Pominięcie faktur kosztowych w ewidencji VAT

Każdy podatnik VAT, czyli zarejestrowany jako czynny podatnik VAT ma obowiązek comiesięcznego składania ewidencji VAT w postaci pliku JPK_V7X niezależnie od tego czy stosuje rozliczenie miesięczne w VAT czy rozliczenie kwartalne. Co się jednak stanie, gdy pominie on w ewidencji VAT zakupu (JPK_V7X) fakturę kosztową? To zależy od tego jakiego rodzaju zakupu dokonał. Zakup krajowy, zakup towaru z UE czy spoza UE bądź nabycie usług z UE lub spoza UE.

Obowiązek ujęcia otrzymanych dokumentów w ewidencji VAT

Jak wspomniano wyżej, czynny podatnik VAT ma obowiązek comiesięcznego składania ewidencji VAT w postaci pliku JPK_V7X. Oprócz comiesięcznej ewidencji w postaci pliku JPK_V7X składa także elektronicznie w tym samym pliku:

1. miesięczną część deklaracyjną, jeżeli stosuje miesięczny cykl rozliczeniowy w VAT,
2. kwartalną część deklaracyjną, jeżeli stosuje kwartalny cykl rozliczeniowy w VAT.

W ewidencji i deklaracji VAT (JPK_V7X) podatnik ujmuje obligatoryjnie wszystkie dokumenty sprzedaży i zakupu dotyczące prowadzonej działalności, które w przypadku:

• sprzedaży podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT oraz są zwolnione z tego opodatkowania (np. wynajem prywatny) bądź nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce z uwagi na dokonywanie dostawy towarów lub usług poza terytorium RP (WDT, eksport usług, świadczenie usług poza terytorium RP),
• w przypadku zakupu wszystkie dokumenty – faktury, dokumenty celne z doliczonym podatkiem VAT (nie podlegają ujęciu otrzymane faktury z wykazanym zwolnieniem z VAT albo niepodlegające opodatkowaniu natomiast gdy na fakturze część towarów lub usług wykazana jest ze stawką VAT a część ze zwolnieniem wówczas ujmuje się tylko te wykazane ze stawką VAT).

Nawiązując do  art. 113 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwanej dalej ustawą o VAT) zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200.000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.

Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od polskiej firmy

Czynny podatnik VAT ma prawo ująć w ewidencji zakupu VAT wszystkie nabycia, które są wykazane na fakturze z doliczonym podatkiem VAT, w zakresie w jakim są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Co zatem w sytuacji, kiedy to podatnik pominął fakturę otrzymaną od polskiego kontrahenta z doliczonym podatkiem VAT?

Przede wszystkim czynny podatnik VAT ma prawo do ujęcia faktury w ewidencji zakupu (i deklaracji) JPK_V7X nie wcześniej niż w miesiącu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (jest to data sprzedaży, wykonania usługi a niekiedy data wystawienia faktury). Jeżeli tego nie uczynił to wciąż może to zrobić na mocy art. 86 ust. 11 ustawy o VAT. Czynny podatnik VAT, który nie dokonał odliczenia podatku VAT (tym samym nie ujął faktury w ewidencji VAT) w podstawowym ww. terminie wówczas może to zrobić:

1. w ewidencji i deklaracji JPK_V7X za jeden z 3 następnych miesięcy kalendarzowych - w przypadku miesięcznego rozliczania VAT, albo
2. w ewidencji i deklaracji JPK_V7X za jeden z 2 kolejnych kwartałów kalendarzowych - w przypadku kwartalnego rozliczania VAT.

Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od zagranicznego kontrahenta – WNT

Zupełnie odmiennie od krajowych transakcji należy traktować na płaszczyźnie ujęcia w VAT zakupy towarów, które stanowią wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów czy zakup usług, które są importem usług. Dlaczego?

Zarówno import usług jak i WNT rejestruje się dwa razy:

1. jeden raz w ewidencji VAT sprzedaży,
2. drugi raz w ewidencji VAT zakupu.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów wymaga rejestracji:

1. w ewidencji VAT (JPK_V7X) sprzedaży w dacie wystawienia faktury w przypadku WNT,
2. w ewidencji VAT (JPK_V7X) zakupu w dacie wystawienia faktury WNT albo w trzech kolejnych okresach - miesiącach rozliczeniowych bądź dwóch kwartałach.

Czynny podatnik VAT ma więc obowiązek ujęcia faktury dotyczącej WNT w konkretnej dacie w rejestrze VAT sprzedaży. Jeżeli tego nie zrobi w tym okresie rozliczeniowym to ma obowiązek złożyć korektę ewidencji i deklaracji JPK_V7X oraz zaksięgować w rejestrze VAT sprzedaży daną transakcję. Pojawia się z kolei pytanie a co z podatkiem VAT naliczonym od tego zakupu?

Prawodawca podkreśla w art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, iż czynny podatnik VAT będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT od faktury za nabycie stanowiące WNT (tym samym do jej ujęcia):

1. w miesiącu – dacie wystawienia faktury, czyli powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy,
2. w jednym z trzech kolejnych miesięcy albo dwóch kolejnych kwartałów rozliczeniowych,

- pod warunkiem, że podatnik ujmie fakturą za WNT w ewidencji VAT sprzedaży w miesiącu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, a więc w dacie wystawienia faktury.

Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od zagranicznego kontrahenta – import usług

Import usług podobnie jak WNT wymaga rejestracji zarówno w ewidencji VAT sprzedaży oraz zakupu, ale:

1. w ewidencji VAT (JPK_V7X) sprzedaży w dacie wykonania usługi określonej najczęściej na fakturze,
2. w ewidencji VAT (JPK_V7X) zakupu w dacie wykonania usługi albo w trzech kolejnych okresach - miesiącach rozliczeniowych bądź dwóch kwartałach.

Czynny podatnik VAT ma więc obowiązek ujęcia faktury za import usług w konkretnej dacie w rejestrze VAT sprzedaży. Jeżeli tego nie zrobi w tym okresie rozliczeniowym to ma obowiązek złożyć korektę ewidencji i deklaracji JPK_V7X oraz zaksięgować w rejestrze VAT sprzedaży daną transakcję. Ponownie powstaje wątpliwość, kiedy można odliczyć podatek VAT od tego zakupu?

W art. 86 ust. 10b ustawy o VAT określono, iż czynny podatnik VAT będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT od faktury za nabycie stanowiące import usług (tym samym do jej ujęcia):

1. w miesiącu – dacie wykonania usługi (określonej na fakturze) czyli powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy,
2. w jednym z trzech kolejnych miesięcy albo dwóch kolejnych kwartałów rozliczeniowych,

- pod warunkiem, że podatnik ujmie fakturą za import usług w ewidencji VAT sprzedaży w miesiącu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, a więc w dacie wykonania usługi.

Pominięcie w ewidencji VAT faktury otrzymanej od zagranicznego kontrahenta – import towarów

Rozliczenie w VAT importu towarów w procedurze standardowej odbywa się w taki sposób, iż podatnik wykazujący import towarów ujmuje w ewidencji i deklaracji VAT JPK_V7X tylko kwotę podatku VAT naliczonego możliwego do odliczenia z tego zakupu. Podatek VAT należny nie jest wykazywany, ale jest obowiązek jego zapłaty na podstawie decyzji otrzymanej z organu (urzędu) celnego (celno-skarbowego).

Zupełnie odmiennie jest jednak w uproszczonej procedurze rozliczania VAT w imporcie towarów. W procedurze uproszczonej czynny podatnik VAT importujący towar ma możliwość ujęcia podatku VAT należnego jak i podatku VAT naliczonego w miesiącu powstania obowiązku podatkowego w imporcie towarów (w ewidencji i deklaracji JPK_V7X składanej za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu importu tych towarów).

Można ogólnikowo stwierdzić, iż obowiązek podatkowy VAT w imporcie towarów, a więc moment (miesiąc), w którym dany import towarów powinien być wykazany w ewidencji i deklaracji JPK_V7X powstaje z dniem objęcia importowanych towarów należnościami celnymi. Dokonuje tego urząd celno-skarbowy na mocy wydanej decyzji. I tu powstaje pytanie. Co w przypadku, kiedy podatnik pominie fakturę lub dokument celny, który powinien wykazać w przypadku procedury uproszczonej (musi wykazać podatek VAT należny w rejestrze sprzedaży)?

Nie ma innego sposobu jak skorygowanie miesiąca, w którym importer ma obowiązek wykazać import usług, a więc miesiąc powstania obowiązku podatkowego w VAT z tytułu importu usług (dzień objęcia importowanych towarów należnościami celnymi). Na koniec należy podkreślić jeszcze jedną niezwykle ważną kwestię.

Jak należy czytać ten przepis?

Czynny podatnik VAT, który nie ujął importu towarów (procedura uproszczona) w miesiącu powstania obowiązku podatkowego w ewidencji i deklaracji VAT JPK_V7X może to jeszcze zrobić niemniej musi to zrobić w rozliczeniu za ten właśnie miesiąc (za żaden inny). Aby to zrobić musi skorygować miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy w VAT z tytułu tego importu. Ma na to 4 miesiące licząc od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu importu tych towarów.

Nie może tego zrobić w 2-im, 3-im, 4-tym miesiącu, ale w miesiącu powstania obowiązku podatkowego z tytułu importu towarów. Natomiast odliczenie podatku VAT naliczonego z tytułu importu towarów odbywa się na zasadach ogólnych, które zostały wcześniej wymienione (3 kolejne miesiące albo 2 kolejne kwartały rozliczeniowe).

Autor:

Krzysztof Ulicki