Każda działalność gospodarcza prowadzona jest w celu uzyskania określonych dochodów. Trzeba jednak pamiętać również o tym, że firma na ogół generuje także rozmaite wydatki, których poniesienie jest konieczne do pomnożenia zysków bądź też utrzymania się na rynku jako podmiot działający w określonej branży. Wspomniane koszty określa się mianem kosztów uzyskania przychodu (KUP). Takie wydatki w określonych sytuacjach można odliczyć od podatku, pomniejszając tym samym zobowiązanie podatkowe. Należy jednak uświadomić sobie, że nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą można zaliczyć do wspomnianej kategorii. Warto dowiedzieć się więcej na ten temat.
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Kosztami uzyskania przychodów zgodnie z obowiązującym prawem nazywa się wydatki ponoszone w celu uzyskania dochodów albo zachowania bądź zabezpieczenia ich źródła. Poniesienie określonych wydatków firmowych zaliczanych do KUP musi zostać odpowiednio udokumentowane. Najczęściej do potwierdzenia wspomnianego faktu wykorzystuje się rozmaite rachunki oraz faktury VAT.
Do tego celu mogą posłużyć ponadto inne dokumenty poświadczające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie wytycznych zawartych w ustawie o podatku dochodowym. Mogą to być także inne pisemne dowody potwierdzające zaistnienie danej transakcji. W takiej sytuacji jednak wspomniane pisma muszą zawierać określone informacje. Zalicza się do nich przede wszystkim dane osobowe stron operacji gospodarczej i ich adresy, daty wystawienia dokumentu lub dokonania transakcji, przedmiot operacji gospodarczej, ilościowe określenie towaru lub usługi oraz wartość transakcji. Kluczową rolę w potwierdzeniu autentyczności dokumentu odgrywają także podpisy osób uprawnionych do dokumentowania operacji gospodarczych.
Kiedy dany koszt nie może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu?
Z katalogu wydatków zaliczanych do kategorii KUP wyłącza się przede wszystkim koszty, które zostały poniesione w innym celu niż uzyskanie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła. Z taką samą sytuacją mamy do czynienia również wówczas, gdy dany rozchód mają charakter jedynie pozorny.
Podobnie jeśli określony wydatek znajduje się w zamkniętym katalogu zawartym w art 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dotyczy to m.in. wydatków na nabywanie gruntów i praw wieczystych do ich użytkowania, odpisu z tytułów zużycia samochodu osobowego, wydatków na spłatę pożyczek i kredytów czy też ofiar i darowizn oraz grzywien i kar pieniężnych. Z kosztów uzyskania przychodów wyklucza się czasem niektóre wydatki, które w określonych okolicznościach mogłyby zostać przyporządkowane do tej kategorii (np. koszty rozliczane na zasadzie kasowej). Co do zasady, kosztów uzyskania przychodów nie stanowią również wydatki związane z przychodami zwolnionymi z podatku.
Przykłady wydatków wyłączonych z KUP
Za koszty uzyskania przychodów nie można uznać na przykład wydatków przedsiębiorców na zakup usług gastronomicznych. Tego typu wydatki z reguły zalicza się bowiem do tzw. kosztów reprezentacji firmy, które nie stanowią podstawy do pomniejszenia przychodu. Zgodnie z ogólną interpretacją Ministra Finansów z 2013 roku koszt zakupu posiłków, przekąsek czy napojów dla uczestników różnych spotkań biznesowych czy konferencji nie może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Co istotne, żadnego znaczenia przy tym nie ma miejsce ani czas podawania gościom wspomnianych posiłków.
Wbrew powszechnemu przekonaniu kosztem uzyskania przychodu nie jest również zakup okularów korekcyjnych albo soczewek kontaktowych do pracy przy komputerze. Organy skarbowe w takiej sytuacji wychodzą bowiem z założenia, że dany wydatek w jednoosobowej działalności gospodarczej ma charakter osobisty. Nabyte okulary służą bowiem nie osiąganiu przychodów przez daną osobę, ale ochronie jej wzroku przed szkodliwym światłem niebieskim emitowanym przez ekran komputera.
Problematycznym wydatkiem nierzadko okazuje się również koszt szkoleń i warsztatów dokształcających. W tym aspekcie wszystko zależy od celu przeprowadzenia danego szkolenia oraz jego tematu. Jeśli tematyka kursu jest ściśle związana z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą, w takiej sytuacji organy skarbowe z reguły zgadzają się na zaliczenie wspomnianych kosztów do katalogu KUP. Zupełnie inaczej natomiast jest w przypadku szkoleń dotyczących innych dziedzin. Takie warsztaty służą bowiem rozwojowi indywidualnemu danej osoby, a nie prowadzonemu przez nią biznesowi.
Trzeba też mieć świadomość, że kosztami uzyskania przychodu nie mogą być również wydatki na zabiegi medyczne, którym poddaje się przedsiębiorca. Podobnie jest również z zakupionymi przez niego ubraniami służbowymi (np. garniturem noszonym w trakcie spotkań z kontrahentami).
Kosztami uzyskania przychodu nie można nazwać także środków finansowych przeznaczonych na opłacenie odszkodowań albo kar umownych dotyczących np. wad dostarczonych towarów lub zrealizowanych usług.
Źródła:
Autor: Łukasz Stachurski
