Firmy i przedsiębiorstwa zobowiązane są do systematycznego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wpisów dokonuje się przez cały rok podatkowy, dokumentując tym samym przeprowadzane z różnymi podmiotami gospodarczymi transakcje handlowe. Raz na rok, pod koniec grudnia zwykle przychodzi jednak czas, gdy trzeba podjąć się różnych czynności mających na celu zamknięcie roku obrotowego. W tym celu należy przede wszystkim ustalić salda końcowe zarówno aktywów, jak i pasywów, porównać je z wynikami zorganizowanych czynności inwentaryzacyjnych, w razie potrzeby dokonując koniecznych korekt, a także sporządzić zestawienia obrotów oraz sald kont syntetycznych i analitycznych, realizując związane z tym uzgodnienia. Warto dowiedzieć się, jak to wygląda w praktyce.
Warunki poprawnego prowadzenia ksiąg rachunkowych
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi od przedsiębiorców wymaga się, aby prowadzone przez nich księgi rachunkowe były: rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne oraz na bieżąco aktualizowane. Wymóg rzetelności zostaje spełniony wówczas, gdy zawarte w księdze zapisy zgadzają się ze stanem faktycznym.
Z kolei bezbłędność zostaje zachowana, jeśli do księgi wprowadzono wszystkie prawidłowo wypełnione dokumenty poświadczające zaistnienie konkretnych transakcji handlowych. Musi przy tym zostać zachowana ciągłość zapisów, a same obliczenia przychodów, rozchodów i dochodów powinny być prawidłowo zrealizowane. Sprawdzalność ksiąg zależy w głównej mierze od możliwości zweryfikowania poprawności zapisów, dokonanych obliczeń oraz stanów kont. Prowadzenie ksiąg na bieżąco dokonuje się wówczas, gdy na podstawie zawartych w nich danych można bez problemu sporządzić różnego rodzaju sprawozdania finansowe oraz zeznania roczne, a także deklaracje podatkowe i rozliczenia finansowe. Trzeba przy tym pamiętać, aby zestawienia sald kont księgi głównej oraz obrotów opracowywać osobno dla każdego okresu sprawozdawczego (najlepiej pod koniec każdego miesiąca).
Zestawienie za cały rok obrotowy sporządza się natomiast w terminie do 85 dnia po dniu bilansowym (z reguły jest to 25 marca roku następującego po danym roku podatkowym). Zaleca się też, aby ujmowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz czekami i wekslami odbywało się zawsze w dniu realizacji transakcji.
Wstępne zamykanie ksiąg rachunkowych
Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem do wstępnego zamknięcia ksiąg podatkowych powinno dojść w dniu kończącym dany rok obrotowy. Potem, w przeciągu trzech miesięcy od tego dnia należy przygotować sprawozdanie finansowe, a następnie zaprezentować je odpowiednim organom, wskazanym w umowie lub w statucie. Jeśli rok obrotowy pokrywa się w całości z rokiem kalendarzowym, wspomnianych formalności trzeba dopełnić do 31 marca następnego roku. Po wstępnym zamknięciu ksiąg rachunkowych na dany rok można w ciągu 15 dni otworzyć księgi dotyczące następnego roku podatkowego. Bilans otwarcia pokrywa się z bilansem zamknięcia poprzedniego okresu obrotowego.
Może się zdarzyć, że po dniu bilansowym oraz opracowaniu sprawozdania finansowego ujawnią się pewne zdarzenia, których zaistnienie trzeba będzie uwzględnić w księgach rachunkowych, które zostały już wcześniej zamknięte. W takim przypadku wykonane wcześniej sprawozdanie finansowe należy odpowiednio zmodyfikować, wprowadzając stosowne zmiany również w księgach. Trzeba też o zaistniałej sytuacji powiadomić biegłego rewidenta odpowiedzialnego za zbadanie danego sprawozdania. Zdarzenia, które nie przyczyniają się do zmiany istniejącego na dzień bilansowy stanu, pociągają za sobą konieczność zamieszczenia odpowiedniego zawiadomienia w informacji dodatkowej.
Ostateczne zamykanie ksiąg rachunkowych
Do zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy musi dojść w przeciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego (czyli zazwyczaj do końca czerwca następnego roku). Później przedsiębiorca ma 15 dni na ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że księgi podatkowe zamyka się finalnie do 15 lipca danego roku (jeśli rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym). Po upływie tego terminu nie można już wprowadzać żadnych zmian w księgach ani w wykonanych na ich podstawie sprawozdaniach finansowych. W przypadku, gdy sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone wcześniej, termin na zamknięcie ksiąg rachunkowych także przesuwa się odpowiednio do czasu zatwierdzenia sprawozdania.
Jeśli księgi rachunkowe prowadzone są w formie elektronicznej po ich ostatecznym zamknięciu, możliwość wprowadzania jakichkolwiek zmian w widniejących tam zapisach powinna zostać zablokowana. Od tej pory znajdujące się tam informacje można jedynie odczytać albo w formie dokumentu PDF, albo wydruku z komputera.
Istnieje możliwość, że istotne błędy w rozliczeniach zostaną zauważone już po ostatecznym zamknięciu ksiąg rachunkowych. W takim przypadku zapisów korygujących dokonuje się w prowadzonej obecnie księdze rachunkowej na dany rok podatkowy. Stosowny zapis umieszcza się na konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”, wykazując go jako zysk lub stratę z ubiegłych lat.
Autor: Łukasz Stachurski
