To pytanie od lat zadają sobie przedsiębiorcy. Odpowiedź nie może być jednoznaczna, gdyż rodzaj ponoszonych kosztów zależy od profilu działalności gospodarczej. Oczywiście istnieją tzw. koszty uniwersalne, które mogą stanowić koszty firmowe u niemal każdego przedsiębiorcy. W cyklu kilku publikacji przeanalizowano problem kwalifikacji wydatku jako kosztu firmowego.
Koszt firmy, czyli?
Ustawodawca dość ogólnie potraktował definicję wydatków stanowiących koszty firmowe. Na mocy art. 22 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wyłączonych ustawowo z kosztów firmowych.
Liczne interpretacje indywidualne oraz orzecznictwo ugruntowało cechy wydatków stanowiących koszty firmowe:
- wydatek firmowy musi być przeznaczony przez przedsiębiorcę na cele prowadzonej działalności gospodarczej,
- koszt firmowy musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania przychodów lub też zabezpieczenia przyszłych przychodów,
- wydatek firmowy musi być poniesiony przez podatnika,
- koszt firmowy nie może wystąpić w ustawowym katalogu kosztów wyłączonych z kosztów firmowych art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,
- koszt uzyskania przychodu przedsiębiorca musi właściwe udokumentować.
|
UWAGA:
Kosztem uzyskania przychodu będzie więc wszelki wydatek przeznaczony na cele firmowe, którego zasadność poniesienia przedsiębiorca będzie w stanie udowodnić w toku ewentualnej kontroli skarbowej.
Przedsiębiorca ponosząc wydatek przeznaczony na firmę musi przemyśleć racjonalność jego poniesienia. Łatwiej jest udowodnić koszt, który przynajmniej w pewnym stopniu można powiązać z profilem prowadzonej działalności.
Trudniej jest udowodnić poniesienie wydatku na cele firmowe, jeżeli jego istota względem profilu działalności jest zaskakująca.
|
Przykład 1
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność polegającą na wynajmie mieszkań. Podatnik nabył do wynajmowanego mieszkania pralkę, lodówkę.
Poniesiony wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów.
Przykład 2
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług ubezpieczeniowych. Podatnik nabył do wynajmowanego biura telewizor i projektor dla celu kompleksowego i komfortowego przedstawienia swojej oferty klientom, ale także na cele prowadzenia szkoleń z produktów ubezpieczeniowych dla klientów.
Poniesiony wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów.
Przykład 3
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług marketingowych. Podatnik nabył skaner, drukarkę, laptopa, materiały poligraficzne.
Poniesione wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodów.
Przykład 4
Czynny podatnik VAT otworzył działalność polegającą na świadczeniu usług biurowych. Podatnik nabył komputer, meble biurowe, artykuły biurowe typu papier, długopis, zszywacz, dziurkacz, spinacze, zszywki itp. Podatnik zakupił ulotki, wizytówki. Podpisał umowę leasingu operacyjnego na samochód osobowy do firmy z przeznaczeniem na działalność i prywatnie.
Poniesione wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodów. Natomiast opłata wstępna i rata leasingowa będzie stanowiła koszt firmowy, ale w kwocie netto + 50% podatku VAT z faktury za ratę leasingowy. Wydatki eksploatacyjne dotyczące ww. pojazdu podatnik ujmie w PKPiR w następujący sposób:
- (kwota netto z faktury + 50% VAT) x 75% = koszt do ujęcia w PKPiR.
Przykład 5
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność montażu instalacji elektrycznych. Podatnik nabył z urzędu gminy mapę geodezyjną, zapłacił opłatę skarbową.
Ponadto nabył usługi kartograficzne. Usługi archeologiczne. Kable i osprzęt elektryczny do realizacji zlecenia.
