Faktura do paragonu bez NIP

Wielu przedsiębiorców prowadzi sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej. Przy pomocy kasy ewidencjonują sprzedaż na rzecz konsumentów, ale także wystawiają paragony z numerem NIP, których odbiorcą są firmy. Czasem zdarza się jednak, że sprzedawca omyłkowo wystawi paragon bez numeru NIP. Jakie konsekwencje podatkowe będą w przypadku, gdy odbiorcą okaże się konsument a jakie, gdy odbiorcą będzie firma? O tym i nie tylko opowiedziano w niniejszej publikacji.

Słowo o fakturze uproszczonej

Wystawianie faktur do paragonu do dziś dzień sprawia problemy wielu przedsiębiorcom. Kilka lat temu ustawodawca zdecydował o wprowadzeniu regulacji dotyczących paragonów z numerem NIP do sumy 450 zł. Taki dokument z numerem NIP i do wskazanej sumy zyskał status faktury uproszczonej. Faktura uproszczona, a więc paragon z numerem NIP do 450 zł nie musi zawierać wielu elementów jakie są wymagane dla tzw. standardowe faktury sprzedaży zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwanej dalej ustawą o VAT).

Paragon z NIP do 450 zł nie musi zawierać danych przedstawionych w poniższej tabeli pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. Dane jakich nie musi zawierać faktura uproszczona zostały wymienione w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT natomiast dane jakie muszą być zawarte w fakturze standardowej w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.

Faktura do paragonu wystawionego dla osoby fizycznej

Od 2020 roku prawodawca wprowadził kilka zasad odnośnie wystawiania faktur do paragonów dokumentujących sprzedaż. Jeżeli nabywcą okazał się konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) wówczas otrzymał od sprzedawcy paragon dokumentujący zrealizowaną sprzedaż towaru lub usługi.

Sprawa w tym wypadku jest prosta i jednoznaczna. Konsument nie prowadzi działalności gospodarczej, a więc nie posługuje się numerem NIP wobec zawieranych transakcji. Dla przypomnienia numerem NIP posługują się wyłącznie przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność:

• jednoosobową,
• jako wspólnik spółek osobowych,
• jako wspólnik spółek kapitałowych,
• w pozostałej formie (np. niektóre stowarzyszenia, fundacje bądź inne podmioty).

Niemniej gdy konsument pierwotnie otrzymał paragon sprzedaży to może poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury sprzedaży. Nie jest to niedozwolone. Mówi o tym art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży na żądanie nabywcy towaru lub usługi dokumentującą:

1. sprzedaż towarów lub usług opodatkowaną VAT dokonywaną przez czynnego podatnika VAT na rzecz innego podatnika prowadzącego działalność lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
2. otrzymanie całości należności lub zaliczki jeszcze przed wykonaniem sprzedaży opodatkowanej VAT (jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z punktu 1),
3. sprzedaż zwolnioną z VAT – podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT podmiotowego albo przedmiotowego (z wyjątkiem rolników ryczałtowych prowadzących działalność rolniczą).

- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Należy jednak podkreślić, że i tutaj przewidziano wyjątki.

Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury sprzedaży, jeżeli całość lub część zapłaty, (zaliczkę lub całą należność) otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał sprzedaży na poczet których otrzymał tę całość lub część tej zapłaty. Należy jednak podkreślić, iż powyższa zasada nie obowiązuje m.in. przy sprzedaży usług budowlanych, najmu, dzierżawy czy dla innych usług, dla których obowiązek opodatkowania w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury i innych.

Sprzedawca ma obowiązek wystawić paragon sprzedaży (jeżeli obowiązkowo stosuje kasę rejestrującą) jako dokument potwierdzający zrealizowaną sprzedaż, gdy odbiorcą jest konsument. Jeżeli jednak konsument po jakimś czasie zażąda wystawienia faktury do takiego paragonu wówczas sprzedawca ma obowiązek ją wystawić, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Po tym terminie sprzedawca nie może już wystawić faktury sprzedaży do paragonu dla konsumenta, który zgłasza taką potrzebę.

Faktura do paragonu wystawionego dla firmy

Sprzedaż na rzecz konsumentów to nie jedyna sprzedaż, która może być zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej. Niekiedy przy pomocy kasy sprzedawca wystawia paragon dla podatnika prowadzącego działalność, który przedstawił swój numer NIP i chciał, aby paragon został wystawiony na firmę, czyli z numerem NIP. Tego typu paragon, a więc z numerem NIP i do kwoty 450 zł jest traktowany jak faktura uproszczona. Co to oznacza w praktyce?

Paragon z numerem NIP do kwoty 450 zł jest równoznaczny z fakturą uproszczoną. Jest on wystawiany tylko dla firmy. Pozwala nabywcy korzystać z praw właściwych dla tradycyjnej faktury. Nabywca ma prawo na podstawie takiego paragonu do odliczenia podatku VAT (jeżeli nabyte towary lub usługi służą działalności opodatkowanej VAT). Ma także prawo ująć ten zakup do kosztów uzyskania przychodów.

