Co to jest rok obrotowy?

Rok obrotowy to fundamentalny okres czasu w ramach, którego mają miejsce wszelkie zdarzenia gospodarcze występujące w jednostce (w firmie). Rok obrotowy posiada kilka istotnych cech. Jego długość może być różna. Musi też współgrać z rokiem podatkowym. Jak ustalać rok obrotowy? Na co zwrócić szczególną uwagę? Co z rokiem podatkowym? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Czym jest rok obrotowy w świetle ustawy o rachunkowości?

Rok obrotowy to ustalony, zamknięty okres czasu, w którym mają miejsce wszelkie zdarzenia gospodarcze występujące w danej jednostce (firmie). Nie oznacza to, że nie ma zdarzeń, których skutek rozliczenia wystąpi częściowo w jednym i kolejnym roku obrotowym.

W nawiązaniu do art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (zwanej dalej ustawą o rachunkowości) rozumie się przez to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych.

Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę.

Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to może wydłużyć rok obrotowy dla potrzeb ewidencji księgowej i przygotowania sprawozdania finansowego.

W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Rok obrotowy wykazuje, więc kilka kluczowych cech:

• jest to rok kalendarzowy trwający minimum 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych,

• w okresie trwania roku obrotowego nie może wystąpić jakakolwiek przerwa,

• w roku obrotowym występują tylko pełne miesiące kalendarzowe poza np. pierwszym miesiącem, jeżeli działalność rozpoczęto w trakcie miesiąca (rok obrotowy może trwać krócej np. w przypadku likwidacji działalności),

• rok obrotowy może być stosowany także do celów podatkowych,

• rok obrotowy może trwać dłużej niż 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych (jednak nie dłużej niż 23 pełne miesiące kalendarzowe),

• rok obrotowy i jego zmianę określa statut lub umowa, na podstawie, której utworzono jednostkę,

• jeżeli rok obrotowy rozpoczął się w drugiej połowie roku kalendarzowego, wówczas można go połączyć z drugim pełnym rokiem kalendarzowym,

• jeżeli następuje zmiana roku obrotowego wówczas pierwszy rok obrotowy po zmianie powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Przykład 1

Dwie osoby fizyczne w dniu 31.12.2024r. spisały umowę spółki z o.o. w której określono pierwszy rok obrotowy kończący się w dniu 31.12.2025r. Wspólnicy wnieśli wkłady na kapitał zakładowy w formie gotówkowej w dniu 01.01.2025r. Rok obrotowy będzie trwał od 01.01.2025r. do dnia 31.12.2025r. a więc będzie taki sam jak rok kalendarzowy. Ponadto zdefiniowano, iż rok obrotowy pokrywa się z rokiem podatkowym.

Jeżeli nie zajdą żadne zmiany kolejny rok obrotowy będzie trwał od 01.01.2026r. do 31.12.2026r.

Przykład 2

Trzy osoby fizyczne spisały w dniu 31.01.2025r. umowę spółki z o.o. w której określono pierwszy rok obrotowy trwający do dnia 31.01.2026r. Wspólnicy wnieśli wkłady na kapitał zakładowy w formie gotówkowej w dniu 01.02.2025r. Rok obrotowy będzie trwał od 01.02.2025r. do dnia 31.01.2026r.a więc będzie inny niż rok kalendarzowy. Poza tym w umowie spółki zdefiniowano, iż rok obrotowy pokrywa się z rokiem podatkowym.

Jeżeli nie zajdą żadne zmiany kolejny rok obrotowy będzie trwał od 01.02.2026r. do 31.01.2027r.

Przykład 3

Trzy osoby fizyczne spisały w dniu 31.08.2025r. umowę spółki komandytowo-akcyjnej, w której określono pierwszy rok obrotowy kończący się w dniu 31.12.2026r. Wspólnicy wnieśli wkłady na kapitał zakładowy w formie gotówkowej w dniu 31.08.2025r. Ponadto zdefiniowano, iż rok obrotowy pokrywa się z rokiem podatkowym.

