Czas świąteczny to okres wręczania upominków, prezentów nie tylko w domach, ale także w firmach. Prezenty, upominki firmowe mogą zawierać różnego rodzaju produkty. W zasadzie to od pracodawcy zależy co się znajdzie w takim koszu prezentowym.
Powstaje w tym miejscu jednak podstawowe pytanie. Czy wydatki na prezenty wigilijne dla pracowników związane ze Świętami Bożego Narodzenia mogą być bezproblemowo ujęte w kosztach uzyskania przychodów? Od czego to zależy?
|
Spis treści:
- Prezenty wigilijne dla pracowników
- Wydatek firmowy będący kosztem uzyskania przychodów
- Prezenty wigilijne dla pracowników a koszty uzyskania przychodów
- Prezenty wigilijne dla pracowników to niekiedy darowizna
|
Prezenty wigilijne dla pracowników
Okres przedświąteczny jak i świąteczny Bożego Narodzenia to wspólne, rodzinne spędzanie czasu przy wigilijnym stole, składanie życzeń czy ofiarowanie sobie nawzajem prezentów.
Prezenty są wręczane zarówno pomiędzy członkami rodziny jak i pomiędzy pracodawcami a pracownikami (oczywiście w firmach, w których przyjęto taki zwyczaj i w których są na to środki finansowe). Wręczanie prezentów ma na ogół na celu zacieśnienie więzi pracowników z firmą, zmotywowanie pracowników do dalszej współpracy z firmą, zwiększenie pożytków pozapłacowych i wiele innych kwestii.
Powstaje więc pytanie czy wydatki na prezenty dla pracowników można ująć w kosztach uzyskania przychodów?
Wydatek firmowy będący kosztem uzyskania przychodów
Na mocy art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 zwanej dalej ustawą o PDOF) oraz art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805) podatnik prowadzący działalność gospodarczą ponosi różnego rodzaju wydatki na cele firmowe jednakże aby mogłyby być one uznane za koszt uzyskania przychodów muszą spełniać poniższe przesłanki:
- został poniesiony przez podatnika z zasobów majątkowych podatnika (nie jest kosztem uzyskania przychodu wydatek poniesiony na działalność, ale przez inne osoby niż podatnik),
- wydatek jest rzeczywiście poniesiony i ostateczny – wydatek nie został podatnikowi zwrócony w jakiejkolwiek formie (dotacje, subwencje, zwroty kosztów, inne dofinansowania),
- występuje związek pomiędzy prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą a poniesionym wydatkiem,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może występować w katalogu wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Dlaczego spełnienie powyższych cech wydatku firmowego jest tak ważne? Dlatego, iż wydatek firmowy uznany za koszt uzyskania przychodu obniża (podstawę opodatkowania) podatek dochodowy do zapłaty. Wydatek firmowy niestanowiący kosztu uzyskania przychodu pozostaje bez wpływu na wysokość podatku dochodowego do zapłaty.
|
UWAGA!
Wydatki na spotkanie wigilijne poniesione przez pracodawcę nie zostały nigdzie wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na mocy w art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF.
Należy jednak podkreślić jedną istotną zasadę.
Niewystępowanie wydatku firmowego w katalogu kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów jeszcze nie przesądza o możliwości ich ujęcia w księgach podatnika jako koszty uzyskania przychodów obniżające podatek dochodowy. |
Należy podkreślić, iż to podatnik jest zobowiązany do poniesienia ciężaru dowodu tego, iż dany wydatek jest niezbędny w prowadzonej działalności gospodarczej.
Prezenty wigilijne dla pracowników a koszty uzyskania przychodów
Czy prezenty dla pracowników będą stanowić koszty uzyskania przychodów? Wciąż nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Fiskus nie jest jednoznaczny w swoich stanowiskach.
