Zakup hulajnogi elektrycznej na firmę

Przedsiębiorcy poszukują różnych rozwiązań ułatwiających im poruszanie się w mieście. Jednym z najpopularniejszych środków lokomocji w tym zakresie jest samochód osobowy. Niemniej wielu przedsiębiorców korzysta też i z innych pojazdów do przemieszczenia. Są to m.in. rowery elektryczne czy hulajnogi elektryczne.

Powstaje w tym miejscu pytanie. Czy wydatek na nabycie hulajnogi elektrycznej może stanowić koszt uzyskania przychodu w działalności gospodarczej? Co na to fiskus? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Koszty uzyskania przychodu

Pamiętając o art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PDOF) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy. Co to oznacza w praktyce?

Każdy mniejszy lub większy przedsiębiorca ponosi różnego rodzaju wydatki dotyczące prowadzonej działalności. Oczywiście chciałby on, aby każdy wydatek na cele firmowe stanowił koszt uzyskania przychodu. Jednakże nie zawsze taka sytuacja będzie miała miejsce. Odnosząc się do ww. przepisu ale i do powszechnej praktyki fiskusa i sądów administracyjnych kosztami uzyskania przychodu będą wydatki o cechach przedstawionych w poniższej tabeli.

Patrząc na powyższą tabelę należy stwierdzić, że koszt uzyskania przychodu to po prostu wydatek faktycznie przeznaczony na cele firmowe, ale ponadto logicznie związany z przedmiotem prowadzonej działalności i pozostający w związku przyczynowym z osiąganymi przychodami. Wydatek na cele firmowe musi być rzeczowo uzasadniony. Jeżeli argumenty przemawiające za jego poniesieniem są wystarczający mocne, wówczas przedsiębiorca nie musi się obawiać o wyłącznie tego wydatku z kosztów w trakcie ewentualnej kontroli podatkowej.

Oczywiście występują tzw. ogólne wydatki firmowe, które ponosi większość przedsiębiorców. Tego typu wydatki w zdecydowanej większości przypadków nie podlegają podważeniu. Istnieją także wydatki, których poniesienie w danej działalności gospodarczej może być zastanawiające. W takich sytuacjach przedsiębiorca musi zadać sobie kilka podstawowych pytań:

• czy wydatek rzeczywiście służy tylko działalności gospodarczej?
• czy będzie używany w działalności,
• czy logicznie pasuje do przedmiotu prowadzonej działalności,
• czy ten wydatek przyczyni się do osiągania przychodów, może zwiększenia a może zabezpieczenia przyszłych,
• czy wydatek został zakupiony ze środków przedsiębiorcy czy też otrzymał na niego dotację albo zwrot kosztów,
• czy nie jest ustawowo wyłączony z wydatków firmowych stanowiących koszt uzyskania przychodów,
• czy przedsiębiorca posiada argumenty za poniesieniem tego wydatku,
• czy jest w stanie uzasadnić poniesienie tego wydatku w trakcie kontroli podatkowej.

Właśnie o tym musi pamiętać przedsiębiorca przed poniesieniem każdego choć trochę wątpliwego podatkowo wydatku.

Hulajnoga elektryczna, czyli jaki to pojazd?

Zgodnie z art. 2 pkt 47b ustawy z dnia 20.06.1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1251) hulajnoga elektryczna to pojazd napędzany elektrycznie, dwuosiowy, z kierownicą, bez siedzenia i pedałów, konstrukcyjnie przeznaczony do poruszania się wyłącznie przez kierującego znajdującego się na tym pojeździe. Z kolei w art. 5a pkt 19a ustawy o PDOF prawodawca podkreśla, że pojazd samochody na cele podatku dochodowego od osób fizycznych to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą z pewnymi wyjątkami.

Natomiast w art. 2 pkt 33 ustawy Prawo o ruchu drogowym pojazd samochodowy to pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h; określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego. Co to oznacza?

Hulajnoga elektryczna nie stanowi pojazdu samochodowego w świetle ustawy o PDOF, a więc nie znajdują zastosowania w stosunku do jej użytkowania w firmie - ograniczenia wysokości kosztów jej eksploatacji (75%).

Zakup hulajnogi elektrycznej kosztem firmy?

Jak już wyżej wspomniano to podatnik decyduje o tym, że dany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu. Należy wziąć pod uwagę także to, że podatnik jest zobowiązany do uzasadnienia racjonalności poniesienia danego wydatku. Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na zakup hulajnogi elektrycznej to powinien mieć ku temu powody gospodarcze, a więc przeznaczenie musi być wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej. To jednak nie wszystko.

Cel używania hulajnogi elektrycznej w działalności musi być też jasno określony m.in. dojazd do firmy, spotkania z kontrahentami, wyjazd po niewielkie zakupy firmowe, wyjazd w celu załatwienia sprawy w urzędach a nawet przywóz małej partii towaru. Jeżeli zakup hulajnogi elektrycznej rzeczywiście będzie służył prowadzeniu działalności gospodarczej to w takiej sytuacji może być on ujęty jako koszty uzyskania przychodu. Warto w tym miejscu przedstawić stanowiska fiskusa w tym zakresie. Czy zgodził się z podatnikiem, że wydatek na zakup hulajnogi elektrycznej na cele działalności gospodarczej jest rzeczywiście kosztem uzyskania przychodu w firmie?

W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS z dnia 28.06.2024 r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.425.2024.2.KP wskazano, że „(…) Z opisu sprawy wynika, że od (...) 2017 r. prowadzi Pan pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie (...). Zamierza Pan nabyć do celów prowadzonej działalności gospodarczej hulajnogę elektryczną / rower elektryczny, którego wartość nie przekroczy 10 000 zł. Rower ten pozwoli Panu wygodnie przemieszczać się w aglomeracji miejskiej, docierać na miejsce zleceń i spotkań z klientami oraz pozwoli zaoszczędzić Panu koszty związane z eksploatacją samochodu oraz czas spędzony w korkach. Zamierza Pan poniesiony wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Biorąc pod uwagę zaprezentowany we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy prawne należy stwierdzić, że jeżeli podstawowym celem i sposobem korzystania z roweru elektrycznego jest wykorzystanie w działalności gospodarczej, to wydatek poniesiony na jego zakup może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym, Pana stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Ponadto, pamiętać należy, że to na Panu, jako odnoszącemu korzyść z faktu zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodu, ciąży obowiązek wykazania w jakiej części wydatki te mają związek z prowadzoną przez Pana pozarolniczą działalnością gospodarczą oraz obowiązek ich właściwego udokumentowania. (…)”.

Z kolei w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS z dnia 12.09.2019 r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.321.2019.2.KU wskazano, iż „(…) Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca kupił hulajnogę elektryczną, którą dojeżdża do miejsca wykonywania działalności gospodarczej redukując w ten sposób czas i koszty transportu. Hulajnogę elektryczną wykorzystuje także jako środek transportu w celu dotarcia do klienta. Z uwagi na fakt, że klient i kontrahenci klienta znajdują się przeważnie w Warszawie, hulajnoga elektryczna służy Mu wtedy jako środek transportu z miejsca zamieszkania na dworzec kolejowy, a następnie z dworca kolejowego do stacji metra lub siedziby klienta. Koszt hulajnogi elektrycznej to 1 500 zł brutto. Wnioskodawca zamierza zaliczyć wydatek poniesiony na zakup hulajnogi do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu dokonania zakupu, ewentualnie w miesiącu następnym.

Biorąc pod uwagę zaprezentowany we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy prawne należy stwierdzić, że jeżeli podstawowym celem i sposobem korzystania z hulajnogi elektrycznej jest wykorzystanie w działalności gospodarczej, to Wnioskodawca wydatek poniesiony na jej zakup może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…)”.

W innej interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS z dnia 07.08.2019 r. o sygn. 0112-KDIL3-3.4011.242.2019.2.TW wskazano, że „(…) Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą i rozlicza się z osiąganych dochodów w systemie kwartalnym. W ramach działalności klienci nie przychodzą do biura Wnioskodawcy, tylko on dojeżdża do nich samochodem. Z uwagi na to, że do niektórych klientów w centrum miasta dojazd samochodem jest mocno utrudniony, Wnioskodawca na początku lipca 2019 r. zakupił hulajnogę elektryczną, która zdecydowanie pozwoli na sprawniejszą obsługę większości klientów. Ponadto Wnioskodawca podał, że zakupiona hulajnoga stanowi własność Wnioskodawcy, przewidywany okres użytkowania hulajnogi będzie dłuższy niż rok, wartość hulajnogi nie przekroczyła kwoty 10 000 zł, hulajnoga będzie użytkowana tylko do celów prowadzonej działalności gospodarczej.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy stwierdzić, że wydatek na zakup hulajnogi, która będzie używana przez Wnioskodawcę tylko dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, może być bezpośrednio zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym jest możliwe zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym dokonano zakupu hulajnogi elektrycznej.

Należy przy tym podkreślić, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu - każdorazowo spoczywa na podatniku, zgodnie z zasadą, że ciężar dowodu spoczywa na tym podmiocie, który z danego faktu wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne.

Reasumując - Wnioskodawca może uwzględnić zakup hulajnogi jako koszt uzyskania przychodu. (…)”.

Jak widać od kilku lat fiskus dość przychylnie podchodzi do zakupu hulajnogi elektrycznej na cele firmowe. Podkreśla przy tym, że wydatek ten musi faktycznie służyć prowadzonej działalności gospodarczej, przyczyniać się do osiągania przychodów a zatem musi być racjonalnie uzasadniony. Warto w tym miejscu podkreślić, iż wydatek na hulajnogę elektryczną nie znajduje się w ustawowym katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Nie występuje w art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF.

Zakup hulajnogi elektrycznej stanowiącej środek trwały?

Ceny hulajnogi elektrycznej mogą nie raz zaskoczyć. Najczęściej do firmy nabywane są hulajnogi o wartości poniżej 10 000 zł. Druga kwestia jest taka, że najczęściej są one nabywane na dłuższy czas, a więc na okres powyżej 12 miesięcy.

W tych okolicznościach przedsiębiorca ma 3 możliwości ujęcia wydatku na zakup hulajnogi elektrycznej w kosztach:

1. może ująć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów (bez wprowadzenie na stan środków trwałych, czyli do ewidencji środków trwałych),
2. może wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonać jednorazowej amortyzacji,
3. może wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonać amortyzacji w czasie (roczna stawka amortyzacyjna – 18%).

Jeżeli natomiast wartość hulajnogi przewyższy sumę 10 000 zł to przedsiębiorca ma obowiązek wprowadzić ją do ewidencji środków trwałych oraz:

1. może dokonać amortyzacji w czasie (roczna stawka amortyzacyjna – 18%),
2. może dokonać jednorazowej amortyzacji

Końcowo warto także wspomnieć, iż przedsiębiorca – czynny podatnik VAT będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT z faktury za zakup owej hulajnogi elektrycznej, jeżeli będzie ona przeznaczona na sprzedaż opodatkowaną VAT (sprzedaż towarów lub usług podlegających w działalności opodatkowanej podatkiem VAT).

Autor:

Krzysztof Ulicki