Pierwszy rok obrotowy/podatkowy połączono z kolejnym rokiem kalendarzowym. Zatem pierwszy rok obrotowy/podatkowy trwa od 31.08.2025r. do dnia 31.12.2026r. Kolejny rok obrotowy/podatkowy będzie trwał od 01.01.2027r. do 31.12.2027r.

Skutek takiego połączenia w jeden rok obrotowy to:

1. brak obowiązku zamykania ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdania finansowego za okres od 31.08.2025r. do 31.12.2025r.,

2. brak obowiązku sporządzania zeznania rocznego CIT za 2025r.

Przykład 4

Trzy osoby fizyczne spisały w dniu 31.10.2025r. umowę spółki komandytowo-akcyjnej, w której określono pierwszy rok obrotowy do dnia 31.12.2026r. Wspólnicy wnieśli wkłady na kapitał zakładowy w formie gotówkowej w dniu 01.11.2025r. Ponadto zdefiniowano, iż rok obrotowy pokrywa się z rokiem podatkowym.

Pierwszy rok obrotowy/podatkowy połączono z kolejnym rokiem kalendarzowym. Zatem pierwszy rok obrotowy/podatkowy trwa od 01.11.2025r. do dnia 31.12.2026r.

Kolejny rok obrotowy/podatkowy będzie trwał od 01.01.2027r. do 31.12.2027r.

Długość roku obrotowego i podatkowego

W tym miejscu warto byłoby zrobić pewne rozgraniczenie na rok obrotowy stosowany u osób fizycznych prowadzących pełne księgi rachunkowe oraz osób prawnych prowadzących pełne księgi rachunkowe.

Co natomiast w przypadku osób prawnych i podatników CIT będącymi tzw. ułomnymi osobami prawnymi?

Warto zwrócić uwagę, iż najczęściej rok obrotowy pokrywa się także z rokiem podatkowym.

Rok podatkowy

Patrząc na definicję roku podatkowego to w myśl z art. 8 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 zwanej dalej ustawą o CIT) należy przez to rozumieć rok kalendarzowy, chyba, że podatnik postanowi inaczej w statucie albo w umowie spółki, albo w innym dokumencie odpowiednio regulującym zasady ustrojowe innych podatników; wówczas rokiem podatkowym jest okres kolejnych dwunastu miesięcy kalendarzowych.

Rok podatkowy cechuje się zbliżonymi przymiotami jak rok obrotowy:

• rok podatkowy podobnie jak obrotowy może być dłuższy niż 12 miesięcy, ale nie dłuższy niż 23 miesiące,

• rok podatkowy może jednak trwać krócej niż 12 miesięcy,

• w okresie trwania roku podatkowego nie może wystąpić jakakolwiek przerwa,

• w roku podatkowym występują tylko pełne miesiące kalendarzowe poza np. pierwszym miesiącem jeżeli działalność rozpoczęto w tracie miesiąca (rok obrotowy może trwać krócej np. w przypadku likwidacji działalności),

• rok podatkowy i jego zmianę określa statut lub umowa, na podstawie, której utworzono jednostkę,

• w sytuacji podjęcia po raz pierwszy działalności, pierwszy rok podatkowy trwa od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku kalendarzowego albo do ostatniego dnia wybranego roku podatkowego, nie dłużej jednak niż dwanaście kolejnych miesięcy kalendarzowych.

• w sytuacji podjęcia po raz pierwszy działalności w drugiej połowie roku kalendarzowego i wybrania roku podatkowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, pierwszy rok podatkowy może trwać od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym rozpoczęto działalność.

• w razie zmiany roku podatkowego, za pierwszy po zmianie rok podatkowy uważa się okres od pierwszego miesiąca następującego po zakończeniu poprzedniego roku podatkowego do końca roku podatkowego nowo przyjętego. Okres ten nie może być krótszy niż dwanaście i dłuższy niż dwadzieścia trzy kolejne miesiące kalendarzowe.

