Księgi rachunkowe – opis i funkcjonalność

Opublikowano: 03.04.2025

Księgi rachunkowe obligatoryjnie muszą prowadzić osoby prawne, czyli m.in. spółki, podmioty i jednostki Skarbu Państwa, fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie, uczelnie, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, proste spółki akcyjne i wiele innych podmiotów.

Księgi rachunkowe obowiązkowo muszą prowadzić także spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne. Natomiast osoby fizyczne, jak i spółki cywilne albo jawne osób fizycznych, (także przedsiębiorstwa w spadku osób fizycznych), spółki partnerskie będą zobligowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły, co najmniej 2 500 000 EUR, co w przeliczeniu na PLN daje kwotę 10 711 500 zł.

Co zatem wiąże się z prowadzeniem ksiąg rachunkowych?

Spis treści:

Czym są księgi rachunkowe
Kiedy należy otworzyć, a kiedy zamknąć księgi rachunkowe
Co składa się na księgi rachunkowe
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Dodatkowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera
Wyjątki, w których jednostka ma prawo nie zamykać ksiąg rachunkowych

Czym są księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe to szczegółowa ewidencja wszystkich operacji gospodarczych, jakie zachodzą wewnątrz jednostki oraz w relacjach jednostki z innymi kontrahentami i podmiotami. Księgi rachunkowe obejmują zapisy księgowań wszystkich zdarzeń gospodarczych dotyczących jednostki je prowadzącej, które są uporządkowane w porządku chronologicznym wystąpienia tych zdarzeń.

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Księgi rachunkowe (w każdej postaci) powinny być trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania.

Kierownik jednostki ma obowiązek spisać i aktualizować politykę (zasady) rachunkowości obowiązujące w danej jednostce z uwzględnieniem ustawy o rachunkowości a w kwestiach nieuregulowanych ustawą także Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR) oraz Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR). Otworzenie ksiąg rachunkowych następuje z uwzględnieniem ram spisanych przez jednostkę w zasadach rachunkowości obowiązujących w danej jednostce. Kierownik jednostki aktualizuje dokumentację zasad rachunkowości.

Zasady rachunkowości jednostki powinny zawierać m.in. podstawowe ramy (informacje) w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych
Lp.	Podstawowe kwestie w polityce rachunkowości w zakresie ram prowadzenia ksiąg rachunkowych
1.	Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych
2.	Określenie metod wyceny aktywów i pasywów
3.	Określenie metod ustalania wyniku finansowego
4.	Ustalenie zakładowego planu kont, ustalającego wykazu kont księgi głównej
5.	Przyjęcie zasad klasyfikacji zdarzeń (operacji gospodarczych)
6.	Przyjęcie zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej
7.	Określenie wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych
8.	Określenie opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji
9.	Określenie systemu służącego ochronie i przechowywaniu danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów

Warto podkreślić, iż księgi rachunkowe mogą być prowadzone przez jednostkę, ale też ich prowadzenie może być powierzone zewnętrznemu podmiotowi. Jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki wówczas, kierownik jednostki ma obowiązek przesłania pisemnego zawiadomienia o tym fakcie do właściwego urzędu skarbowego (informacja o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych) w ciągu 15 dni od dnia ich wydania. Jeżeli natomiast będzie miała miejsce w trakcie roku kontrola prowadzona przez różne organy administracji wówczas kierownik jednostki musi zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organów kontrolujących.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wszelkie kwestie formalne z tym związane określa ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 zwana dalej ustawą o rachunkowości) natomiast ustawę uzupełniają Krajowe Standardy Rachunkowości bądź też Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.

Kiedy należy otworzyć, a kiedy zamknąć księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe otwiera się i zamyka na konkretny moment, na konkretny dzień. Ustawowe momenty prawodawca wymienił w art. 12 ustawy o rachunkowości. Wykaz tych momentów przedstawiono w poniższych tabelach.

Wykaz momentów, w których należy otworzyć księgi rachunkowe
Lp.	Otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić na dzień wystąpienia poniższych okoliczności, nie później jednak niż w ciągu 15 dni od dnia ich zaistnienia
1.	Na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym
2.	Na początek każdego następnego roku obrotowego
3.	Na dzień zmiany formy prawnej
4.	Na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek)
5.	Na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości

Otwarcie ksiąg rachunkowych oznacza możliwość rozpoczęcia rejestracji zdarzeń gospodarczych, które wystąpiły w jednostce właśnie od pierwszego dnia roku, kiedy otwarto księgi rachunkowe do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych. Kiedy natomiast należy zamknąć księgi rachunkowe?