Jeszcze kilka lat temu prezenty świąteczne dla pracowników były uznawane po stronie pracownika za przychód ze stosunku pracy. Skutkowało to też tym, że pracodawca mógł wydatki na prezenty dla pracowników ująć w kosztach uzyskania przychodów. Oczywiście argumentowano to w taki sposób, że wydatki na rzecz pracowników będą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli są pośrednio związane z przychodami uzyskiwanymi przez pracodawcę w ramach prowadzonej działalności.
Natomiast wydatki na rzecz pracowników w większości mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. W ostatnim czasie stanowisko to uległo jednak znacznej zmianie. Niemniej wciąż pojawiają się pojedyncze stanowiska, gdzie prezenty, upominki świąteczne na rzecz pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Oto niektóre przykłady.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 18.04.2024r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK zgodził się z podatnikiem, iż prezenty świąteczne będą stanowić koszty uzyskania przychodu u podatnika CIT „[…] Analogiczną funkcję do tej opisanej powyżej pełnią także drobne upominki okolicznościowe dla pracowników np. z okazji dnia pracownika, dnia kobiet, dnia mężczyzn, z okazji świąt Bożego Narodzenia.
Upominki te mają bowiem pozytywny wpływ m.in. na: budowanie relacji na płaszczyźnie pracodawca (Spółka) - pracownik. Świadczą nie tylko o chęci docenienia, wynagrodzenia pracownika, ale także budują wizerunek Spółki jako podmiotu odpowiedzialnego społecznie. Dla takiego pracodawcy (traktującego pracownika jako przysłowiowego "członka rodziny" danej organizacji, a nie narzędzie), pracownik zawsze chętniej będzie wykonywać określoną pracę. W związku z powyższym, wręczenie symbolicznych upominków pracownikom w analizowanej sytuacji, także pozostawać będzie w związku z przychodami Spółki, zwiększając motywację i zaangażowanie pracowników do pracy, co umożliwia Spółce zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych.
Tym samym, bez wątpienia uznać należy, iż w przypadku drobnych upominków okolicznościowych przekazanych pracownikom, biorąc pod uwagę sam charakter tego typu prezentów (chęć wynagrodzenia, docenienia, zmotywowania pracownika), stanowić one będą dla Spółki koszty uzyskania przychodu. […]”.
Podatnik na końcu uzasadnienia wspomniał, iż takie samo stanowisko zajmują też sądy administracyjne w wydawanych wyrokach oraz organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 01.06.2015 r. o sygn. IPPB6/4510-52/15-2/AK).
W drugim przypadku podatnik będący spółką z okazji 30-lecia funkcjonowania działalności zakupił kosze upominkowe m.in. swoim pracownikom, w których można było znaleźć kubek, notes, list, produkt, wino, miód, plecak.
Wszystkie prezenty zostały sfinansowane ze środków obrotowych Spółki. Podatnik powziął wątpliwość czy poza winem wydatki na pozostały skład kosza prezentowego może ująć w koszty uzyskania przychodów?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 16.06.2021r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.89.2021.3.PD stwierdził że „[…] Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na zakup upominków (z wyjątkiem wina) oraz wszelkie wydatki związane z ich przekazaniem pracownikom (koszty pakowania, konfekcjonowania i wysyłki, z wyjątkiem pakowania i konfekcjonowania wina) są niewątpliwie przejawem i wyrazem starań Wnioskodawcy jako pracodawcy dążącego do poprawy atmosfery pracy, poprzez stworzenie dogodnych warunków do pracy, co w konsekwencji zwiększa motywację do pracy, wydajność pracy i w efekcie nie pozostaje bez pozytywnego wpływu na uzyskiwane przez Spółkę przychody.
Ww. wydatki nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie cytowanych przepisów art. 16 ust. 1 pkt 28 i 45 updop, gdyż wydatki te nie są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, lecz ze środków obrotowych Spółki a także nie można ich uznać za koszty reprezentacji.
Prezenty wigilijne dla pracowników to niekiedy darowizna
Fiskus w ostatnim czasie zaczyna w niektórych przypadkach zmieniać swoje stanowisko odnośnie zaliczenia wydatków na prezenty wigilijne dla pracowników w koszty uzyskania przychodów. Co się odmieniło?
