Wydatki na wyjazd integracyjny w kosztach firmy

Przedsiębiorcy szukają różnych możliwości podniesienia motywacji pracowników do lepszej i efektywniejszej pracy, zwiększenia poziomu lojalności pracowników czy zróżnicowania oferty pozapłacowych profitów wynagradzania po to, aby największych specjalistów zatrzymać u siebie. Skutkiem tego wszystkiego ma być zwiększenie uzyskiwanych przez firmę przychodów, ale i zwiększenie wysokości przyszłych przychodów.

Jedną z możliwości realizacji powyższych celów jest poniesienie wydatków na organizację firmowego wyjazdu integracyjnego dla pracowników, współpracowników a niekiedy nawet i kontrahentów. Powstaje w tym momencie pewna wątpliwość. Czy poniesienie typu wydatków może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów u ponoszącego podatnika?

Firmowy wyjazd integracyjny

Firmowy wyjazd integracyjny organizowany jest przez wiele różnego rodzaju firm. Wyjazdy takie organizowane są po to, aby zacieśnić współpracę, zbudować, polepszyć relacje pomiędzy pracownikami, zleceniobiorcami, współpracownikami czy nawet kontrahentami.

Firmowy wyjazd integracyjny organizowany przez pracodawcę ma bardzo wiele celów. Jednakże w efekcie końcowym mają one doprowadzić do zwiększenia osiąganych przez firmę zysków, ale i zabezpieczenia źródeł przychodów na przyszłość. Firmowe wyjazdy integracyjne mogą wyglądać bardzo różnie. Mogą składać się nie tylko ze wspólnych spotkań, narad, towarzyszących imprez sportowych czy towarzyskich, czy też zaplanowanych innych atrakcji. W ramach realizacji firmowych wyjazdów integracyjnych mogą być organizowane także np. szkolenia, kursy, zawody itp.

Czy wobec tego wydatki na firmowy wyjazd integracyjny pracodawca może w swoich księgach zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? A może nie zawsze i nie wszystko? Od czego jest to uzależnione?

Koszt uzyskania przychodu

Ustawodawca w ustawach o podatku dochodowym podkreśla, że nie wszystkie wydatki przeznaczone na cele prowadzonej działalności gospodarczej mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Aby wydatek firmowy został uznany za koszt uzyskania przychodu musi spełniać poniższe warunki:

• wydatek ma charakter definitywny, czyli nie został podatnikowi zwrócony w postaci np. dotacji, subwencji czy innego zwrotu kosztów,
• został poniesiony na cele prowadzonej działalności a nie na cele osobiste,
• pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami z działalności,
• został sfinansowany ze środków podatnika,
• jest poniesiony celem uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,
• jest odpowiednio udokumentowany,
• nie występuje w grupie wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, a więc w art. 23 ustawy o PDOF oraz w art. 16 ustawy o PDOP.

Mówi o tym, art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 zwanej dalej ustawą o PDOF) oraz art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 zwanej dalej ustawą o PDOP).

Należy też podkreślić, iż wydatki na firmowy wyjazd integracyjny nie zostały wprost wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, czyli określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF. Niemniej to jeszcze definitywnie nie potwierdza tego, iż mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki na spotkanie firmowe - wyjazdy integracyjne w kosztach firmy

Zapotrzebowanie firm w stosunku do całokształtu drogi rozwojowej pracowników jest bardzo szerokie. W dzisiejszej rzeczywistości same szkolenia nie wystarczą. Dlatego pracodawcy decydują się na spotkania integracyjne połączone ze szkoleniami, aby w takiej właśnie atmosferze wpłynąć na przyswajanie nowej wiedzy i umiejętności przez pracowników.

Wydatki na wyjazd integracyjny to niemały koszt, wobec tego przedsiębiorcy liczą na to, iż będą mogli taki wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Czy tak rzeczywiście będzie? Czy firmy mogą ująć w koszty uzyskania przychodów wydatki na wyjazd, spotkania integracyjne, szkolenia w koszty firmy? Jakie stanowisko zajmuje fiskus w najnowszych wydanych stanowiskach?

W pierwszej omawianej dziś sytuacji polska spółka prowadzi działalność w oparciu o zatrudnionych przez siebie pracowników oraz współpracowników (firm), z którymi współpracuję na mocy umów o współpracy (B2B). Ścisła współpraca pomiędzy pracownikami a współpracownikami przy tego typu (tej wielkości) projektach jest wręcz wymagana. Ponadto pracownicy tworzą zespoły, które funkcjonują w różnych niezależnych biurach budynku firmy. Wobec tego osoby wchodzące w skład poszczególnych zespołów nie mają czasem wręcz możliwości do osobistego zapoznania się ze sobą. Natomiast wymogi realizacji projektu wymagają, aby osoby z różnych zespołów dobrze się znały w charakterze koleżeńskim co znacznie przyspieszy współpracę i zlikwiduje bariery osobistej nieznajomości.

Wszystkie te okoliczności powodują, iż spółka chce zorganizować 2 razy w roku spotkania integracyjne, w których będą uczestniczyć pracownicy jak i współpracownicy spółki a celem tych spotkań ma być:

• utrzymanie i polepszenie współpracy między zespołami,
• wymiana doświadczeń między pracownikami i współpracownikami,
• nawiązanie więzi koleżeńskich,
• zwiększenie stopnia poznania siebie nawzajem,
• zwiększenie motywacji do pracy i wydajności pracy,
• przyrost stopnia lojalności względem spółki.

Udział w spotkaniach będzie dobrowolny. Powyższe cele mają przyczynić się do utrzymania, zabezpieczenia, ale i zwiększenia przychodów z działalności spółki. Wydatki na spotkanie integracyjne będzie obejmować:

• dojazd,
• nocleg,
• posiłek,
• atrakcje i inne aktywności.

Spółka otrzyma faktury na ww. wydatki a pokryje je ze swoich środków obrotowych (a nie z ZFŚS). Podatnik ma wątpliwości czy może ująć w koszy uzyskania przychodów wydatki ponoszone na spotkania integracyjne w zakresie dotyczącym pracowników, ale i współpracowników?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 11.06.2024r. o sygn. 0111-KDIB1-2.4010.211.2024.2.END uznał, że wydatki na rzecz pracowników tak ale na rzecz współpracowników już nie z uwagi na uznanie ich za koszty reprezentacji - „[…] Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na uzyskanie przychodu, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Ww. wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością i mają na celu zintegrowanie zespołu, dlatego też pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów.

Natomiast Spółka nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na spotkania integracyjne w zakresie dotyczącym Współpracowników, tj. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą we własnym imieniu i na własny rachunek, z którymi Spółka ma zawarte kontrakty B2B, ponieważ wydatki te stanowią wydatki na reprezentację, a ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami Wnioskodawcy. Zatem ww. wydatki zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. […]”.

W drugim omawianym dziś przypadku polska spółka prowadzi działalność polegającą sprzedaży fotowoltaiki i akcesoriów z tym związanych.

Sprzedaż obydwa się poprzez spółkę oraz poprzez przedstawicieli handlowych. Dlatego też im większe doświadczenie mają przedstawiciele tym większą sprzedaż osiągnie spółka. W celu zwiększenia sprzedaży spółka chce zorganizować spotkanie integracyjne, na którym będą miały miejsce również szkolenia przedstawicieli handlowych. Spółka podpisuje z przedstawicielami handlowymi umowy o współpracę (B2B) oraz umowy zlecenie.

Spółka ma na celu, aby w ramach spotkania integracyjno-szkoleniowego:

• wymianę wiedzy oraz doświadczeń pomiędzy agentami,
• określenie przez zarząd i agentów wspólnego celu, wizji oraz strategii na najbliższą przyszłość,
• szkolenia dla agentów o technikach sprzedażowych jak i o usługach i produktach spółki,
• nawiązanie relacji koleżeńskich przez nowych agentów z resztą zespołu.

Wnioskodawca poniesie wydatki na:

• transport, czyli bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe, usługi taxi,
• usługi noclegowe – wynajęty domek, pokoje w hotelu lub w willi,
• wyżywienie w czasie spotkania, szkoleń – usługi gastronomiczne, catering,
• prowadzącego szkolenia.

Spółka może też kupować usługę transportu wraz z noclegiem i wyżywieniem bezpośrednio od organizatora wyjazdów turystycznych. Udział w powyższym wyjeździe nie jest dla agentów ani współpracowników wynagrodzeniem za świadczone przez nich na rzecz spółki wynagrodzeniem. Co na to fiskus?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 24.11.2024r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.636.2022.2.SG uznał, że wydatki na szkolenia mogą stanowić koszty uzyskania przychodów ale na integrację już nie - „[…] Poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na szkolenia na rzecz Agentów, tj. osób wykonujących pracę na podstawie umowy współpracy oraz umowy zlecenia, którzy sprzedają produkty Spółki, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki. Należy bowiem zauważyć, że koszty organizacji szkoleń dla Agentów poniesione są w celu przekazania wiedzy o produktach i usługach sprzedawanych przez Spółkę jak również z zakresu technik sprzedażowych, które jak wskazała Spółka przekładają się na zwiększoną sprzedaż produktów przez Agentów. Zatem wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na szkolenia nie są kosztami reprezentacji. W konsekwencji poniesione przez Wnioskodawcę wydatki dotyczące szkoleń na rzecz Agentów nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast odnosząc się do poniesionych przez Wnioskodawcę wydatków na integrację na rzecz Agentów, tj. osób wykonujących pracę na podstawie umowy współpracy oraz umowy zlecenia, którzy sprzedają produkty Spółki należy stwierdzić, że nie mogą one stanowić kosztów uzyskania przychodów Spółki.

W ocenie tut. Organu wydatki te stanowią wydatki na reprezentację, ponieważ ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami Wnioskodawcy. Umowa współpracy, zlecenia zakłada bowiem równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego, w celu ułatwienia wzajemnej współpracy. Zatem wydatki dot. integracji są wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. […]”.

W ostatnim analizowanym dziś przypadku polska spółka prowadzi działalność produkcyjną w ramach której zatrudnia swoich pracowników jak i korzysta z usług firm współpracujących ze spółką.

Spółka posiada wiele oddziałów, w których pracują pracownicy o różnych kwalifikacjach. Odpowiedzialni są oni m.in. za produkcję, sprzedaż, marketing, dystrybucję. Spółka prowadzi działania podnoszące kwalifikacje pracowników. Cel tych działań to zwiększenie wydajności pracy, budowanie trwałych relacji w całym zespole (także pomiędzy działami) podnoszenie stopnia lojalności bowiem zmiany na stanowiskach pracowniczych, które są zbyt częste tylko destabilizują działalność spółki.

Spółka chce zorganizować spotkania o charakterze szkoleniowo-integracyjnym, na którym poza pracownikami (także byłymi, emerytami) i zarządem będą także pracownicy spółek powiązanych, kontrahenci i władze lokalne. Będą to wyjazdy integracyjne dla wskazanych grup pracowników, spotkania szkoleniowe konkretnych zespołów pracowników, spotkania okolicznościowe, spotkania podsumowujące wyniki spółki za kończący się rok. Wydatki na owe spotkania spółka pokrywa ze środków obrotowych. Na wydatki te składają się:

• wynajem sali,
• usługi noclegowe,
• usługi cateringowe, gastronomiczne,
• usługi transportowe,
• usługi szkoleniowe,
• wynajem sprzętu audiowizualnego oraz sprzętu potrzebnego do przeprowadzenia szkolenia,
• pomoce dydaktyczne na szkolenia,
• wynagrodzenie dla szkoleniowca,
• certyfikaty, zaświadczenia ukończenia szkoleń.

Wydatki udokumentowane są fakturami. Czy spółka ma prawo do odliczenia podatku VAT od powyższych wydatków na wyjazdy integracyjno-szkoleniowe? Co na to fiskus?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 29.08.2024r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.338.2024.1.AS uznał, że wydatki na spotkanie integracyjno-szkoleniowe na rzecz pracowników aktualnych i byłych, członków zarządu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów ,ale przeznaczone na rzecz kontrahentów, władz lokalnych, pracowników spółek powiązanych już nie mogą- „[…] Tym samym stwierdzić należy, że w mojej ocenie istnieje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków ponoszonych przez Państwa na spotkania integracyjno-szkoleniowe dla pracowników i byłych pracowników (emerytów).

Z kolei Udział członków zarządu w organizowanych imprezach integracyjno-szkoleniowych wpływa na poprawę efektywności i organizacji pracy poprzez bliższe poznanie się pracowników z członkami zarządu, większą identyfikację tych osób ze Spółką i jej działalnością, wpływa na poprawę atmosfery pracy i budowanie więzi ze Spółką. Członkowie zarządu aktywnie uczestniczą w takich spotkaniach, np. otwierając imprezę uroczystym przemówieniem, przedstawiają perspektywy rozwoju Spółki, stabilność zatrudnienia oraz polityki firmy na najbliższe lata.

Zatem Państwa wydatki po spełnieniu ogólnych przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 ponoszone na rzecz uczestniczący w spotkaniach integracyjno-szkoleniowych członków zarządu Spółki również mogą zostać zaliczone w poczet kosztów podatkowych Spółki.

 Fakt, że niejako „przy okazji” organizacji tych spotkań, w związku z uczestnictwem w nich przedstawicieli lokalnych władz oraz kontrahentów, udaje się osiągnąć pewne szeroko rozumiane cele biznesowe, informacyjne czy marketingowe nie uprawnia do zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem ww. osób w tych spotkaniach. Spotkania integracyjno-szkoleniowe nie są bowiem imprezą reklamową, targami czy konferencją i mają zupełnie inny charakter i cel.

W konsekwencji wydatki związane z uczestnictwem w tych spotkaniach ww. osób nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, gdyż ich związek z uzyskaniem przychodów, czy też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów jest zbyt odległy.

Ponadto zauważyć trzeba, że, wskazane przez Państwa w złożonym wniosku, takie okoliczności jak:

(…) Obecność na spotkaniach kontrahentów czy przedstawicieli lokalnych władz przy okazji ważnego dla Spółki wydarzenia pozytywnie wpływa na wizerunek Wnioskodawcy wśród pracowników, ułatwia nawiązywanie kontaktów oraz budowanie relacji nie tylko z pracownikami Spółki.

− jednoznacznie wskazują, że wymienione we wniosku wydatki w ww. części ponoszone na rzecz kontrahentów oraz przedstawicieli lokalnych władz, noszą znamiona reprezentacji. Z opisu sprawy wynika także, że ww. goście stanowią pewną wyselekcjonowaną, zamkniętą grupę, co również przesądza o reprezentacyjnym charakterze tych wydatków.

Tym samym wydatki poniesione z tego tytułu, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

[…]”.  

Autor:

Krzysztof Ulicki