Przykład 5

Trzy osoby fizyczne spisały w dniu 01.02.2024r. umowę spółki z o.o. w której określono pierwszy rok obrotowy kończy się w dniu 31.12.2024r. Wspólnicy wnieśli wkłady na kapitał zakładowy w formie gotówkowej w dniu 01.02.2024r. Wspólnicy na mocy uchwały postanowili, iż dokonają zmiany roku obrotowego.

Nowy okres roku obrotowego będzie trwać od 01.05.20ZZ do 30.04.20ZZ + 1.

Niemniej rok po zmianie będzie trwał od 01.01.2025r. do 30.04.2026r. (16 miesięcy).

Dopiero następny rok obrotowy będzie zgodny z określoną zmianą a więc od 01.05.2026r. do 30.04.2027r. itd.

Skutek tej zmiany to:

1. obowiązek zamknięcia ksiąg i sporządzenia sprawozdania finansowego za okres od 01.01.2025r. do 30.04.2026r.,

2. brak obowiązku sporządzania zeznania rocznego CIT za 2025r., bowiem zeznanie będzie sporządzone za okres 01.01.2025r. do 30.04.2026r.

Pierwszy rok obrotowy i podatkowy

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe otwiera się, z zastrzeżeniem ust. 3:

1. na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,

2. na początek każdego następnego roku obrotowego,

3. na dzień zmiany formy prawnej,

4. na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),

5. na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości

- w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Co to oznacza w praktyce?

Pierwszy dzień roku obrotowego to dzień otwarcia ksiąg rachunkowych.

Należy podkreślić, iż dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym może dla różnych spółek być odmienny.

W przypadku spółek z o.o. księgi rachunkowe otwierane są zazwyczaj na dzień zawarcia umowy spółki z uwagi na wystąpienie pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym i finansowym – wniesienie przez wspólników zadeklarowanych wkładów na poczet kapitału podstawowego. Jeżeli jednak wniesienie wkładów nie nastapiło to dzień zawarcia umowy spółki nie będzie pierwszym dniem roku obrotowego/podatkowego.

Należy jednak w tym miejscu odnieść się jeszcze do podstawowej zasady art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości rok obrotowy stosowany jest również do celów podatkowych.

Jeżeli tak to rokiem podatkowym jest rok kalendarzowy, chyba, że podatnik postanowi inaczej w statucie albo w umowie spółki, albo w innym dokumencie odpowiednio regulującym zasady ustrojowe innych podatników; wówczas rokiem podatkowym jest okres kolejnych dwunastu miesięcy kalendarzowych.

W przypadku podjęcia po raz pierwszy działalności, pierwszy rok podatkowy trwa od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku kalendarzowego albo do ostatniego dnia wybranego roku podatkowego, nie dłużej jednak niż dwanaście kolejnych miesięcy kalendarzowych.

Za dzień rozpoczęcia / podjęcia działalności przyjmuje się dzień powstania podatnika.

Mówi o tym chociażby interpretacja indywidualna z dnia 17.07.2024r. o sygn. 0111-KDIB1-2.4010.278.2024.1.AW, w której to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, iż „(…) Zgodnie z podejściem prezentowanym przez organy podatkowe datę rozpoczęcia działalności należy utożsamiać z powstaniem podatnika na gruncie podatku CIT.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 2 sierpnia 2017 r., wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: "Dyrektor KIS"), nr 0111-KDIB1-3.4010.137.2017.2.MST organ podatkowy wskazał, że: "w ocenie tut. Organu, dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności należy utożsamiać z dniem powstania podatnika, tj. zawarcia umowy spółki z o.o. Zawarcie tej umowy powoduje, bowiem powstanie spółki z o.o. w organizacji, która posiada podmiotowość prawną i może być podmiotem stosunków prawnych".