Wykaz momentów, w których należy zamknąć księgi rachunkowe
Lp.	Zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić na dzień wystąpienia poniższych okoliczności, nie później jednak niż w ciągu 3 miesięcy od dnia ich zaistnienia
1.	Na dzień kończący rok obrotowy
2.	Na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie
3.	Na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej
4.	Na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia (w jednostce przejmowanej)
5.	Na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału
6.	Na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości
7.	Na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami

Należy podkreślić, iż ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych to definitywne wykluczenie możliwości ujmowania zdarzeń gospodarczych za pomocą zapisów księgowych w księgach rachunkowych. Co więcej zamknięcie roku obrotowego i otwarcie kolejnego roku obrotowego ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najdalej w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za zamykany rok obrotowy.

Co składa się na księgi rachunkowe

W nawiązaniu do art. 13 do 19 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe składają się z kilku składowych elementów. Zaprezentowano je w poniższej tabeli.

Obligatoryjne elementy składowe ksiąg rachunkowych
Lp.	Elementy ksiąg rachunkowych	Czym są
1.	Dziennik	To chronologiczne ujęcie zdarzeń gospodarczych, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym
2.	Księga główna	Składa się z zapisów księgowych dotyczących zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym (konta księgowe syntetyczne)
3.	Księgi pomocnicze	To zapisy księgowe będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (konta księgowe analityczne)
4.	Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych	Zestawienie za okresy miesięczne lub inne okresy pokazujące sumy obrotów wszystkich kont księgowych po obu stronach kont WN oraz MA wraz z podaniem bilansu otwarcia (salda początkowego kont) oraz salda końcowego na koniec miesiąca lub na inny dzień
5.	Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz)	Spis i wycena składników majątkowych potwierdzona ich inwentaryzacją

Dziennik to wykaz wszystkich zdarzeń gospodarczych, zapisów księgowych, jakie miały miejsce w jednostce w danym roku obrotowym. Z uwagi na to, iż są one uporządkowane chronologicznie (datami zdarzeń) to muszą być także kolejno w dzienniku numerowane. Warto zaznaczyć, iż sumy zapisów księgowych dotyczące obrotów na kontach księgowych są liczone w sposób narastający i w sposób ciągły w ciągu roku obrotowego.

Co istotne, jednostka może stosować tzw. dzienniki częściowe, które dzielą ewidencjonowane w nich zdarzenia gospodarcze według typów tych zdarzeń. Niemniej zestawienie obrotów i sald musi zawierać dane z wszystkich tych dzienników.

UWAGA!

W przypadku, gdy księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera (systemu księgowego) zapis księgowy powinien posiadać:

automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, oraz
dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Księga główna (konta syntetyczne) to jak sama nazwa wskazuje księga nadrzędna, w której jednostka dokonuje zapisów księgowych dotyczących zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym, które miały miejsce w danym roku obrotowym. W księdze głównej jednostka dokonuje zapisów na tzw. kontach księgi głównej. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. Do księgi głównej (do kont księgi głównej) jednostka prowadzi tzw. księgę pomocniczą.

Księgi pomocnicze (konta analityczne do kont syntetycznych) to zapisy księgowe będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej Rzadko się zdarza, iż jednostka dokonuje zapisów księgowych tylko w księdze głównej, a więc za pomocą tylko kont syntetycznych. Częściej zapisów księgowych dokonuje w księdze głównej jak i w księgach pomocniczych.

Dla jakich składników aktywów i pasywów należy prowadzić księgi pomocnicze (księgi kont pomocniczych, czyli kont analitycznych)
Lp.	Rodzaje składników aktywów i pasywów
1.	Środki trwałe, w tym także w budowie oraz dokonywane od nich odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe
2.	Wartości niematerialne i prawne wraz z dokonywanymi od nich odpisami amortyzacyjnymi lub umorzeniowymi
3.	Rozrachunki z kontrahentami
4.	Rozrachunki z pracownikami - imienna ewidencja wynagrodzeń pracowników zapewniająca uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia
5.	Operacje sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)
6.	Operacje zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych)
7.	Inne istotne koszty
8.	Istotne dla jednostki składniki aktywów
9.	Operacje gotówkowe w przypadku prowadzenia kasy rejestrującej

Należy zaznaczyć, iż jednostka może wybrać metodę prowadzenia kont ksiąg pomocniczych w odniesieniu do rzeczowych składników aktywów obrotowych (m.in. zapasy, materiały, półprodukty, produkty gotowe, towary, produkcja w toku).

Kierownik jednostki prowadząc konta ksiąg pomocniczych do kont księgi głównej musi wybrać jedną z poniższych metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych sugerując się rodzajem i wartością poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, którymi dysponuje jednostka. Możemy wyróżnić następujące metody:

ewidencja ilościowo-wartościowa, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,
ewidencja ilościowa obrotów i stanów, prowadzona dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych (wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych),
ewidencja wartościowa obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzona dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,
odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

UWAGA!

