Kiedy trzeba przejść na pełną księgowość?

Przedsiębiorcy w zależności od preferencji, ale i możliwych sposobów optymalizacji poszukują takiej formy organizacyjno-prawnej, która będzie najlepiej pasować do przedmiotu przyszłej działalności. Wybierając formę organizacyjno-prawną muszą być świadomi czy będą zobowiązani od razu do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych czy też nie. Od czego to zależy?

Kto jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych

Występuje grupa podatników (podmiotów), która od razu jest zobligowana do prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli nie może prowadzić tzw. księgowości uproszczonej typu PKPiR czy ewidencji przychodów (ryczałt). W praktyce oznacza to, iż powyżej wspomniani podatnicy zawsze muszą prowadzić księgi rachunkowe, a więc po otwarciu działalności (spisaniu umowy spółki).

Nawiązując do art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120) zwanej dalej ustawą o rachunkowości – księgi rachunkowe ma obowiązek stosować m.in:

1. spółka akcyjna,
2. prosta spółka akcyjna,
3. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
4. spółka komandytowo-akcyjna,
5. spółka komandytowa,
6. spółka jawna, partnerska w określonych przypadkach,
7. jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (np. stowarzyszenie, fundacje),
8. gminy, powiaty, województwa,
9. jednostka organizacyjna działająca na podstawie przepisów prawa bankowego, o obrocie papierami wartościowymi, o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, o SKOK-ach lub o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,
10. pozostałe.

Jak widać z powyższego niektóre spółki osobowe i kapitałowe mają obowiązek zawsze i od otwarcia działalności stosować przepisy ustawy o rachunkowości, a więc prowadzić pełne księgi rachunkowe.

Spółka jawna, spółka partnerska a pełne księgi rachunkowe

Powstaje pytanie czy spółki osobowe takie jak spółka jawna czy spółka partnerska ma obowiązek prowadzić pełne księgi rachunkowe czy może stosować uproszczoną księgowość typu PKPiR czy ewidencję przychodów?

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości pełne księgi rachunkowe są zobowiązane prowadzić m.in.:

• spółki jawne - wspólnicy spółki jawnej osób fizycznych,
• spółki partnerskie (wspólnikami mogą być wyłącznie osoby fizyczne wykonujące wolne zawody),
• przedsiębiorstwa w spadku,
• przedsiębiorstwa w spadku działających

- jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2.000.000 EUR.

To jednak nie wszystko.

Co jeszcze jest istotnego?

Spółki partnerskie, spółki jawne osób fizycznych czy przedsiębiorstwa w spadku, których przychody przekroczyły za poprzedni rok obrotowy limit przychodów 2.000.000 EUR – mają obowiązek rozpocząć prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych.

Osoba fizyczna prowadząca działalność, spółka cywilna a pełne księgi rachunkowe

Ostatnim typem podatników, którzy tylko w niektórych przypadkach mogą być zobligowani do zaprowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w formie:

1. jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG),
2. wspólnika spółki cywilnej osób fizycznych (spółka cywilna osób fizycznych).

Warto nadmienić, iż zarówno osoba fizyczna prowadząca działalność (JDG) oraz wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych wpisani są do ewidencji działalności CEIDG. Dla pozostałych spółek właściwym rejestrem działalności jest KRS.

Nawiązując do art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości pełne księgi rachunkowe zobowiązane są także prowadzić:

• osoby fizyczne prowadzące działalność,
• wspólnicy spółki cywilnej osób fizycznych prowadzący działalność w formie tej spółki cywilnej

- jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2.000.000 EUR.

Należy podkreślić, iż przeliczanie limitu przychodów 2.000.000 EUR dla osób fizycznych czy wspólników spółki cywilnej osób fizycznych odbywa się według wcześniej wymienionych kursów walut. Do porównania do powyższego limitu bierze się przychody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych bez podatku VAT, a więc w sumach netto. Podobnie jak przy ww. spółkach – osoby fizyczne prowadzące JDG oraz spółki cywilne osób fizycznych, których przychody przekroczyły za poprzedni rok obrotowy limit przychodów 2.000.000 EUR – mają obowiązek rozpocząć prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych. Tak samo jak w przypadku ww. spółek - rozpoczęcie prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych następuje od nowego roku obrotowego, a więc w roku przekroczenia limitu przychodów 2.000.000 EUR – JDG lub spółki cywilne osób fizycznych kontynuują prowadzenie uproszczonej księgowości.

Co oznacza prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych?

Prowadzenie pełnej księgowości wiąże się z obowiązkiem prowadzenia ewidencji w ściśle usystematyzowany sposób zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości.

Prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych w rozumieniu przepisu art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości to:

1. stosowanie przyjętych zasad rachunkowości,
2. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
3. okresowe sporządzanie inwentaryzacji, a więc kontrola faktycznego stanu aktywów i pasywów,
4. wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
5. sporządzanie sprawozdań finansowych (bilans, rachunek zysków i strat, niektóre podmioty dodatkowo rachunek z przepływów pieniężnych czy jeszcze inne sprawozdania),
6. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości,
7. poddanie badaniu i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadku niektórych podmiotów wymienionych w ustawie o rachunkowości.

Pamiętając jeszcze o art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe składają się z:

1. dziennik,
2. księgę główną,
3. księgi pomocnicze,
4. zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Pełne księgi rachunkowe od początku muszą prowadzić spółki akcyjne, proste spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki komandytowo-akcyjne, spółki komandytowe. Z kolei spółki jawne, partnerskie w określonych przypadkach, czyli po przekroczenia limitu 2.000.000 EUR. To samo tyczy się spółki cywilnej czy JDG. Warto natomiast podkreślić, iż spółka jawna, partnerska, cywilna czy JDG mogą dobrowolnie przejść na pełne księgi rachunkowe od kolejnego, nowego roku obrotowego nawet jeżeli nie przekroczą limitu 2.000.000 EUR.

Autor:

Krzysztof Ulicki