Okulary przedsiębiorcy jako koszt działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą chcieliby mieć możliwość ujęcia wszystkich wydatków przeznaczonych na cele działalności w kosztach uzyskania przychodu. Ustawodawca zawęził jednak ilość wydatków, które mogą być potraktowane jako koszty firmowe.

W której grupie wydatków występuje koszt zakupu okularów dla przedsiębiorcy – osoby fizycznej prowadzącej działalność jednoosobową bądź jako wspólnik spółki?

Kiedy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu

Dlaczego istotne jest, aby wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu w działalności gospodarczej?

Dlatego, że koszt uzyskania przychodu obniża dochód podatkowy / podwyższa stratę podatkową, czyli przyczynia się odpowiednio do obniżenia podatku dochodowego (zaliczki) albo wręcz do niewystępowania podatku dochodowego (zaliczki).

Wydatek, który będzie uznany za koszt uzyskania przychodu musi spełniać więc określone ustawowe cechy:

1. musi być poniesiony przez przedsiębiorcę i na cele prowadzonej przez niego działalności gospodarczej (nie może być to wydatek prywatny, czyli na cele osobiste),
2. pomiędzy kosztem a przychodem musi zaistnieć związek przyczynowo – skutkowy,
3. koszt został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia przychodów z działalności gospodarczej,
4. kosz nie występuje w katalogu kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów zawartych w art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PDOF),
5. kosz został prawidłowo udokumentowany.

Odpowiedzialnym za zasadność poniesienia wydatku, czyli za uznania wydatku jako koszt uzyskania przychodu w działalności jest przedsiębiorca. Warto wspomnieć, iż fakt, że dany wydatek nie znajduje się w katalogu kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów zawartych (art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF) nie przesądza jeszcze o tym, iż na pewno będzie on stanowił koszt uzyskania przychodu.

Wydatek na okulary przedsiębiorcy w kosztach uzyskania przychodów

Przedsiębiorcy, tak jak i inne osoby korzystają z okularów w celu skorygowania wad wzroku. Przedsiębiorca zatem musi nabyć okulary nie tylko z uwagi na wykonywaną pracę ale chociażby ze względu na bezpieczeństwo w trakcie jazdy pojazdem samochodowym.

Użytkowanie okularów przez wielu przedsiębiorców jest wręcz warunkiem koniecznym do tego, aby w ogóle mogli wykonywać pracę z uwagi na znaczną wadę wzroku lub szczególne cechy wady wzroku. U innych z kolei noszenie okularów przyspiesza pracę z uwagi na nietracenie czasu na odczytanie tekstu czy zauważenie np. szczegółów i to nie tylko na ekranach różnego rodzaju urządzeń.

Powstaje więc kluczowe pytanie. Czy wydatek na okulary przedsiębiorcy może być ujęty w kosztach uzyskania przychodów.

Co fiskus uważa w kontekście wydatku na okulary przedsiębiorcy w kosztach uzyskania przychodów

Fiskus nadal obstaje przy swoich wątpliwościach a więc nie pozwala ująć wydatków na okulary przedsiębiorcy w kosztach uzyskania przychodów.

Poniżej przedstawiono jedne z najnowszych przykładów zapatrywania fiskusa na kwestię poniesienia przez przedsiębiorcę wydatku na swoje okulary. Przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.

We fragmencie pierwszej przytoczonej interpretacji indywidualnej z dnia 12.07.2024r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.523.2024.1.JS podatnik prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług tworzenia grafiki komputerowej (DTP). Podatnik stosuje ewidencję - PKPiR.

Prowadzenie tego typu działalności wymaga ciągłego skupiania wzroku na monitorach przez wiele godzin dziennie (codziennie po 10-12, 6-7 dni w tygodniu). Bez okularów podatnik nie może pracować. Jest to dla podatnika po prostu narzędzie do wykonywania pracy. Po badaniach wzroku podatnik musi kupić nowe okulary. Czy zakup okularów podatnik będzie mógł ująć w kosztach firmy?

Fiskus uznał, że „(…) Na podstawie przedstawionego przez Pana opisu sprawy stwierdzam, że wydatek na zakup okularów biurowych ma na celu przede wszystkim ochronę Pana zdrowia. Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą należą do wydatków o charakterze osobistym. W sytuacji zaistnienia wady wzroku, czy też jej pogłębiania się, osoba fizyczna jest zmuszona do zakupu okularów korekcyjnych, niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Tak więc celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Opisany przez Pana zakup jest zatem uwarunkowany stanem Pana zdrowia, tzn. wadą wzroku, która wymaga korekcji, a więc jest wydatkiem o charakterze osobistym, niezależnym od prowadzenia działalności gospodarczej.

Wobec tego stwierdzam, że bezpośrednim celem jakim jest poniesienie wydatku na zakup okularów korekcyjnych jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. (…)”.

We fragmencie drugiej przytoczonej interpretacji indywidualnej z dnia 20.03.2024r. o sygn. 0114-KDIP3-1.4011.55.2024.2.AC podatnik prowadzi działalność polegającą na monitorowaniu sieci, konfiguracji urządzeń sieciowych oraz administracji systemami informatycznymi. Podatnik prowadzi ewidencje PKPiR.

Podatnik ponad 10 godzin (czasem 12 godzin) dziennie pracuje przy komputerze. Praca ta wymaga od podatnika ciągłego oraz długotrwałego skupienia uwagi (wzroku) na ekranach komputerowych. Podatnik będący administratorem sieci musi zapewnić bezpieczeństwo sieci, ciągłość jej działania oraz usuwać na bieżąco pojawiające się awarię.

Wobec powyższych okoliczności podatnik chce nabyć specjalne okulary z filtrami chroniącymi oczy przed szkodliwym promieniowaniem niebieskim emitowanym przez ekrany do długotrwałej pracy przy komputerze. Te okulary pozwolą podatnikowi pracować przez długie godziny bez szkody dla wzroku. Bez tych okularów zdolność do świadczenia usług administratora IT w ramach prowadzonej działalności zostałaby mocno ograniczona na skutek wady wzroku, bólu głowy czy uszkodzenia wzroku. Efektywność pracy spadłaby bardzo mocno a i prowadzenie działalności mogłoby okazać się niemożliwe bowiem jest to jednoosobowa działalność bez pracowników.

Podatnik podkreślił, iż posiadanie tych okularów to nie kwestia komfortu a podstawowa sprawa przy prowadzeniu i rozwoju działalności. Wobec tego uważa on, że ten wydatek jest ściśle związany z osiąganymi przychodami i powinien być zakwalifikowany w działalności jako koszt uzyskania przychodu.

Co na to fiskus? Fiskus uznał jednak, iż (…) W odniesieniu do przedstawionego przez Pana opisu stwierdzam, że wydatek na zakup okularów z filtrem blue cat ma na celu przede wszystkim ochronę Pana zdrowia. Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą bądź ochroną zdrowia należą do wydatków o charakterze osobistym. Każda osoba pracująca przy monitorze komputera w celu ochrony wzroku jest zmuszona do zakupu okularów korekcyjnych, niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi.

Moim zdaniem, poniesienie wydatków na zakup okularów z filtrem blue cat nie ma wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych przez Pana ze świadczenia usług wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też związku z prowadzoną działalnością jako źródłem przychodów.

Wydatek poniesiony na zakup okularów z filtrem blue cat do pracy przy komputerze nie może zostać zakwalifikowany jako koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…)”.

Wydatek na okulary przedsiębiorcy czasem może stanowić koszt firmowy

Wydawałoby się to być może nie możliwe ale jednak czasem zdarzy się taka sytuacja.

We fragmencie kolejnej przytoczonej interpretacji indywidualnej z dnia 29.08.2023r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.476.2023.1.KD podatnik prowadzi jednoosobową działalność (bez pracowników) polegającą na świadczeniu usług montażu instalacji energetyki odnawialnej na różnego rodzaju budynkach (większość to panele fotowoltaiczne). Podatnik wykonuje pracę fizyczną na wysokości ponad 3 metry. Dźwiga na dach i po dachu panele a poza dachem falowniki, magazyny energii, ciepła. Do tego używa niebezpiecznych narzędzi.

Podatnik w czasie pracy doznał urazów kręgosłupa co powodowało konieczność wizyt u lekarza, u fizjoterapeuty jak i zastosowanie odpowiednich ćwiczeń (zgodnie z zaleceniami) jak i udanie się na zabiegi na wskazanym sprzęcie rehabilitacyjnym. Ponadto podatnik posiada wadę wzroku. Podatnik poza pracą fizyczną przygotowuje również oferty, wyceny czy różnego rodzaju dokumentację techniczną. Niejednokrotnie musi spędzić przy komputerze kilkanaście godzin w jednym dniu.

Podatnik poniósł wydatek na wykonanie szkieł korekcyjnych okularów BHP oprawki BHP wraz ze szkłami ochronnymi BHP z dodatkowymi wkładkami pod szkła korekcyjne. Okulary BHP są używane tylko w pracy na wysokości oraz w czasie używania narzędzi, do których niezbędne jest użycie okularów ochronnych a dodatkowo wykonane są one z uwzględnieniem wady wzroku podatnika. Podatnik dodał, iż okulary te spełniają określone normy bezpieczeństwa (wymienił te normy). Dodał także, że te okulary są też nietłukące. Z uwagi na powyższe uznał, iż wydatek na te okulary stanowi według niego koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności.

Fiskus w tym wypadku zgodził się z podatnikiem, iż wydatki na jego okulary mogą stanowić koszty uzyskania przychodów – „(…) Odnosząc się natomiast do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zakupu nietłukących się, ochronnych okularów korekcyjnych BHP wskazać należy, że z przedstawionego we wniosku opisu wynika m.in., że pracuje Pan na wysokości ponad 3 m oraz z narzędziami niebezpiecznymi jak m.in. szlifierka kątowa. Ma Pan wadę wzroku. Poniósł Pan wydatek w kwocie 1 098 zł brutto na wykonanie szkieł korekcyjnych okularów BHP oraz wcześniej 851,86 zł na zakup oprawek BHP wraz ze szkłami ochronnymi BHP z dodatkowymi wkładkami pod szkła korekcyjne. Okulary korekcyjne BHP, o których mowa są wykorzystywane wyłącznie przy pracy na wysokości i przy korzystaniu z narzędzi niebezpiecznych, do których niezbędne jest użycie okularów ochronnych, a w związku z Pana wadą wzroku, specjalnie wykonanych w wersji korekcyjnej. Te nietłukące się, okulary ochronne spełniają odpowiednie normy bezpieczeństwa.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że jeżeli w istocie, jak jednoznacznie wynika z wniosku, nietłukące się, ochronne okulary korekcyjne BHP są Panu niezbędne przy wykonywaniu usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i są faktycznie wykorzystywane wyłącznie przy pracy na wysokości i przy korzystaniu z narzędzi niebezpiecznych, do których niezbędne jest użycie okularów ochronnych BHP, a w związku z Pana wadą wzroku, specjalnie wykonanych w wersji korekcyjnej, to wydatki z tytułu ich zakupu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, pod warunkiem należytego ich udokumentowania. (…)”.

Wydatek na soczewki korekcyjne przedsiębiorcy w kosztach uzyskania przychodów

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą może dokonać zakupu nie tylko różnego rodzaju okularów korekcyjnych. Przedmiotem zakupu mogą być także różne soczewki korekcyjne. Co na to fiskus?

We fragmencie kolejnej przytoczonej interpretacji indywidualnej z dnia 17.10.2024r. o sygn. 0115-KDWT.4011.113.2024.1.JŁ podatnik prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług projektowych. Podatnik stosuje ewidencję - PKPiR.

Podatnik nabył specjalistyczne okularowe soczewki korekcyjne, które służą do czytania, do patrzenia w dal i do pracy przy komputerze. Z uwagi na świadczenie usług projektowych podatnik potrzebuje wszystkie powyższe 3 funkcje okularów właśnie w prowadzeniu działalności. Podatnik poza pracę przy komputerze wyjeżdża w teren i wykonuje prace pomiarowe, gdzie musi dokonać weryfikacji danego obszaru (pomiarowego) oraz sporządzić do tego odpowiednie adnotacje z tych prac.

Podatnik uważa, że powinien zaliczyć wydatki na powyższe okulary do kosztów uzyskania przychodów bowiem przyczyniają się do uzyskiwania przez niego przychodów z działalności. Prywatnie mógłby przecież dysponować zwyczajnymi okularami bez zintegrowanych 3 funkcji w jednym egzemplarzu okularów. Ponadto wspomniał, iż soczewki tych okularów posiadają też specjalistyczne zastosowanie. Bez tych okularów świadczenie usług byłoby mocno utrudnione, czas wykonania usługi znacząco by się wydłużył a to wszystko odbiłoby się negatywnie na aktualnych jak i potencjalnych, przyszłych zleceniach.

Fiskus jednakże stwierdził, iż (…) Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą. W przedstawionym we wniosku opisie stanu faktycznego wskazał Pan, że wydatek na zakup specjalistycznych okularowych soczewek korekcyjnych wynika z posiadanej przez Pana wady wzroku. Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą bądź mające na celu jego ochronę, należą do wydatków o charakterze osobistym. W sytuacji zaistnienia wady wzroku, czy też jej pogłębiania się, osoba fizyczna jest zmuszona do poczynienia zakupu okularów korekcyjnych niezależnie od tego czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi.

Tak więc, bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków jest korekcja wady oraz ochrona wzroku osoby prowadzącej działalność gospodarczą, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Wskazanie, że używa Pan soczewek progresywnych do czytania i jednocześnie do pracy na komputerze oraz do patrzenia w dal w celu oglądania terenu oraz prowadzenia samochodu, nie zmienia faktu, że zakup jest uwarunkowany stanem Pana zdrowia oraz jego ochroną, a więc jest wydatkiem wyłącznie o charakterze osobistym niezależnym od prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z powyższym wydatek na zakup soczewek progresywnych, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej. (…)”.

Na koniec należy wspomnieć, iż fiskus twierdzi też, że zakup okularów korekcyjnych bądź soczewek korekcyjnych (poza nielicznymi wyjątkami typu BHP o czym wspominano powyżej) nie jest wydatkiem na cele prowadzonej działalności (nie stanowi wydatku na sprzedaż opodatkowaną VAT) a ma związek z poprawą stanu zdrowia przedsiębiorcy. W związku z tym nie można od tego zakupu odliczyć podatku VAT.

Jedną z wielu licznych tego typu stanowisk jest chociażby interpretacja indywidualna z dnia 17.10.2023r. o sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.574.2023.2.RG wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Autor:

Krzysztof Ulicki