W księdze pomocniczej (na kontach ksiąg pomocniczych) jednostka ma prawo stosować (w ciągu roku obrotowego) obok lub zamiast jednostek pieniężnych także jednostki naturalne.

Niemniej jednostka ma wówczas obowiązek sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość.

Zestawienie obrotów i sald to zestawienie sporządzane za okresy miesięczne, roczne lub inne okresy pokazujące sumy obrotów wszystkich kont księgowych po obu stronach kont WN oraz MA wraz z podaniem bilansu otwarcia (salda początkowego kont) oraz salda końcowego na koniec miesiąca lub na inny dzień. Zestawienie obrotów i sald jest sporządzane na podstawie wszystkich zapisów kont księgi głównej (także kont ksiąg pomocniczych) za określony okres czasu. Zestawienie obrotów i sald powinno być sporządzane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.

Obroty zestawienia obrotów i sald

Obroty dziennika lub wszystkich częściowych dzienników

Co powinno zawierać zestawienie obrotów i sald?

Obowiązkowe elementy zestawienia obrotów i sald
Lp.	Opis elementów
1.	Symbole (numeryczne z planu kont) lub nazwy kont
2.	Salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych (bilans otwarcia)
3.	Obroty: za okres sprawozdawczy oraz narastająco od początku roku obrotowego do okresu sprawozdawczego włącznie
4.	Salda kont na koniec okresu sprawozdawczego (stany końcowe kont księgowych)
5.	Suma sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych (suma bilansu otwarcia)
6.	Suma obrotów: za okres sprawozdawczy oraz narastająco od początku roku obrotowego do okresu sprawozdawczego włącznie
7.	Suma sald kont na koniec okresu sprawozdawczego (suma stanów końcowych kont księgowych)

Zestawienie obrotów i sald powinno się sporządzać nie tylko za okresy miesięczne. Obowiązkowo zestawienie obrotów i sald wszystkich kont księgowych (księga główna i księgi pomocnicze) musi zostać sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych Natomiast na dzień inwentaryzacji jednostka sporządza zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów, a więc wybiera do zestawienia te konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych, które dotyczą składników aktywów podlegających inwentaryzacji.

Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) to spis i wycena składników majątkowych potwierdzona ich inwentaryzacją. Wykaz ten sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą np. sytuacja przejścia jednostki z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na pełne księgi rachunkowe. Pozycje inwentarza jednostek, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych, powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Składniki aktywów i pasywów wycenia się w inwentarzu według zasad określonych w art. 28 do 44 ustawy o rachunkowości.

Natomiast w jednostkach, które prowadziły i prowadzą księgi rachunkowe rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek ujmować w tych księgach wszelkie zdarzenia gospodarcze występujące w jednostce w trakcie roku obrotowego (okresu sprawozdawczego). Ujęcie zdarzeń gospodarczych (operacji gospodarczych) następuje w postaci dokonania zapisu księgowego zdarzeń gospodarczych w księdze rachunkowej.

Zapis księgowy w księdze rachunkowej jednostka dokonuje na podstawie dowodów księgowych (dowodów źródłowych) potwierdzających dokonanie operacji gospodarczej przez jednostkę. Zapis księgowy musi być dokonany w sposób trwały.

UWAGA!

Zapis księgowy w księgach rachunkowych musi być dokonany w sposób trwały, przez ustawowy okres czasu przechowywania ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe i pozostałe elementy składowe i dokumenty jednostka przechowuje przez okres 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Z kolei zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlega przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe.

Zapis księgowy nie może ulec zmianie (może zostać skorygowany innym zapisem). Błędy stwierdzone przez jednostkę należy poprawić poprzez:

skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty, poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca, lub
wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi (tzw. storno czarne) albo tylko ujemnymi (tzw. storno czerwone).

Jakie elementy powinien zawierać zapis księgowy?

Obowiązkowe minimum elementów zapisu księgowego na kontach księgowych
Lp.	Opis elementów
1.	Data dokonania operacji gospodarczej
2.	Określenie rodzaju i numer identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji
3.	Przejrzysty opis operacji gospodarczej bądź skrót lub kod opisu operacji (jednostka musi oczywiście dysponować objaśnieniem treści skrótów lub kodów)
4.	Kwota i data zapisu
5.	Oznaczenie kont księgowych, których dotyczy
6.	Zapis dotyczący operacji wyrażonych w walutach obcych zaprezentowany zarówno w postaci kwoty operacji w walucie obcej i polskiej (przeliczonej według właściwego kursu dla waluty obcej)

Jednostka jest zobligowana do tego, aby prowadzić księgi rachunkowe bardzo dokładnie. To oznacza, że ich zawartość powinien cechować wysoki stopień rzetelności, bezbłędności, sprawdzalności, dokładności.

