Przedsiębiorcy użytkujący pojazd samochodowy w firmie ponoszą różnorodne wydatki dotyczące jego eksploatacji. Jednym z nieodzownych wydatków, które towarzyszą użytkowaniu firmowego samochodu jest opłata za przejazd autostradą z uwagi na to, iż część dróg w Polsce, ale i na terytorium UE objęta jest obowiązkiem uiszczenia opłaty. Czy zawsze opłata za przejazd autostradą będzie mogła być ujęta w kosztach uzyskania przychodów? Czy z dokumentu za opłatę za przejazd autostradą podatnik odliczy VAT? O tym i nie tylko w niniejszej publikacji.
|
Spis treści:
- Opłaty za przejazd autostradą
- Opłata za przejazd autostradą udokumentowana paragonem a koszty uzyskania przychodów
- Opłata za przejazd autostradą w kosztach firmy
- Opłata za przejazd autostradą a odliczenie podatku VAT
|
Opłaty za przejazd autostradą
Jedną z wielu różnych opłat dotyczących użytkowania pojazdu samochodowego jest opłata za przejazd autostradą. Opłatę taką ponoszą przedsiębiorcy poruszający się po płatnych drogach autostradowych (niekiedy ekspresowych) w Polsce jak i w Unii Europejskiej bądź poza terytorium UE.
Najczęściej udokumentowanie tego typu opłaty odbywa się poprzez wystawienie przez operatora drogi paragonu sprzedaży. Zdarza się też (rzadziej), iż niektórzy operatorzy (na żądanie odbiorcy usług) wystawiają faktury sprzedaży. Zostańmy jednak przy paragonie dokumentującym opłatę za przejazd autostradą.
Opłata za przejazd autostradą udokumentowana paragonem a koszty uzyskania przychodów
Jak już wyżej wspomniano przedsiębiorca kupując wstęp na autostradę otrzymuje dokument w postaci paragonu.
|
UWAGA!
Zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) otrzymany dokument sprzedaży za przejazd autostradą będzie spełniał warunki uznania go za fakturę (zatem rozliczenie kosztu i VAT będzie takie jak dla faktury) jeżeli:
- dotyczy przejazdu autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, oraz
- wystawiany jest w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, oraz
- będzie zawierać takie elementy jak:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
- numer NIP,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
|
Prawodawca jasno więc podkreśla, że gdy paragon za przejazd autostradą będzie zawierał przynajmniej ww. elementy to będzie traktowany jak faktura i będzie podlegał ujęciu w kosztach uzyskania przychodów i w ewidencji VAT na zasadach przewidzianych dla faktur.
Opłata za przejazd autostradą w kosztach firmy
Na mocy art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226) kosztem uzyskania przychodów są wydatki:
- poniesione przez przedsiębiorcę na cele firmowe,
- służące osiąganiu, utrzymaniu lub zabezpieczeniu przychodów,
- nie występujące w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
- nie zwrócone w jakiejkolwiek formie (dotacje, subwencje, zwroty, inne),
- właściwie udokumentowane.
Opłaty za przejazd autostradą stanowią koszt uzyskania przychodów o ile przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że zostały poniesione w celach firmowych. Warto więc na odwrocie paragonu za przejazd autostradą krótko odnotować jakiego pojazdu opłata dotyczy i jaki był cel wyjazdu (przejazdu autostradą, inną drogą płatną).
Warto też podkreślić, iż opłaty te nie zostały ustawowo wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Opłaty za przejazd autostradą mogą dotyczyć firmowych pojazdów samochodowych podatnika:
- stanowiących środki trwałe w firmie,
- będących prywatną własnością przedsiębiorcy (nie wprowadzonych jako środki trwałe),
- użytkowanych w działalności na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy, użyczenia,
- ewentualne pozostałe przypadki.
Należy mieć na uwadze jeszcze jeden wątek przy zagadnieniu ujęcia opłat za przejazd autostradą pojazdem firmowym w kosztach firmy. Mianowicie status pojazdu samochodowego w firmie. Od tego zależy jaką wielkość kosztów z każdej faktury a niekiedy paragonu dotyczących wydatków eksploatacyjnych pojazdu firmowego podatnik ujmie w kosztach uzyskania przychodów.
Należy podkreślić, iż dotyczy to wyłącznie pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 ton. Wydatki dotyczące pojazdów firmowych o większej masie (DMC) niż 3,5 ton mogą być ujęte w 100% w kosztach uzyskania przychodów w działalności, jeżeli oczywiście są przeznaczone na działalność gospodarczą.
| Opłata za przejazd autostradą w kosztach uzyskania przychodów |
| 20% w KUP |
75% w KUP |
100% w KUP |
| Pojazd samochodowy, będący prywatną własnością przedsiębiorcy |
Pojazd samochodowy używany do celów firmowych i prywatnych |
Pojazd samochodowy używany wyłącznie do celów firmowych |
| Nie może być wprowadzony na stan środków trwałych |
- stanowiący środek trwały w firmie (nabyty na działalność, wprowadzony do działalności, wniesiony do działalności),
- użytkowany w działalności na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy, użyczenia
|
| Bez możliwości zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego oraz prowadzenia ewidencji VAT przebiegu kilometrów |
Pojazd samochodowy nie zgłoszony do urzędu skarbowego (VAT-26) i nie jest zaprowadzona ewidencja VAT przebiegu kilometrów |
Pojazd samochodowy zgłoszony do urzędu skarbowego (VAT-26) i jest zaprowadzona ewidencja VAT przebiegu kilometrów |
Powyższa rozpiska może dotyczyć czynnego podatnika VAT jak i zwolnionego podatnika VAT.
Czynny podatnik VAT ujmuje w kosztach uzyskania przychodów paragon dokumentujący poniesioną opłatę za przejazd autostradą pojazdem:
- prywatnym a 20% z kwoty (netto + 50% podatku VAT),
- firmowym przy użytkowaniu na cele mieszane a 75% z kwoty (netto + 50% podatku VAT),
- firmowym przy użytkowaniu tylko w działalności a 100% z kwoty netto.
Podatnik zwolniony z VAT ujmuje w kosztach uzyskania przychodów paragon dokumentujący poniesioną opłatę za przejazd autostradą pojazdem:
- prywatnym a 20% z kwoty brutto,
- firmowym przy użytkowaniu na cele mieszane a 75% z kwoty brutto,
- firmowym przy użytkowaniu tylko w działalności a 100% z kwoty brutto.
|
UWAGA!
W sytuacji, gdy podatnik otrzyma paragon wyrażony w walucie obcej wówczas ma obowiązek dokonać przeliczenia na polskie złote według średniego kursu NBP waluty obcej z dnia poprzedniego w stosunku do dnia poniesienia kosztu (zazwyczaj data wystawienia paragonu za przejazd autostradą albo inną drogą płatną). |
Opłata za przejazd autostradą a odliczenie podatku VAT
To czy podatnik będzie mógł odliczyć podatek VAT od paragonu za przejazd autostradą uzależnione jest od kilku czynników:
- statusu VAT podatnika – nabywcy,
- przeznaczenia przejazdu autostradą na cele działalności (ewentualnie mieszane),
- miejsca położenia autostrady.
Prawo do odliczenia podatku VAT posiadają jedynie czynni podatnicy VAT, a więc podatnicy zarejestrowani do podatku VAT za pomocą formularza rejestracyjnego (funkcjonującego także w trybie aktualizacji) VAT-R. Podatnicy zwolnieni z VAT nie mają możliwości odliczenia podatku VAT.
Druga sprawa to przeznaczenie poniesionego wydatku za przejazd autostradą. Jeżeli czynny podatnik VAT przeznacza wydatek dotyczący przejazdu autostradą:
- tylko na cele firmowe (pojazd używany tylko do celów firmowych, zgłoszony do urzędu skarbowego i zaprowadzona jest ewidencja przebiegu kilometrów VAT) wówczas odliczy 100% podatku VAT z paragonu za ten przejazd,
- na użytek firmowy i prywatny (pojazd używany w firmie i prywatnie (bez zgłoszenia do urzędu skarbowego) wówczas odliczy 50% podatku VAT z paragonu za ten przejazd,
- na użytek firmowy (prywatny pojazd przedsiębiorcy używany w firmie bez wprowadzenia do firmy w jakikolwiek sposób) wówczas odliczy 50% podatku VAT z paragonu za ten przejazd.
W tym miejscu trzeba jednak wspomnieć o niezwykle ważnej rzeczy. Powyższy schemat odliczania podatku VAT dotyczy paragonu za przejazd polską autostradą lub inną drogą płatną.
W przypadku, gdy przedsiębiorca otrzyma paragon za przejazd autostradą znajdującą się na terytorium UE ale poza terytorium RP, wówczas nie może dokonać odliczenia podatku VAT z tego paragonu. Dzieje się tak dlatego, iż na mocy art. 28e ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwanej dalej ustawą o VAT) miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami (krajem właściwym dla celów opodatkowania VAT), w tym usług:
- świadczonych przez rzeczoznawców, pośredników w obrocie nieruchomościami,
- zakwaterowania w hotelach lub obiektach o podobnej funkcji, takich jak ośrodki wczasowe lub miejsca przeznaczone do użytku jako kempingi, użytkowania i używania nieruchomości
- przygotowywania i koordynowania prac budowlanych, takich jak usługi architektów i nadzoru budowlanego
- jest miejsce położenia nieruchomości.
Tak więc państwo UE, w którym położona jest autostrada jest właściwym dla celów opodatkowania (rozliczenia) podatkiem VAT. Polski czynny podatnik VAT ma jednak możliwość o ubieganie się o zwrot podatku VAT zawartego w opłaconym paragonie za przejazd autostradą. W tym celu musi skorzystać z tzw. procedury zwrotu podatku od wartości dodanej VAT-REF. Natomiast ujęcie w kosztach paragonu za przejazd zagraniczną autostradą przedsiębiorca dokona w kwocie netto. Nie ma znaczenia to czy podatnik skorzysta czy nie z przysługującego mu prawa do ubiegania się o zwrot zagranicznego VAT.
Autor:
Krzysztof Ulicki
