Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Już w 2014 roku Parlament Europejski oraz Rada Unii Europejskiej przyjęły dyrektywę (fakturowanie elektroniczne w zamówieniach publicznych (2014/55/EU)) mającą na celu popularyzację fakturowania elektronicznego w Unii Europejskiej, opisująca elementy i strukturę faktur, umożliwiającą automatyczne ich przetwarzanie. Rozwiązanie to ma na celu ujednolicenie obowiązków formalnych związanych z elektronicznym fakturowaniem we wszystkich państwach członkowskich UE.
Obecność faktur ustrukturyzowanych w Polsce
W Polsce od kwietnia 2019 roku obowiązują przepisy uchwalone w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 2191) o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, określające zasady, obowiązki i strukturę faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych. Narzędziem służącym do przetwarzania i przekazywania faktur ustrukturyzowanych pomiędzy wykonawcami zamówień a instytucjami zamawiającymi jest Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF).
W przypadku faktur niedotyczących zamówień publicznych, pojęcie faktury elektronicznej definiuje przepis art. 2 pkt 32 w zw. z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT jako fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Stosowanie faktury elektronicznej pomiędzy stornami transakcji jest dorozumiane, wymagające jedynie akceptacji otrzymania przez nabywcę takiej faktury w formie elektronicznej.
Faktura ustrukturyzowana będzie traktowana w świetle polskiego prawa jako faktura elektroniczna wraz z nowelizacją ustawy o VAT, mającej obowiązywać od 1 października 2021 roku. Faktury ustrukturyzowane przesyłana będą do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do:
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji posiadanych uprawnień do wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych,
- wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych przez podatnika lub podmioty uprawnione,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym,
- weryfikowania zgodności faktur ustrukturyzowanych z wzorem faktury ustrukturyzowanej stworzonym przez Ministerstwo Finansów,
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Jaki format ma faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana ma postać pliku w rozszerzaniu XML i zawiera ściśle określoną strukturę kategorii danych, jakie zawiera. Zasadniczą różnicą pomiędzy taką fakturą a zwykłą fakturą elektroniczną (najczęściej w formacie PDF) jest to, że do przetworzenia danych ze zwykłej faktury konieczna jest jej analiza przez system OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), lub po prostu przez człowieka. Dane w niej zawarte mogą być oznaczone w różny sposób, a jej układ i struktura mogą różnić się w zależności od programu czy aplikacji, z którego była generowana.
Zastosowanie faktur ustrukturyzowanych
Dane faktury ustrukturyzowanej w formacie XML wyodrębnione i przetworzone przez odpowiedni do tego program mogą być zawsze ze stu procentową skutecznością. Pozwala to w największym stopniu na automatyzację części procesów związanych z księgowością, a co za tym idzie zmniejszenie kosztów funkcjonowania w tym zakresie. Co więcej, korzystanie z faktur ustrukturyzowanych zmniejsza ryzyko błędu odczytywania faktur i wystąpienia ewentualnych negatywnych skutków prawnych oraz pozwala przedsiębiorcom ze wszystkich krajów UE na uczestniczenie w zamówieniach publicznych innych krajów wspólnoty.
Faktury ustrukturyzowane można tworzyć automatycznie w Systim.pl. Program pozwala na generowanie takich dokumentów w formacie XML, na podstawie faktur utworzonych w systemie. Dzięki aplikacji odpowiedniej struktury pliku program jest w stanie wygenerować fakturę ustrukturyzowaną z wprowadzonych do systemu danych.
Autor: Szymon Kwasigroch