Poniesione wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodów
Co nie stanowi koszty uzyskania przychodu
Nawiązując do art. 23 ust. 1 ustawy o PIT prawodawca przedstawił znaczną ilość wydatków firmowych które nie będą mogły stanowić kosztów uzyskania przychodów. Nie obniżą więc w rezultacie podatku dochodowego przy formie opodatkowana skalą podatkową albo podatkiem liniowym. Najczęstsze wyłączenia zaprezentowano w poniższej tabeli.
|
Wydatki ustawowo wyłączone z kosztów uzyskania przychodów
|
|
Lp.
|
Opis kosztu
|
|
1.
|
Koszty reprezentacji
|
|
2.
|
Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych sfinansowanych dotacją, subwencją
|
|
3.
|
Spłata kapitału kredytu bądź pożyczki
|
|
4.
|
Zapłacona zaliczka (niekiedy zaliczka 100% zostaje uznana za koszt)
|
|
5.
|
Odsetki od zobowiązań podatkowych, składek ZUS
|
|
6.
|
Odpisy amortyzacyjne w części od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
225.000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem,
150.000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych;
|
|
7.
|
Polisa AC w części od wartości samochodu przewyższającej kwotę 150.000 zł
|
|
8.
|
80% poniesionych wydatków (także na ubezpieczenie) z tytułu kosztów używania, stanowiącego prywatną własność przedsiębiorcy, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku (niewprowadzonego do środków trwałych albo nie używanego na podstawie umowy najmu, leasingu).
Koszt stanowi jedynie 20% z poniesionych wydatków.
|
|
9.
|
Niezapłacone składki ZUS społeczne i FP przedsiębiorcy, ale i za pracowników w części finansowanej przez pracodawcę.
Niezapłacona składka ZUS zdrowotna przedsiębiorcy.
|
|
10.
|
Praca własna przedsiębiorcy
|
|
11.
|
Grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetki od tych grzywien i kar
|
|
12.
|
Kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług
|
|
13.
|
Wierzytelności odpisane jako nieściągalne.
Nie dotyczy to jednak wierzytelności lub ich części, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana
|
|
14.
|
Odsetki, prowizje, różnice kursowe od pożyczek (kredytów) zwiększające koszty inwestycji w okresie realizacji tej inwestycji
|
|
15.
|
Podatek VAT, wyjątkiem od reguły jest 50% podatku VAT z faktury dokumentującej nabycie lub wydatki na pojazd eksploatacyjny, który jest używany prywatnie i firmowo.
Kolejny wyjątek to sytuacja, w której przedsiębiorca jest podatnikiem zwolnionym z VAT. W takim wypadku podatek VAT jest kosztem firmowym.
|
Właściwa dokumentacja kosztu
Jednym z kluczowych właściwości wydatku poniesionego na cele firmowe jest jego odpowiednie udokumentowanie. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 zwane dalej rozporządzeniem MF w sprawie PKPiR) zawiera jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w PKPiR.
Nawiązując do § 11 ust. 3 rozporządzenia MF w sprawie PKPiR ujętym wydatkiem w PKPiR może być dowód księgowy, którym jest:
- faktura, faktura VAT RR, rachunek lub dokument celny,
- faktura korygująca, nota korygująca,
- inny dowód (wyciąg bankowy, delegacja, polisa, niektóre deklaracje podatkowe, opłata skarbowa, pozostałe opłaty, opłata administracyjna, decyzja celna, decyzja urzędu skarbowego, pozostałe), potwierdzający dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej:
- numer dowodu,
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
|
UWAGA:
Niektóre wydatki w księdze wymagają szczególnego udokumentowania – dowodem wewnętrznym.
Dokument wewnętrzny musi zawierać datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Z kolei przy zakupie towarów muszą zawierać nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Dowodem wewnętrznym można zaksięgować poniesiony wydatek firmowy dotyczący m.in.:
- odpisów amortyzacyjnych,
- zapłaconych składek ZUS społecznych, zdrowotnej, FP,
- opłaty za media w przypadku przeznaczenia części domu, mieszkania na prowadzenia działalności,
- całość lub część czynszu w przypadku przeznaczenia części lub całości, mieszkania na prowadzenia działalności,
- polisy,
- delegacje,
- różnego rodzaju opłaty.
|
Autor: Krzysztof Ulicki
