Integracja kasy fiskalnej z terminalem płatniczym odroczona

Obowiązek integracji kasy rejestrującej z terminalem płatniczym został zawarty w ustawie zmieniającej jeszcze z 2021r.

W aktualnym stanie prawnym tej ustawy obowiązek ten został odroczony do końca roku 2024. To oznacza, że od 1 stycznia 2025r. przedsiębiorcy posiadający kasę fiskalną i terminal mają obowiązek dokonać ich integracji aby działały jako podłączone i skonfigurowane do wspólnej pracy urządzenia. Brak spełnienia tego obowiązku oznacza potencjalną możliwość narażenia się na ustawowe sankcje. Jakie? Od kiedy będą one obowiązywać?

Jakie przychody objęte są obowiązkiem ewidencji na kasie rejestrującej

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą i sprzedający towary lub usługi na rzecz konsumentów mają obowiązek dokumentować tę sprzedaż prowadząc ewidencję sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Mówi o tym art. 111 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwanej dalej ustawą o VAT).

Jakie dane powinny być wykazane w ewidencji sprzedaży prowadzonej przy pomocy kasy rejestrującej?

Powyższe dane muszą być zawarte na dokumentach sprzedaży, które składają się na ewidencję sprzedaży prowadzonej przy pomocy kasy rejestrującej. Oczywiście zanim przedsiębiorca zainstaluje kasę rejestrującą ma do dyspozycji roczny limit sprzedaży na rzecz konsumentów w kwocie 20 000 zł.

W niektórych przypadkach nawet gdy przekroczy ten limit to nadal nie ma obowiązku instalacji i stosowania kasy fiskalnej. Mowa tu o wciąż przewidzianych zwolnieniach z obowiązku stosowania kasy w przypadku sprzedaży niektórych towarów lub usług wyszczególnionych w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24.11.2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2023 r. poz. 2605).

Poza tym do limitu wartości sprzedaży 20 000 zł nie wlicza się do przychodów:

• uzyskanych ze sprzedaży dokonanej na rzecz firm,
• ze sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• nieruchomości,
• uzyskanych w pozostałych okolicznościach.

Należy podkreślić, iż do limitu wartości sprzedaży 20 000 zł wlicza się jednak wartość eksportu towarów na rzecz konsumentów oraz wartość sprzedaży usług na rzecz konsumentów w tym także spoza Polski (jeżeli miejscem opodatkowania VAT tej sprzedaży jest Polska), czy sprzedaży wysyłkowej w przypadku gdy w ciągu roku wartość tej sprzedaży nie przekracza kwoty limitu 42 000 zł i podatnik nie stosuje zarejestrował się i nie stosuje procedury VAT OSS. Niemniej u większości przedsiębiorców przychodzi taki moment, iż muszą zainstalować i stosować kasę rejestrującą do ewidencji sprzedaży na rzecz konsumentów.

Czym jest integracja kasy fiskalnej z terminalem

Integracja (połączenie techniczne i fizyczne) kasy fiskalnej z terminalem płatniczym daje przedsiębiorcy (który stosuje kasę i terminal) możliwość przyspieszenia pewnych, określonych procesów. Z technicznego i fizycznego punktu widzenia połączenie kasy rejestrującej i terminala płatniczego to użycie łączności przewodowej albo bezprzewodowej do zsynchronizowania pracy obu urządzeń względem siebie. Krótko mówiąc oba urządzenia, które zostają połączone ze sobą i właściwie skonfigurowane – widzą siebie nawzajem jako narzędzia do wykonywania konkretnych czynności.

Przedsiębiorca (bądź jego uprawnieni pracownicy) którzy rejestrują sprzedaż na kasie fiskalnej muszą odrębnie na terminalu wprowadzić kwotę transakcji, aby przygotować terminal do przyjęcia zapłaty (bądź odrzuceniu transakcji) a następnie udokumentować potwierdzenie zapłaty lub odrzucenia zapłaty z różnych przyczyn. Jeżeli kasa fiskalna i terminal płatniczy są ze sobą połączone i prawidłowo skonfigurowane wówczas osoba ewidencjonująca transakcję sprzedaży na kasie wybiera sposób płatności – np. kartą i wtedy dane dotyczące płatności są automatycznie przekazywane do terminala, który uruchamia procedurę odbioru (rozliczenia) płatności.

Sposób płatności wybrany na kasie rejestrującej jest odbierany także na terminalu płatniczym. Wobec tego oba urządzenia mają wgląd do wybranej metody płatności. Nie jest to jednak koniec przesyłu informacji pomiędzy urządzeniami. Terminal, który otrzymał od kasy rejestrującej dane do płatności startuje automatycznie i klient już może opłacać transakcję. Co więcej kasa rejestrujące otrzymuje wynik tego opłacenia, czyli dostaje informacje o tym jak klient zapłacił (kartą, telefonem, itp.) oraz dane czy płatność w ogóle doszła do skutku. Mogło bowiem dojść do tego, iż płatność została odrzucona. Taką informację również od terminala otrzymuje kasa rejestrująca. Jeżeli natomiast płatność została zaakceptowana wówczas ta informacja też wraca do kasy rejestrującej po czym dokonuje ona takiej adnotacji na paragonie fiskalnym.

Integracja kasy fiskalnej z terminalem to m.in.;

1. uproszczenie w kwestii rejestracji transakcji sprzedaży na rzecz konsumentów i przyjmowania od nich płatności,
2. zautomatyzowanie procesu rejestracji transakcji sprzedaży i przyjmowania płatności,
3. skrócenie czasu potrzebnego na ewidencję transakcji i przyjęcie płatności,
4. zwiększenie efektywności obsługi klientów,
5. pozostałe atuty.

Odroczenie obowiązku integracji kasy fiskalnej z terminalem

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236) przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2024 r. poz. 30).

Powyższego przepisu nie należy stosować do przedsiębiorcy, który nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Natomiast w art. ust. 6a ustawy o VAT prawodawca podkreśla, iż kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Ponadto pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez Ministra Finansów.

To jednak nie wszystko.

Obowiązek integracji kasy rejestrującej i terminala płatniczego został wprowadzone regulacjami zawartymi w ustawie z dnia 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105 z późn. zm.).

Mowa tu o nowo dodanym ust. 3 do art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców. Brzmienie przepisu przedstawiono w poniższej tabeli.

Co więcej ustawodawca dodał także ust. 6kb do art. 111 ustawy o VAT, który wspomina, iż gdy zostanie stwierdzone, że podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, wbrew obowiązkom:

1. zapewnienia możliwości przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, oraz
2. zapewnienia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, przy użyciu którego zapewnia możliwość przyjmowania płatności, zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących,

- nie wykonał ich, wówczas naczelnik urzędu skarbowego, w drodze decyzji, nakłada na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 5 000 zł.

To jednak nie wszystko.

Zgodnie z nowo dodanym pkt 4 do art. 99 ust. 3a ustawy o VAT podatnik nie będzie mógł skorzystać z kwartalnego rozliczenia podatku VAT, jeżeli w danym kwartale stwierdzono, że wbrew obowiązkom:

1. zapewnienia możliwości przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, oraz
2. zapewnienia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, przy użyciu którego zapewnia możliwość przyjmowania płatności, zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących,

- nie zrealizował ich czego skutkiem było brak możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.

To oznacza, że zarówno kara 5 000 zł za brak integracji kasy fiskalnej i terminala płatniczego jak i utrata prawa do kwartalnego rozliczenia VAT nie znajdzie jeszcze zastosowania w 1 kwartale 2025r.

Autor:

Krzysztof Ulicki