Najczęściej sprzedawca pyta odbiorcę będącym firmą czy wystawić paragon (przy transakcji do 450 zł) i prosi o podanie numeru NIP czy może od razu fakturę sprzedaży

Z kolei, jeżeli wartość transakcji przewyższa sumę 450 zł to w takiej sytuacji sprzedawca wystawia fakturę sprzedaży dla firmy i nie wystawia paragonu sprzedaży. Może się jednak zdarzyć pomyłka to znaczy, że osoba fizyczna lub reprezentant osoby prawnej weźmie od sprzedawcy paragon sprzedaży bez numeru NIP (przewidziany dla odbiorcy będącym konsumentem).

Niestety nie można wymieć takiego paragonu na fakturę sprzedaży. Nie można także dokonać korekty takiego paragonu w sensie wycofania / anulacji takiego paragonu, gdyż nie ma tutaj miejsca zdarzenie typu zwrot towaru czy nie wystąpienie transakcji sprzedaży.

Nabywca ma obowiązek w trakcie sprzedaży towaru lub usługi zadeklarować sprzedawcy czy dokonuje zakupu jako podatnik czy jako konsument. Potwierdza to m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku z dnia 11.10.2023r. o sygn. I SA/Bk 264/23.

Sąd wspomina w tym wyroku m.in. o tym, iż „(…) Zdaniem sądu celem ustawodawcy było więc zapobieganie nieuprawnionemu uzyskiwaniu korzyści podatkowych poprzez odliczanie podatku VAT z faktur wystawianych do paragonów fiskalnych otrzymanych przez konsumentów. W takich bowiem okolicznościach, kiedy paragon nie zawiera NIP, niemożliwe jest zweryfikowanie czy ten dokument został wydany temu samemu nabywcy, któremu do tego paragonu wystawiono później fakturę. A zatem: czy osoba otrzymująca fakturę, działająca jako podatnik VAT, rzeczywiście dokonała wcześniej nabycia udokumentowanego paragonem, czy też wykorzystuje jedynie paragon wystawiony na innego, często niezidentyfikowanego konsumenta, w celu otrzymania faktury i odliczenia z niej podatku VAT. Oczywiście wprowadzenie tego przepisu, choć w założeniu odnosi się głównie do nieuczciwych podatników, zakresem zastosowania obejmuje ogół "vatowców" - niezależnie od ich motywacji czy ewentualnej niedbałości, jakiej mogli się dopuścić, nie zgłaszając sprzedawcy, że dokonują nabycia jako podatnik VAT.

Jak jeszcze wskazał ustawodawca w uzasadnieniu do projektu opisywanych zmian: "Proponowane przepisy wymuszają wyłącznie pewną konsekwencję podatnika. To znaczy, jeżeli dokonuje on zakupu jako podatnik, a nie jako konsument, to powinien o tym fakcie poinformować sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu". Prawodawca przyjął więc założenie, że wiążące jest uzewnętrznienie wobec sprzedawcy przez podatnika, że transakcji dokonuje właśnie jako podatnik. Jaki charakter ma zatem udzielenie takiej informacji?

W opinii składu orzekającego należy porównać ją do jednostronnej, nieodwoływalnej czynności, która stanowi jednocześnie deklarację tego, że nabywca jest podatnikiem VAT i w takim charakterze dokonuje zakupu. Pomimo że między sprzedawcą i nabywcą nawiązuje się stosunek prawny wynikający z zawartej umowy np. sprzedaży, to omawiane "oświadczenie" nabywcy co do tego, czy dokonuje nabycia w charakterze podatnika VAT, jest jednostronne, jego złożenie jest warunkiem koniecznym do otrzymania faktury, a co za tym idzie - uzyskania prawa do odliczenia, z kolei jego niezłożenie nie jest obarczone żadną sankcją, lecz - a contrario do powyższego - stanowi przeszkodę w wystawieniu faktury i skorzystania z odliczenia na jej podstawie.

Jako kluczowe należy więc wskazać, że w kontekście art. 106b ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570) oświadczenie przedsiębiorcy, że dokonuje on zakupu jako podatnik VAT, jest czynnością jednokrotną i nieodwoływalną, o charakterze wiążącym dla późniejszych skutków podatkowych wynikających z wystawienia faktury VAT. Złożenie takiej deklaracji po wystawieniu paragonu z kasy fiskalnej jest bezskuteczne, niezależnie od powodu zmiany charakteru podmiotowego, w jakim podatnik miał zamiar dokonać nabycia. Sąd zauważa przy tym, że tego rodzaju mechanizmy, oparte na jednostronnym wniosku/oświadczeniu strony, nie są niczym nowym na gruncie przepisów podatkowych. Dla przykładu, wybór formy opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych również obwarowany jest skutecznością złożenia oświadczenia w tym zakresie, jest ono jednorazowe, jednostronne i skuteczne na przyszłość, a także nieodwołalne - podatnik może z ryczałtu zrezygnować, ale ze skutkiem na przyszłość, nie wstecz. (…)”.

Autor:

Krzysztof Ulicki