Rozliczenia wydatków w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje się zazwyczaj na podstawie wystawionych rachunków lub faktur. Trzeba mieć jednak świadomość, że nie każdy poniesiony koszt musi być koniecznie udokumentowany za pomocą faktury. W niektórych sytuacjach bowiem prawo dopuszcza możliwość dokumentowania wydatków księgowanych w księdze przychodów i rozchodów w oparciu o inne dokumenty, wśród których wymienia się między innymi potwierdzenia płatności, wyciągi bankowe, paragony itp. Warto zapoznać się z zasadami rozliczania wydatków na podstawie innych niż tradycyjnie rozumiana faktura dokumentów.
Wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów
Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszystkie koszty, których ponoszenie ma na celu uzyskanie lub przychodu, lub zabezpieczenie jego źródeł. O tym, czy dany wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, decyduje jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość udowodnienia tych zależności w razie przeprowadzonej kontroli skarbowej. Warto także zapoznać się z aktualnie obowiązującym wykazem wydatków, niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak w tym względzie wykazać się daleko posuniętą ostrożnością, brak danego wydatku we wspomnianym wykazie nie oznacza jednak bowiem automatycznej możliwości jego uznania za koszt uzyskania przychodu, uprawniający do zmniejszenia ciążącego na podatniku zobowiązania wobec organów państwa.
Dokumentowanie poniesionych wydatków
O tym, jak należy udokumentować poniesione wydatki, decyduje stosowne rozporządzenie dotyczące zasad prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z art. 12 ust. 3 tego rozporządzenia za dowody księgowe w pierwszej kolejności uznaje się przede wszystkim faktury, faktury VAT RR, dokumenty celne oraz rachunki wystawiane zgodnie z odrębnymi przepisami. Ponadto to samo zadanie z powodzeniem mogą spełnić także określone dokumenty wskazujące, w jaki sposób doszło do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów albo zwiększenia przychodów. Takie dokumenty powinny zawierać pewne elementy obowiązkowe. Zalicza się do nich informacje odnośnie: daty wystawienia dokumentu i miesiąca, w którym doszło do zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów; wskazanie faktury, stanowiącej podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tych wydatków, które dokonano w formie płatności bez pośrednictwa rachunków płatniczych; wyszczególnienie kwot uprawniających do zwiększenia dochodów lub zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów; podpis osoby wystawiającej dokument. Wśród innych dowodów uprawniających do zwiększenia przychodów lub zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów wymienia się też wszystkie dokumenty, na podstawie których można stwierdzić fakt dokonania operacji gospodarczej na podstawie jego rzeczywistego przebiegu. Dokumenty te powinny zawierać: wiarygodne określenia wystawcy oraz stron uczestniczących w transakcji; datę wystawienia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej (jeśli różnią się między sobą); przedmiot transakcji, jego wartość oraz ilość; podpisy upoważnionych osób. Wszystkie te dokumenty muszą być opatrzone numerem ułatwiającym ich identyfikację w księgach podatkowych.
Przypadki rozliczania kosztów bez faktur
Co do zasady, faktury nie są wymagane przy rozliczaniu kosztów związanych z odbywaniem podróży służbowych. Zakup paliwa za granicą można udokumentować za pomocą odpowiednio opisanego paragonu. Przy korzystaniu z autostrady wystarczy potwierdzenie, a wydatki poniesione na parking dokumentuje się za pomocą biletów parkingowych albo wydruków z parkometru. Także bilety autobusowe i kolejowe stanowią wystarczający dowód księgowy, pod warunkiem jednak, że dotyczą one trasy powyżej 50 km, posiadają datę wystawienia, numer, nazwę i NIP sprzedawcy, kwotę do zapłaty i sumę podatku. Podróże samolotowe księguje się w oparciu o kartę pokładową oraz potwierdzenie zapłaty.
Wszelkie wydatki związane z prowadzeniem konta firmowego dokumentuje się w oparciu o wyciągi bankowe. Odsetki od pobranych na cele prowadzenia działalności gospodarczej dokumentuje się natomiast za pomocą potwierdzenia zapłaty. Dowody poniesienia opłat przydają się także przy dokumentowaniu wydatków pocztowych.
Jeśli prowadzimy firmę we własnym mieszkaniu, fakt ten trzeba zgłosić w urzędzie miasta. Wszelkie wydatki z tym związane dokumentuje się na podstawie specjalnie sporządzonego dowodu wewnętrznego, bazującego na dokumentach dotyczących opłat poniesionych z tego tytułu.
Zakup materiałów biurowych oraz środków czystości może być udokumentowany za pomocą paragonu. Powinien on jednak zostać dokładnie opisany z tyłu dokumentu, a najlepiej umieścić na nim pieczątkę wystawcy. A zatem faktura nie jest jedynym dokumentem księgowym. Fakt zaistnienia określonych transakcji można równie dobrze poświadczyć także za pomocą innych dokumentów, na przykład paragonów, wyciągów bankowych czy potwierdzenia zapłaty.
Autor: Łukasz Stachurski