Z kolei Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 29 czerwca 2021 r., sygn.: I SA/Gd 1200/20 stwierdził, że: "pod pojęciem momentu "rozpoczęcia działalności", w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, należy rozumieć dzień, w którym dochodzi do zawarcia umowy spółki. Z tą, bowiem chwilą powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji (art. 161 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych), stając się jednocześnie podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (art. 1 ust. 1 PDOPrU) (por. wyrok WSA w Gdańsku z 10 kwietnia 2018 r., sygn. akt I SA/Gd 1519/17)". (…)”.

W tym wypadku należałoby odnieść się do ustawy z dnia 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18 zwanej dalej KSH).

Przykład 6

Trzy osoby fizyczne spisały w dniu 20.01.2025r. umowę spółki jawnej, w której określono pierwszy rok obrotowy kończący się w dniu 31.12.2025r. Wpis do KRS nastąpił 01.02.2025r. Wspólnicy wnieśli wkłady na kapitał zakładowy w formie gotówkowej w dniu 07.02.2025r.

W praktyce (patrząc literalnie na ww. przepisy) często dochodzi do tego, iż początek roku obrotowego a podatkowego to różnica kilku dni.

W tej sytuacji powstanie podatnika nastąpiło w dniu 01.02.2025r. a więc jest to pierwszy dzień roku podatkowego.

Z kolei pierwszym zdarzeniem mającym wpływ na aktywa i pasywa jednostki to 07.02.2025r. – wniesienie wkładów na poczet kapitału zakładowego.

W praktyce podatnicy w takich przypadkach określają rok obrotowy i podatkowy albo od 01.02.2025r. do końca 2025r. albo od 07.02.2025r. do końca 2025r.

Przykład 7

Trzy osoby fizyczne spisały w dniu 20.03.2025r. umowę spółki komandytowej. Wpis do KRS nastąpił dnia 01.04.2025r. Wspólnicy wnieśli wkłady na kapitał zakładowy w formie przelewu w dniu 27.03.2025r. Ponadto zdefiniowano, iż rok obrotowy pokrywa się z rokiem podatkowym.

W tej sytuacji powstanie podatnika nastąpiło w dniu 01.04.2025r. a więc jest to pierwszy dzień roku podatkowego.

Z kolei pierwszym zdarzeniem mającym wpływ na aktywa i pasywa jednostki to 27.03.2025r. – wniesienie wkładów na poczet kapitału zakładowego.

Pierwszy rok obrotowy/podatkowy połączono z kolejnym rokiem kalendarzowym. Ustalono, iż pierwszy rok obrotowy/podatkowy rozpocznie się od 01.04.2025r. i będzie trwał do dnia 31.12.2026r.

Na koniec warto wspomnieć o pewnej istotnej z punktu widzenia prawnego ciekawostce. Z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej albo prostej spółki akcyjnej powstają odpowiednio:

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji,

• spółka akcyjna w organizacji,

• prosta spółka akcyjna w organizacji

- która już posiada uprawnienia do nabywania (pozyskiwania) we własnym imieniu kapitału, składników majątku w tym nieruchomości, ruchomych składników majątku, praw majątkowych i z tego tytułu ma prawo zaciągać zobowiązania, ale i uczestniczyć w postępowaniu administracyjnym, sądowym czy podatkowym.

Natomiast w momencie dokonania wpisu do KRS spółka ta przestaje być tzw. w organizacji i staje się odpowiednio spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, spółką akcyjną albo prostą spółką akcyjną.

Nie ma przy tym żadnej konieczności zamykania i otwierania ksiąg z chwilą ww. zmiany. Księgi są prowadzone w ciągłości po tej zmianie.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120). [z dnia 27.02.2025]
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).[z dnia 27.02.2025]
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805).[z dnia 27.02.2025]
Ustawa z dnia 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18). [z dnia 27.02.2025]
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) .[z dnia 27.02.2025]
KOMUNIKAT MINISTRA FINANSÓW z dnia 27 grudnia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”. [z dnia 27.02.2025]