94 dla 1/3   etatu

5,21 dla 1/4   etatu.

Ustaloną zgodnie z przepisami podstawę wynagrodzenia urlopowego dzieli się przez współczynnik w celu ustalenia stawki urlopu za jeden dzień.  W następnej kolejności mnoży się ją przez ilość dni niewykorzystanego urlopu.

Przykład

Pracownik zakończył umowę w dniu 31 maja 2023r. Ponieważ nie wykorzystał w pełni przysługującego mu urlopu, pracodawca powinien wypłacić mu ekwiwalent za 5 dni. Wynagrodzenie jakie uzyskiwał to 3500,00 płaca zasadnicza oraz premia, którą wypłacono mu w kwietniu w wysokości 1500,00.

Zgodnie z przepisami podstawę stanowić będzie kwota 3500,00 plus ustalona średnia z tytułu wypłaconego dodatku w wartości 500,00 (1500,00 / 3 miesiące) co stanowić będzie 4000,00.

Ustalenie stawki dziennej 4000,00 / 20,83 = 192,03

Ekwiwalent 5 dni * 192,03 stawka dzienna = 960,15

Nieco bardziej skomplikowana sprawa dotyczyć będzie pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze. W tym przypadku ustalić należy stawkę urlopowa za jedną godzinę. Wynika to z tego, że dla takich umów również wykorzystanie urlopu przelicza się na godziny z uwzględnieniem obowiązujących norm pracy.

Przykład

Pracownik zakończył umowę w dniu 31 marca 2023r. Ponieważ nie wykorzystał w pełni przysługującego mu urlopu, pracodawca powinien wypłacić mu ekwiwalent. Pracownik zatrudniony był w wymiarze 1/3 etatu (staż pracy uprawniający do 26 dni).  Za 2023 rok uzyskał prawo do urlopu w wymiarze 9 dni (26 * 1/3 = 8,67 w zaokrągleniu do pełnych dni). Od stycznia do marca 2023 jego urlop wynosi 3 dni (9 dni * 3/12 = 2,25 dnia tj. 3 dni po zaokrągleniu co stanowi 24 godziny).

Wynagrodzenie jakie uzyskiwał to 3500,00 płaca zasadnicza oraz premia, którą wypłacono mu w marcu w wysokości 1500,00.

Zgodnie z przepisami podstawę stanowić będzie kwota 3500,00 plus ustalona średnia z tytułu wypłaconego dodatku w wartości 500,00 (1500,00 / 3 miesiące) co stanowić będzie 4000,00.

Ustalenie stawki godzinowej 4000,00 / 6,94 = 576,37

Ustalenie stawki godzinowej 576,37 / 8godzin podstawowa norma pracy = 72,05

Ekwiwalent za urlop 24 godziny * 72,05 stawka godzinowa = 1729,20

Kiedy wypłata ekwiwalentu?

Ani przepisy Kodeksu Pracy ani w/w rozporządzenia nie precyzują, kiedy powinna nastąpić wypłata ekwiwalentu. Uznaje się, że wypłata powinna nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia. Stanowisko to potwierdzone jest wyrokami Sądu Najwyższego.

I tak np. w wyroku z dnia 29 marca 2001 r. (I PKN 336/00) Sąd Najwyższy stwierdził, że wraz z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym samym dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.

Autor:

Beata Tęgowska