Fiskus zaczął uznawać, iż tego typu prezenty będą stanowić darowiznę przekazaną dla pracownika. Skutek podatkowy jest taki, iż nie będą one doliczane do przychodu pracownika (w niektórych przypadkach) a co za tym idzie pracodawca nie będzie zobligowany do odprowadzenia od ich przekazania podatku od wynagrodzenia PIT-4R, ale też składek ZUS. Jednakże taki punkt widzenia spowoduje, iż pracodawca nie ujmie wydatków na prezenty wigilijne w kosztach uzyskania przychodów.
Oto jeden z przykładów pokazujących jak w ostatnim czasie podchodzi fiskus do przekazywania pracownikom prezentów wigilijnych.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 04.04.2022r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.629.2021.4.PB uznał, że „[…] Istotą darowizny jest bezpłatne świadczenie kosztem majątku darczyńcy. Aby uznać daną czynność za darowiznę, konieczne jest zatem wystąpienie dyspozycji majątkowej darczyńcy, prowadzące do zmniejszenia jego majątku. Darowizna ma charakter świadczenia nieodpłatnego i nieekwiwalentnego, które dochodzi do skutku w drodze umowy jednostronnej zobowiązującej. Nieodpłatność świadczeń oznacza, że darczyńca w zamian za uczynioną darowiznę nie może uzyskać jakiegokolwiek ekwiwalentu ani w chwili dokonania darowizny, ani w przyszłości. Umowa darowizny ma charakter umowy zobowiązującej tj. do zawarcia umowy dochodzi z chwilą złożenia przez darczyńcę oświadczenia woli oraz jednostronnej tj. zawarcie umowy nie przynosi darczyńcy żadnej opłaty.
Wnioskodawca zamierza przekazywać prezenty rzeczowe pracownikom m.in. z okazji np. Świąt Bożego Narodzenia, Wielkanocy, ślubu, narodzin dziecka, przejścia na emeryturę, jubileuszu Spółki, Mikołajek, jubileuszu pracy pracownika (stażowe), Dnia Kobiet i Dnia Mężczyzny.
Prezenty stanowić będą między innymi: walizki, plecaki, naczynia kuchenne, perfumy i inne kosmetyki, zegarki, sprzęt elektroniczny, biżuteria, vouchery na zabiegi kosmetyczne czy rehabilitacyjne, kocyki, zabawki edukacyjne dla dzieci. Otrzymanie tych prezentów nie jest gwarantowane w momencie podpisywania umowy o pracę.
W umowie o pracę oraz regulaminie wynagradzania określone jest: wynagrodzenie zasadnicze, premia uznaniowa, dodatki za pracę w nocy i w godzinach nadliczbowych. W związku z przejściem na emeryturę pracownikowi przysługuje odprawa, a oprócz tego Zarząd Spółki chce przekazać pracownikowi prezent.
W regulaminie wynagrodzenia Spółki nie przewidziano pieniężnych nagród jubileuszowych z tytułu osiągnięcia określonego stażu pracy pracownika w Spółce, dlatego Zarząd chce uhonorować pracownika i przekazać prezent.
Otrzymanie prezentów nie wiąże się z żadnym działaniem przez pracownika na rzecz Spółki. Prezenty nie będą elementem wynagrodzenia, do zapłaty którego Spółka jest zobowiązana na podstawie zawartej umowy o pracę. Jest to dobrowolne świadczenie ze strony Spółki, do którego nie jest zobowiązana na podstawie zapisów umownych ani innych porozumień. Zakupione prezenty nie będą też elementem wynagrodzenia, do zapłaty którego Spółka jest zobowiązana na podstawie zawartej umowy o pracę.
Zatem z uwagi na wyłączenie wynikające z cytowanego powyżej art. 16 ust. 1 pkt 14 u.p.d.o.p., Spółka nie będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wskazanych we wniosku wydatków ponoszonych w związku z zakupem prezentów na rzecz pracowników. […]”.
Autor:
Krzysztof Ulicki