Poza tym księgi rachunkowe powinny być prowadzone w taki sposób, aby wszelkie:

zapisy księgowe jak i dowody księgowe (źródłowe) na podstawie, których dokonano zapisów były kompletne,
dowody księgowe (źródłowe) potwierdzające zdarzenia gospodarcze zostały zakwalifikowane trafnie oraz bezbłędnie (zaewidencjonowane na właściwych kontach księgowych, po właściwych stronach, według właściwych kwot, przyporządkowane do właściwego miesiąca),
stosowane procedury obliczeniowe zapewniały nie tylko bezbłędność kwalifikacji i księgowań dowodów księgowych (źródłowych), ale także ciągłość zapisów księgowych.

UWAGA!

Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli zapisy księgowe zawarte w tych księgach dotyczą rzeczywistych operacji gospodarczych, czyli zdarzeń gospodarczych, która faktycznie miały miejsce.

Prowadzone przez jednostkę księgi rachunkowe musi cechować także możliwość zweryfikowania poprawności ich prowadzenia, a więc cecha sprawdzalności poprawności dokonanych w nich zapisów księgowych, stanów kont czy działania stosowanych procedur obliczeniowych. Cecha sprawdzalności jest z kolei bezpośrednio powiązana z bieżącym prowadzeniem ksiąg. Trudno jest, bowiem sprawdzić w sposób kompletny prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeżeli nie są one prowadzone na bieżąco.

Sprawdzalność ksiąg rachunkowych prowadzonych na bieżąco
Cechy ksiąg podlegające weryfikacji	Cechy bieżącego prowadzenia ksiąg
Udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów źródłowych i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych	Informacje z ksiąg umożliwiają terminowe sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych
Zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie w taki sposób, że umożliwia to sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych	Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze – miesięczne a za rok obrotowy nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym
Zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych	Ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane

Dodatkowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera

W aktualnej rzeczywistości gospodarczej już niemal wszystkie księgi rachunkowe prowadzone są przy pomocy systemów księgowych dostępnych na komputerze. Jak już wyżej wspomniano jednym z wymogów prowadzenia ksiąg rachunkowych jest trwałość dokonywanych zapisów księgowych.

Prowadzenie ksiąg przy użyciu komputera wymaga, więc aby były stosowane odpowiednie procedury bezpieczeństwa danych (ksiąg rachunkowych) a więc środki bezpieczeństwa chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisów księgowych w księgach rachunkowych. Mogą to być procedury bezpieczeństwa polegające na stosowaniu oddzielnych komputerowych zbiorów danych, baz danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

UWAGA!

Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera (systemu księgowego) pozwala na automatyzację i integrację wielu czynności dokonywania zapisów księgowych, ich weryfikacji czy tworzenia dokumentów ewidencyjnych i sprawozdawczych wynikających z tych ksiąg z możliwością ich wydruku lub przeniesienia na inny niż dotychczasowy nośnik danych.

Prowadzenie ksiąg przy użyciu komputera (systemu księgowego) przyczynia się do sprawnej kontroli wszelkich zbiorów ksiąg rachunkowych czy parametrów przetwarzania danych w tych księgach. Poza tym jednostka ma pełną kontrolą nad weryfikacją stosowania polityki (zasad) rachunkowości.

Jeżeli jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy pomocy komputera (systemu księgowego) wówczas używane oprogramowanie musi zapewnić ciągłość zapisów księgowych, ich korektę, aktualizację zestawienia obrotów i sald i innych zestawień o dokonywane na bieżąco zapisy księgowe jak i automatyzację w numerowaniu w porządku chronologicznym zapisów księgowych. Oprogramowanie musi umożliwiać także numerowanie stron wszelkich zestawień generowanych z ksiąg rachunkowych.

UWAGA!

Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera (systemu księgowego) wymaga ich wydrukowania nie później niż na koniec roku obrotowego.

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji i przechowywanie ich przez okres minimum 5 lat.

Jeżeli jednostka po zamknięciu miesiąca stwierdziła błędy w prowadzonych księgach rachunkowych wówczas może je skorygować tylko za pomocą storna czarnego (wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi) lub czerwonego (zapisami tylko ujemnymi)

Wyjątki, w których jednostka ma prawo nie zamykać ksiąg rachunkowych

Na koniec warto wspomnieć o kilku ciekawych, wyjątkowych sytuacjach, w których jednostka nie ma obowiązku zamknięcia ksiąg rachunkowych. Są to poniższe okoliczności:

działalność jednostki przez cały rok obrotowy pozostawała zawieszona, poza wyjątkiem, gdy jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych lub występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
śmierć przedsiębiorcy przy założeniu, że działalność gospodarcza będzie kontynuowana przez przedsiębiorstwo w spadku,
przekształcenie spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową,
przekształcenie spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową,
podział jednostki, które odbywa się przez wydzielenie,
połączenie jednostek, gdy następuje ono metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki.