Kasa online czy kasa wirtualna – jaką kasę wybrać?

Kasy on-line

Kasy on-line umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK). CRK prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

W CRK są gromadzone paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia o kasie, informacje o przeglądach okresowych. Paragony emitowane przez kasę on-line mogą być przekazywane kupującemu w formie papierowej i elektronicznej.

W przypadku posiadania takiej kasy, nie ma potrzeby drukowania dobowych raportów fiskalnych.

Integracja z terminalem płatniczym

Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek używania w swojej firmie kas on-line, będą musieli połączyć posiadane kasy z terminalem płatniczym, według protokołu FROB (od nazwy Fundacji Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego).

Termin wejścia w życie tego obowiązku początkowo był ustalony na 1 lipca 2022 roku, ale został przesunięty na 1 stycznia 2025 rok.

Oznacza to, że jeśli obecnie przedsiębiorca korzysta z kasy on-line i nie posiada terminala, nie będzie musiał go kupować. Przedsiębiorcy, którzy używają kas online i mają w swojej firmie terminal, ale nie jest on wyposażony w protokół ECR-EFT, który zapewnia łączność z kasą on-line, będą musieli go wymienić na terminal wyposażony w ten protokół. Jeżeli przedsiębiorca nie wywiąże się z obowiązku integracji kasy z terminalem, będzie jemu grozić kara 5 tys. zł.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży

Część firm ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej on-line.

Kasę on-line muszą mieć firmy, które:

• świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów;
• sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych;
• świadczą stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
• sprzedają węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczone do celów opałowych;
• świadczą usługi:

        - fryzjerskie,

        - kosmetyczne i kosmetologiczne,

        - budowlane,

        - w zakresie opieki medycznej,

        - prawnicze,

        - związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

Kasy wirtualne

Jak działają kasy wirtualne?

Od 1 czerwca 2020 roku możliwe jest tworzenie wirtualnych kas fiskalnych.

W odróżnieniu od tradycyjnych kas fiskalnych kasy wirtualne mają postać oprogramowania, które przedsiębiorca instaluje na tablecie, komputerze czy smartfonie.

Co istotne, do poprawnego funkcjonowania kasy konieczne jest urządzenie drukujące paragon dla klienta. Użytkownik musi więc dodatkowo zaopatrzyć się w drukarkę, gdyż smartfon czy tablet takich funkcji nie posiadają. Najprościej więc mówiąc, wirtualna kasa to nie urządzenie, a oprogramowanie imitujące kasę fiskalną, a sama potoczna nazwa "wirtualnej kasy" nie do końca oddaje znaczenie tego produktu.  Paragony są opatrzone unikalnym identyfikatorem.

Za dostęp do oprogramowania udostępnianego przez producenta kasy wirtualnej przedsiębiorca płaci abonament. Tak więc decyduje, na jaki okres kupuje dostęp i jak długo będzie płacić abonament. Zwykle są to umowy kilkumiesięczne.

Po wykupieniu dostępu do oprogramowania należy skonfigurować urządzenie, na którym zainstalowane zostanie oprogramowanie kasy. Pamiętać należy, żeby zrobić to zgodnie z wymaganiami określonymi przez producenta kasy.

Kasa wirtualna musi mieć potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia ogólne warunki określone dla kas fiskalnych, w tym warunki dotyczące bezpieczeństwa. Takie potwierdzenie w postaci certyfikatu potwierdzającego, że kasa nadaje się do ewidencjonowania sprzedaży, producent kasy powinien otrzymać przed wprowadzeniem do obrotu i sprzedażą licencji na oprogramowanie. Dlatego też aby otrzymać certyfikat, producent kasy wirtualnej musi złożyć wniosek do Głównego Urzędu Miar.

Sprawdzić można czy kasa rejestrująca, którą przedsiębiorca chce kupić ma certyfikat GUM w rejestrze decyzji prowadzonym przez Główny Urząd Miar.

Kasy wirtualne, podobnie jak kasy on-line, automatycznie przesyłają dane kasy z prowadzonej ewidencji sprzedaży do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez szefa KAS.

W ten sam sposób przesyłane są wszelkie informacje fiskalne, które powstają podczas użytkowania kasy. KAS wykorzystuje te dane do analiz i kontroli w czasie rzeczywistym.

Kasy wirtualne podobnie jak inne rodzaje kas można podzielić na:

• kasy ogólne, które przeznaczone są do prowadzenia standardowej ewidencji sprzedaży, która nie wymaga stosowania specjalnych funkcji;
• kasy specjalne, które przeznaczone są do ewidencjonowania skomplikowanej sprzedaży i odpowiadają szczególnym wymaganiom. Ten typ kasy wirtualnej sprawdzi się na przykład do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, czy też w przypadku prowadzenia ewidencji w urządzeniach sprzedaży automatycznej.

Kasa wirtualna może łączyć obie kategorie kas, o ile spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas.

Kto może używać kas wirtualnych

Z kas wirtualnych mogą korzystać tylko przedsiębiorcy świadczący określone usługi:

• usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym;
• usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0)
• usługi związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);
• usługi transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);
• usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);
• usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0);
• usługi transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0);
• usługi transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10);
• usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0);
• usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0);
• usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0);
• usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0);
• usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0);
• usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0);
• usługi pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0);
• usługi transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0);
• usługi transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0);
• usługi hotelarskie i podobne usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);
• usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);
• usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);
• pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);
• usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);
• pozostałe usługi gastronomiczne (PKWiU 56.29);
• usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);
• usługi przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);
• sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
• usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).

Dodatkowe ewidencje

Korzystanie z kasy wirtualnej nie zwalnia podatników z prowadzenia ewidencji związanych z:

- Błędnymi zewidencjonowaniami sprzedaży oraz

- Zwrotami lub uznanymi reklamacjami towarów i usług

Porównując kasę online i kasę wirtualną, można dojść zatem do bardzo istotnego wniosku, a mianowicie, że każda kasa mająca postać oprogramowania, czyli tzw. kasa wirtualna jest jednocześnie kasą online. Natomiast nie każda kasa online jest kasą wirtualną.

Autor:

Magdalena Podkowska-Gierula