Spotkanie wigilijne w kosztach uzyskania przychodów

Przed Świętami Bożego Narodzenia w wielu firmach organizowane jest spotkanie wigilijne. Ma ono na celu zazwyczaj dokonanie podsumowania minionego roku, ale i spędzenie wspólnego przedświątecznego czasu w gronie pracowników, ale i współpracowników.

Czy tak wydawałoby się oczywisty wydatek motywacyjny może stanowić koszt uzyskania przychodów w księgach pracodawcy? Jak fiskus spojrzy na to, iż wydatki na spotkanie wigilijne będą odnosić się również do współpracowników? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Firmowe spotkanie wigilijne

Spotkanie wigilijne organizowane w firmach polega najczęściej na wspólnym spędzeniu czasu przed Świętami Bożego Narodzenia. Na firmowym spotkaniu wigilijnym mogą znaleźć się pracownicy, właściciele, wspólnicy, zarząd, ale też kontrahenci. Firmowe spotkanie wigilijne ma w szczególności na celu stworzenie przedświątecznej atmosfery na płaszczyźnie kultury firmy w tym samym gronie (lub nieco większym) w jakim osoby związane z firmą spotykają się na co dzień.

Spotkania wigilijne odbywane w firmach, ale i poza firmami (wciąż o charakterze firmowym) mają przyczyniać się do podwyższenia morale pracowników i do zintensyfikowania więzi pomiędzy firmą a pracownikami. Innymi czynnikami jakimi właściciele oczekują po organizacji spotkania wigilijnego są m.in. poszerzenie więzi z pracownikami po to, aby czuli się wciąż mocno zmotywowani do dalszej pracy i do rozwoju w danej firmie. Wreszcie istotnym czynnikiem jest zbudowanie na podstawie m.in. spotkania wigilijnego takiego spojrzenia pracownika na firmę, aby nie szukał innego zatrudnienia. W tym miejscu powstaje jednak wątpliwość czy tego typu wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Od czego to zależy?

Wydatek będący kosztem uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 zwanej dalej ustawą o PDOF) oraz w analogicznych przepisach ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 zwanej dalej ustawą o PDOP), iż wydatki poniesione przez podatnika i uznane przez niego za koszty uzyskania przychodów muszą spełniać określone przesłanki:

• musi być poniesiony przez podatnika,
• pomiędzy wydatkiem a uzyskiwanym przychodem musi istnieć związek przyczynowo – skutkowy,
• wydatek musi być poniesiony na cele działalności gospodarczej,
• podatnik nie może otrzymać zwrot poniesionego wydatku np. w postaci dotacji, subwencji lub innego typu zwrotu kosztów,
• wydatek zostanie poniesiony przez podatnika ze środków podatnika,
• wydatek jest poniesiony w celu zachowania, osiągania lub zabezpieczenia przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Spełnienie powyższych cech jest o tyle ważne, że wydatek uznany za koszt uzyskania przychodów obniża podatek dochodowy a nie uznany pozostaje bez wpływu na wysokość tego podatku. Należy wspomnieć, iż podatnik ponoszący wydatki jest zobligowany do uzasadnienia racjonalności jego poniesienia w firmie, a więc uwzględnienia specyfiki prowadzonej działalności jak i okoliczności realizacji sprzedaży w konfrontacji do poniesienia danego wydatku.

Warto podkreślić, iż wydatki na firmowe spotkanie wigilijne nie zostały wyszczególnione w katalogu kosztów uzyskania przychodów, a więc w art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF. To jednak nie przesądza o tym, że z całą pewnością mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Spotkanie wigilijne dla pracowników a koszty uzyskania przychodów

Czy wydatki na firmowe spotkanie wigilijne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów? Fiskus stawia warunki. Od czego to w takim razie zależy. W pierwszym omawianym przypadku spółka z o.o. zajmuje się produkcją artykułów sanitarnych i gospodarstwa domowego. Spółka zatrudnia pracowników, którym zapewnia drobne artykułu spożywcze w miejscu i w godzinach pracy w celu zapewnienia dogodnych warunków pracy a także podniesienia ich motywacji do pracy. Spółka corocznie organizuje spotkanie wigilijne dla swoich pracowników. W tym celu dokonuje wydatków na catering, na który składa się obiad, ciasta i inne potrawy wigilijne.

