Faktura jako dokument podatkowy zawiera szereg obowiązkowych elementów, które muszą zostać uwzględnione. Do takich elementów zalicza się m.in. numer faktury, datę jej wystawienia, kwotę należności brutto i netto, a także nazwę towaru lub usługi. Wiele osób ma problem z właściwym określeniem tego ostatniego elementu. Wątpliwości budzi przede wszystkim stopień precyzyjności opisu danego dobra. Czy wystarczy ogólne wskazanie nazwy sprzedanego przedmiotu, czy też trzeba zawrzeć jeszcze dodatkowe informacje na jego temat. Niniejszy artykuł ma pomóc w wyjaśnieniu niniejszych niejasności i wskazaniu, w jaki sposób należy określać towary i usługi zrealizowane na rzecz klienta.
Nazwa towaru i usługi – precyzja to podstawa!
Przy tworzeniu faktur trzeba zwrócić szczególną uwagę na precyzyjne określenie charakteru zrealizowanej usługi lub typ dostarczonego towaru, jego ilość i specyfikację. Obowiązek ten ciąży na sprzedającym, który jest jednocześnie wystawcą faktury. Nie oznacza to jednak, że nieprawidłowa nazwa towaru lub usługi nie sprawia żadnych problemów także nabywcom.
Trzeba mieć świadomość, że osoby te również rozliczają się w oparciu o dane zawarte na fakturach. Jeśli będą one niezbyt jasno sformułowane albo nie zostanie jednocześnie określony zakres i charakter wyświadczonych usług, klient może mieć problem z rozliczeniem transakcji. Jeśli zatem zostanie zastosowane niepoprawne nazewnictwo towarów i usług, sprzedawca musi liczyć z możliwością poniesienia określonych sankcji karnych, natomiast kupujący może mieć problem z właściwym rozliczeniem transakcji. Pytanie o reguły właściwego nazywania towarów i usług jest zatem jak najbardziej zasadne.
Reguły stosowania poprawnego nazewnictwa na fakturach
Zanim towary i usługi zostaną określone, warto zwrócić uwagę na cel, któremu służy konieczność zachowywania precyzji w nazewnictwie. Przede wszystkim chodzi o usprawnienie kontroli w zakresie wykorzystywania określonych stawek podatkowych, w tym stawek obniżonych.
Jednak w literaturze przedmiotu próżno szukać jednoznacznego określenia, w jaki sposób należy klasyfikować konkretny asortyment. Wszystko zależy bowiem przede wszystkim od rodzaju i specyfiki towarów sprzedawanych przez danego przedsiębiorcę. Mimo wszystko można jednak pokusić się o wskazanie ogólnych wskazówek, jak określać nazwy sprzedawanych towarów oraz świadczonych na rzecz klientów usług. Warto mieć świadomość, że wytyczne te odnoszą się nie tylko do faktur, ale też do paragonów. Tego typu dokumenty także są bowiem istotne dla organów podatkowych z uwagi na określanie stawek ciążących na podatnikach zobowiązań fiskalnych.
Jedna nazwa dla jednego gatunku towarów
Określony typ towarów można określać jedną ogólną nazwą, np. soki, chleb, szynka, gazety pod warunkiem, że wszystkie te towary mają jedną stawkę podatkową. Jeśli obowiązują dla nich inne stawki procentowe, w takim przypadku trzeba dokonać niezbędnych rozróżnień. W tym celu można np. zastosować ogólną nazwę oraz określenie danej stawki procentowej (np. prasa 23%, prasa 8%, prasa 5%).
Towary można pogrupować zgodnie z określonymi kategoriami. Trzeba jednak pamiętać o tym, żeby zaproponowana nazwa nie była zbyt ogólna, np. sukienki, spodnie, bluzki, T-shirty nie mogą zostać zaklasyfikowane pod jedną ogólną nazwą „odzież”. Można stosować skróty zbyt długich nazw, pod warunkiem jednak, że są one zrozumiałe dla klientów. Najważniejsze, aby zastosowana nazwa pozwalała konsumentowi na właściwą identyfikację danego dobra.
Nazwa na fakturze a nazwa na paragonie
Niekiedy przedsiębiorcy kopiują nazwę towaru z paragonu. Nie jest to błąd, pod warunkiem jednak, że zastosowana nazwa faktycznie pozwoli nabywcy na dokładne zidentyfikowanie danego towaru. Jeśli zatem zastosowana nazwa umieszczona na fakturze i paragonie nie jest jednoznaczna dla klienta, należy zmodyfikować ją tak, aby konsument nie miał już żadnych wątpliwości, z jakim towarem ma do czynienia w danym momencie.
Stosowanie skrótów w nazwach na fakturach
Skróty w nazwach towarów i usług są jak najbardziej dozwolone, ale również pod pewnymi warunkami. Wymaga się przede wszystkim, żeby były one czytelne dla konsumenta oraz dla organów fiskalnych tak, aby można je było bez problemu rozszyfrować i przyporządkować do nich określoną nazwę.
Wskazane zalecenia określają ogólne wytyczne, którymi mogą kierować się sprzedawcy przy tworzeniu nazw sprzedawanych towarów i świadczonych usług. W praktyce jednak zadanie właściwego sformułowania wspomnianych nazw często okazuje się niezbyt proste. Największy problem przedsiębiorcom sprawia bowiem określenie optymalnych nazw, które z jednej strony nie byłyby zbyt ogólne, z drugiej natomiast zbyt szczegółowe. Stosowanie zbyt ogólnych nazw jest bowiem niezgodne z prawem, a zbyt długich mian zwykle nie da się zamieścić w niezmienionej postaci na tworzonym dokumencie. Jeśli wątpliwości są poważne, warto skierować się z prośbą do organów podatkowych o określenie, jakie nazwy najlepiej zastosować w danym momencie. To pozwoli uniknąć ewentualnych nieporozumień w relacjach z fiskusem.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
