Regularnie wykonywane dostawy towarów lub systematyczne świadczenie określonych usług na rzecz klienta w praktyce pociąga za sobą możliwość wystawienia tzw. faktury zbiorczej. Pod tym pojęciem zwykle rozumie się rachunek zawierający wszystkie transakcje zawarte z danym klientem w przeciągu danego miesiąca. Niektórzy przedsiębiorcy mają z tym dokumentem jednak pewien problem, a wszystko dlatego, że definicja dotycząca faktur zbiorczych nie została jasno sprecyzowana w obowiązujących przepisach prawnych. Warto zatem zastanowić się, do czego służy taki dokument oraz w jaki sposób go sporządzić.
Kiedy obowiązek wystawienia faktury musi być bezwzględnie przestrzegany?
Obowiązująca ustawa o VAT wskazuje na konieczność wystawiania rachunków za dokonaną transakcję w przypadku, gdy doszło do określonych zdarzeń. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy nastąpiła sprzedaż, a następnie dostawa określonych dóbr i usług na rzecz klienta firmowego. Taka transakcja powinna zachodzić pomiędzy dwoma podatnikami podatku od wartości dodanej albo innego podatku o podobnym charakterze, może także dotyczyć relacji pomiędzy podatnikiem a osobą prawną, która nie jest podatnikiem.
Ponadto fakturą musi być udokumentowana sprzedaż wysyłkowa dokonana pomiędzy podatnikami na terenie kraju lub poza nim. Niekiedy dotyczy to również wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Fakturą trzeba poświadczyć także otrzymanie przez podatnika części lub całości zapłaty przed realizacją dostawy towarów lub wyświadczenia usługi (nie dotyczy to należności uiszczonej w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a także czynności związanych z zachodzącym obowiązkiem podatkowym).
Czym jest faktura zbiorcza?
Faktura zbiorcza jest specjalnym dokumentem, za pomocą którego dokumentuje się co najmniej dwie lub więcej dostaw lub usług zrealizowanych w różnym czasie na rzecz jednego klienta. Podobnie, jak w przypadku standardowego rachunku, trzeba na niej zawrzeć dane wynikające z obowiązującego prawodawstwa. W szczególności należy na niej zamieścić każdy z terminów realizacji określonej dostawy towarów lub świadczenia usług, które to transakcje miały miejsce w przeciągu jednego okresu rozliczeniowego (czyli miesiąca). Fakturę taką wystawia się zwykle ostatniego dnia miesiąca, którego ona dotyczy. Trzeba ją wystawić nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do realizacji transakcji. Sprzedaż o charakterze ciągłym oznacza konieczność wystawienia faktury nie później niż 7 dnia od zakończenia miesiąca, w którym doszło do realizacji transakcji.
Co powinna zawierać faktura zbiorcza?
Aby faktura zbiorcza była prawidłowo wystawiona, musi zawierać datę wykonania dostawy lub realizacji usługi będącej przedmiotem transakcji. Jeśli taka data nie została określona lub też pokrywa się ona z datą wystawienia faktury, w takim przypadku nie ma konieczności określania osobno każdej daty i wpisywania jej w poszczególnych rubrykach. W przeciwnym razie trzeba wpisać przy każdej pozycji na dokumencie datę realizacji transakcji.
Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur zbiorczych?
Zasadniczo wystawianie faktur zbiorczych nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy. To do właściciela działalności gospodarczej należy decyzja w sprawie, które towary usług wyświadczone na rzecz jednego klienta zostaną uwzględnione na fakturze zbiorczej. Inne transakcje można zamieścić na osobnych fakturach lub też innych fakturach zbiorczych. A zatem tylko od przedsiębiorcy zależy, które usługi i w jakiej kolejności zawrze na jednej fakturze zbiorczej i czy rzeczywiście zdecyduje się ją wystawić niezależnie od tego, czy w danym miesiącu zostało wykonane więcej usług na rzecz danej firmy czy też nie.
Co powinna zawierać faktura zbiorcza?
Faktura zbiorcza powinna zawierać takie same dane jak każda inna faktura. W szczególności muszą się na niej znaleźć takie elementy, jak dane osobowe sprzedawcy i odbiorcy, stawka podatku i jego kwota, podstawa opodatkowania, cena i wartość towaru netto, a także data wystawienia i dokończenia dostawy towarów lub wykonania usługi. Bardzo ważne jest też określenie, o jaki towar bądź usługę chodzi.
Zalety i wady faktury zbiorczej
Z wystawianiem faktur zbiorczych wiążą się pewne zalety, ale również wady. Za najważniejszą korzyść ujmowania kilku transakcji na jednym dokumencie uznaje się oszczędność czasu i pieniędzy i to zarówno z punktu widzenia sprzedawcy, jak i klienta. W takiej sytuacji nie trzeba się liczyć z kosztami wystawiania i magazynowania pojedynczych faktur oraz ich drukowania. Zmniejszenie ilości dokumentów do przeanalizowania upraszcza weryfikację dokumentów księgowych oraz ich rozliczanie, pozwalając na wykrycie potencjalnych błędów.
W przypadku małych firm regularne opłacanie faktur przez kontrahentów jest bardzo ważne. Natomiast rozliczanie się w oparciu o faktury zbiorcze sprawia, że płatność zazwyczaj wpływa na konto sprzedawcy z dużym, czasem nawet miesięcznym poślizgiem. Trzeba też pamiętać o tym, że niektórzy klienci wolą opłacać pojedyncze faktury.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
