Funkcjonowanie firmy wiąże się z koniecznością ponoszenia różnych kosztów związanych z uzyskiwaniem przychodu. Jednym z bardziej nietypowych jest zakup prezentów okolicznościowych z okazji np. świąt, jubileuszy firmy itp., którymi obdarowywani są klienci oraz kontrahenci. Takie postępowanie sprzyja zbudowaniu pozytywnych relacji handlowych oraz nawiązaniu głębszej więzi z partnerami handlowymi. Warto jednak zastanowić się, czy takie prezenty mogą być w ogóle zaliczane do kosztów uzyskiwania przychodu? Czy fakt ich zakupu oraz wręczenia określonym osobom ma jakieś przełożenie na księgi rachunkowe? Warto dogłębnie prześledzić ten temat.
Wydatki na prezenty jako koszt podatkowy
Rozdawanie podarunków i upominków w relacjach biznesowych ukierunkowane jest na określony cel. W założeniu darczyńcy ma ono służyć poprawie relacji z klientami i kontrahentami oraz zagwarantowaniu sobie ich wierności i lojalności. Takie prezenty często też rozluźniają napiętą atmosferę w firmie. Zasadniczo takie podarunki przyczyniają się do zwiększenia przychodów firmowych oraz gwarantują i zabezpieczają ich źródła. To oznacza, że w większości przypadków prezenty można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Taka sytuacje jednak nie zawsze ma miejsce, co zostało też podkreślone w obowiązującym ustawodawstwie.
Wydatki reklamowe i reprezentacyjne
Zazwyczaj uznaje się, że prezenty biznesowe mogą być klasyfikowane jako wydatki reprezentacyjne i reklamowe. Podział ten jest o tyle istotny, że zasadniczo determinuje, czy dany upominek będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, czy też nie. W praktyce funkcjonowania gospodarczego przyjmuje się, że reprezentacja nastawiona jest na konstruowanie prestiżu firmy, a reklama ma na celu nakłonienie nowych i dotychczasowych klientów do zaufania danej marce oraz skorzystania z możliwości zakupu określonych towarów lub świadczenia usług. Reklamą zwykle są rozpowszechniane na masową skalę informacje o danym produkcie lub usłudze oraz zachęcanie do skorzystania z nich. Oczywiście, zakres znaczeniowy tego pojęcia rozciąga się również na wiadomości o firmie i jej znakach rozpoznawczych, takich jak np. logo marki.
Celem reprezentacji jest natomiast utrwalenie odpowiedniego wizerunku firmy oraz zrobienie dobrego wrażenia na potencjalnych klientach. Przedsiębiorstwo pragnie zaprezentować się z jak najlepszej strony, a środkiem do osiągnięcia tego celu mają być wręczane upominki. Trzeba mieć świadomość, że reprezentacja i wydatki ponoszone na nią nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli jej cele ściśle wiążą się z osiąganiem określonych dochodów. Natomiast wydatki na reklamę – niezależnie od jej formy i charakteru – zawsze są uznawane za koszt uzyskania przychodów. Nie obowiązują przy tym żadne limity. A zatem działania reklamowe zawsze mogą być uznawane za koszt prowadzenia działalności gospodarczej, o ile są one oczywiście związane z jej charakterem.
Reprezentacja i reklama – jak je rozróżnić?
Za działania reklamowe uznaje się np. zakup tanich gadżetów, których koszt nie przekracza kilku lub kilkunastu złotych i ich rozdanie kontrahentom oraz klientom. Koszt ich zakupu i dystrybucji służy uzyskaniu dochodów lub zabezpieczeniu ich źródła, a to oznacza możliwość ich uznania za koszt uzyskania przychodu. Taką możliwość można natomiast wykluczyć w przypadku reprezentacyjnych wystawnych koszów ze słodyczami lub alkoholami. Fiskus nie uznaje takich wydatków za koszt podatkowy, dlatego nie można ich odliczyć od swojego przychodu. Taka regulacja wynika bezpośrednio z zapisów ustaw o podatkach dochodowych. Zgodnie z tymi przepisami z kosztów uzyskiwania dochodów wyłączone są wydatki na alkohole oraz usługi gastronomiczne. Jeśli jednak klientowi w ramach akcji promocyjnej zostanie wręczony kosz z własnymi wyrobami, takie działanie uznaje się za akcję reklamową. Koszty z nią związane można zaliczyć do kosztów podatkowych, korzystając z wszystkich dobrodziejstw oferowanych przez to rozwiązanie.
Własne wyroby kluczem do sukcesu
Co do zasady, fiskus zazwyczaj nie podaje w wątpliwość możliwości sklasyfikowania prezentów jako wydatków na cele reklamowe, jeśli zostały na nich umieszczone różne loga, znaki firmowe i inne oznaczenia. Przedmioty bez takich oznakowań lub z niewielkimi umieszczonymi w niewidocznym miejscu znakami firmowymi uznaje się za wydatek reprezentacyjny, którego już nie dotyczą żadne ulgi podatkowe. Uważa się bowiem, że tak naprawdę jest to próba stworzenia określonego wizerunku firmy i wywarcia na kimś dobrego wrażenia. Działania takie są oczywiście dozwolone, ale nie przynoszą one przedsiębiorcy żadnych profitów podatkowych.
Reasumując, należy zatem stwierdzić, że o możliwości zaliczenia prezentów do kosztów uzyskania przychodów decyduje reklamowy bądź reprezentacyjny charakter upominków. Tylko wydatki na reklamę są kosztem uzyskania przychodu. Tego samego nie można natomiast powiedzieć o wydatkach na cele reprezentacyjne, które nie są uznawane za koszt ponoszony w związku z prowadzoną działalnością.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