Organizacja wigilii pracowniczej ma na celu:

• zwiększenie poziomu motywacji pracowników,
• wzrost stopnia lojalności względem spółki,
• na okoliczność pracy zdalnej czy tzw. hybrydowej możliwość osobistego, wspólnego spotkania pracowników celem pogłębienia relacji firmowych, wymiana doświadczeń,
• poczucie przynależności do danej firmy,
• budowanie lepszych relacji z przełożonymi, innymi pracownikami czy współpracownikami,
• uwzględnienia specyfiki funkcjonowania młodego pokolenia w kulturze biznesowej firmy,
• branie pod uwagę zmieniające się zachowania i oczekiwania wśród pracowników,
• przyciąganie nowych, utalentowanych pracowników,
• rozwój spółki oraz utrzymanie, zwiększenie i zabezpieczenie przychodów.

Jak na te uzasadnienie ujęcia wydatków na spotkanie wigilijne w kosztach uzyskania przychodów zareagował fiskus?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 18.04.2024r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK stwierdził, że „[…] Spółka również z okazji Świąt Bożego Narodzenia w okresie przedświątecznym organizuje spotkanie wigilijne dla pracowników, na którym zamawiany jest catering a także w przyszłości Spółka planuje zakup poczęstunku dla pracowników w celu integracji z okazji jubileuszu firmy. Zapewnienie przez pracodawcę różnego typu poczęstunków okolicznościowych, przyczynia się do wzmocnienia relacji w ramach pracowników i poszczególnych zespołów. Wspólne celebrowanie danych okoliczności poprzez symboliczne poczęstunki wpływa pozytywnie na ogólną motywację pracowników do pracy, buduje bowiem relacje w ramach zespołów, zwiększa zadowolenie z pracy oraz przywiązanie danego pracownika do organizacji.

Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z wydatkami na powyższe spotkania (w tym wigilijne) należy stwierdzić, że są one związane niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Wydatki te są bowiem w swej istocie wyrazem dbałości pracodawcy o swoich (także byłych) pracowników.

Takie świadczenia budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami a pracodawcą, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec Spółki, mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekładają się na wysokość uzyskanych przychodów. […]”.

W kolejnym interesującym przypadku obrazującym poniesienie wydatków m.in. na wigilię pracowniczą występują polska spółka w której jednym z udziałowców jest podmiot szwajcarski. Spółka zajmuje się produkcją różnego rodzaju pojemniki, palety, skrzynie na polski rynek i na zagraniczny rynek. Spółka zatrudnia wielu pracowników. Pracownicy ci otrzymują od spółki różne dodatkowe świadczenia typu: terapię logopedyczną, wejścia na basen, karnety wejściowe na wydarzenia sportowe, rehabilitację, kurs języka angielskiego, bony podarunkowe dla dzieci, bony towarowe dla pracowników. Spółka organizuje także firmową wigilię dla pracowników.

Wszystkie powyższe wydatki przeznaczane są właśnie na rzecz pracowników po to, aby zwiększyć ich wydajność i efektywność pracy. Spółka finansuje powyższe wydatki ze swoich środków obrotowych. Świadczenia przyznawane pracownikom nie są zależne od sytuacji majątkowej pracowników.

Spółka podkreśla, że terapię logopedyczną nabywa na rzecz pracowników z działu sprzedaży, którzy muszą posiadać umiejętność poprawnego i sprawnego wysławiania się, aby poprawnie wykonywać obowiązki pracownicze. Kursy języka angielskiego potrzebny jest pracownikom obsługującym relacje z udziałowcem ze Szwajcarii, ale i z zagranicznymi kontrahentami. Jak do tego przypadku podszedł fiskus?

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 01.03.2013r. o sygn. ILPB3/423-491/12-5/AO zachowującej wciąż swoją aktualność uznał, iż „[…] Spółka ponosi wydatki na organizację wigilii pracowniczej w celu zintegrowania pracowników z firmą oraz między sobą, poprawy atmosfery pracy i wzrostu motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Imprezy takie organizowane są wyłącznie dla pracowników firmy.

W wyżej wymienionym przypadku, Spółka uważa, że poniesione wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jako że skutkują one poprawą atmosfery pracy oraz stosunków między pracownikami. Tak więc spotkania takie mają służyć budowaniu motywacji do pracy u pracowników i w ten sposób wpływać na jej efektywność, co uzasadnia zaliczenie przeznaczanych na taki cel środków jako kosztów uzyskania przychodów. […]”.

Fiskus uznał także za prawidłowe stanowisko co do pozostałych wydatków jako mogących stanowić koszty uzyskania przychodów.

Takie samo stanowisko (pozytywne) fiskus zawarł w interpretacji indywidualnej z dnia 17.02.2014r. o sygn. ITPB3/423-559/13/PST gdzie uznał, iż „[…] W każdej sytuacji, jednakże trzeba ustalić, jaki jest cel takiego spotkania. Jeżeli wydatki poniesione zostały na zorganizowanie spotkania wigilijnego mającego na celu zintegrowanie pracowników z firmą, budowanie zespołu, poprawy atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika, to wówczas spełniają warunki, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy i mogą zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych. Jeśli jednak spotkanie nie służy takiemu celowi, a przebywanie pracowników ze sobą, czy konsumpcja są celem samym w sobie, to w takim przypadku nie można uznać, iż wydatki poniesione na organizację takiej imprezy mają związek z przychodem, wobec czego nie stanowią one kosztu uzyskania przychodów.

W tym miejscu należy jeszcze raz podkreślić, iż przedsiębiorca, organizując dla pracowników określoną „imprezę”, musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające m.in. na konsumpcji czy zabawie nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. W takim przypadku można przyjąć, że pomiędzy prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz wydatkami ponoszonymi, nawet w sposób pośredni, na lepszą, bardziej wydajną pracę pracowników, a przez to na zwiększenie przychodów osiąganych przez przedsiębiorcę, istnieją określone związki.

Biorąc pod uwagę powyższe rozważania oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że wydatki poniesione przez Spółdzielnię na wigilię w części dotyczącej pracowników jak i Prezesa oraz Dyrektora Handlowego można zaliczyć do kosztów podatkowych zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy, o ile przedmiotowe wydatki będą miały na celu zintegrowanie załogi i stworzenie właściwej atmosfery w pracy oraz zostaną właściwie udokumentowane. […]”.

Spotkanie wigilijne dla współpracowników a koszty uzyskania przychodów

W kolejnym wspomnianym w niniejszej publikacji przypadku spółka z o.o. od kilkunastu lat tworzy innowacyjne oprogramowanie komputerowe. Prowadząc tego typu działalność korzysta zarówno ze swoich pracowników jak i współpracowników będących firmami (relacja B2B).

Spółka udostępnia pracownikom we wspólnych pomieszczeniach w firmie ogólne produkty spożywcze w celu poczęstunku tylko w godzinach pracy. Dostęp do nich jest nielimitowany. Możliwość skorzystania z tych produktów to ogólnie przyjęty standard, ale ma ona przede wszystkim wpływ na atmosferę spotkań a to przekłada się na ich pozytywny końcowy wynik. Poza tym spółka co roku organizuje firmowe spotkanie wigilijne. W trakcie spotkania omawiane są wyniki finansowe spółki i nie tylko, realizowane projekty, nowe trendy w branży i pozostałe istotne aspekty.

Firmowe spotkanie wigilijne organizowane jest poza godzinami pracy a jej celem jest m.in. integracja całego zespołu a więc pracowników, współpracowników (podwykonawców). Dzięki temu spotkaniu spółka efektywniej uwzględnia różnego rodzaju realia gospodarcze wykorzystując dotychczasową wiedzę o technologiach jak oraz wytycza nowe kierunki, w których chce podążać prowadząc swoją działalność. Wszystko to przekłada się na wyniki finansowe spółki.

Organizacja firmowej wigilii wiąże się z koniecznością ponoszenia wydatków na gastronomię, wynajmem sali, obsługą imprezy, rezerwacją hotelu (bez wydatków na alkohole). Na wszystkie wydatki zostaną wystawione faktury, którzy spółka oczywiście otrzyma.

Podatnik powziął wątpliwość w kwestii możliwości ujęcia wydatków na firmową wigilię w części przypadającej na podwykonawców w kosztach uzyskania przychodów.

Fiskus stwierdził, że tego typu wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów – „[…] Odnosząc się natomiast do poniesionych przez Wnioskodawcę wydatków na integrację oraz organizację spotkania wigilijnego na rzecz podwykonawców nie można uznać, że uczestnictwo w spotkaniach o charakterze stricte integracyjnym ww. osób wpłynie na zwiększenie przychodów Wnioskodawcy, bądź zabezpieczenie ich źródła.

W ocenie tut. Organu, wydatki te stanowią wydatki na reprezentację, ponieważ ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami Wnioskodawcy. Umowa współpracy, zlecenia zakłada bowiem równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego, w celu ułatwienia wzajemnej współpracy.

Stwierdzić zatem należy, że Spółka nie będzie uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na integrację oraz organizację spotkań wigilijnych na rzecz podwykonawców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze i współpracujących ze Spółką na podstawie umów świadczenia usług w tzw. systemie B2B, ponieważ wydatki te stanowią wydatki na reprezentację, a ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami Wnioskodawcy. Zatem, wydatki te są wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. […].

Warto w tym miejscu przypomnieć fragment interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów w dniu 25 listopada 2013 r., Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 w którym to wnioski co do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na gastronomię i artykuły spożywcze zaczerpnięto z wyroku NSA z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11.

Autor:

Krzysztof Ulicki