Każda firma wydaje określoną pulę swoich środków na wydatki związane z jej promocją. Specjalnie w tym celu został stworzony tzw. fundusz reprezentacyjny, na koncie którego gromadzi się środki w określonej wysokości. Pieniędzmi tymi dysponują upoważnione do tego przez firmowy zarząd osoby. Środki nie mogą być jednak wydawane na dowolny cel. Wymaga się bowiem, aby pozostawały one w ścisłym związku z celami reprezentacyjnymi przedsiębiorstwa. Warto dowiedzieć się, jakie wydatki można zaliczyć do tej kategorii oraz jak wygląda kwestia ich opodatkowania oraz ewentualnego odliczenia od kosztów uzyskania przychodów. Istotny jest też problem właściwego rozróżnienia pomiędzy reprezentacją firmy, a działaniami reklamowymi.
Reprezentacja firmy a koszty podatkowe
Wydatki na reprezentację firmy nie są uznawane za koszty uzyskiwania przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Dotyczy to przede wszystkim kosztów zakupu żywności i napojów, w tym alkoholowych na spotkania biznesowe. Trzeba mieć świadomość, że katalog wyłączeń jest jednak znacznie szerszy, a obowiązująca ustawa nie wymienia wszystkich przypadków. Każdą sytuację organy podatkowe rozpatrują indywidualnie, biorąc pod uwagę przede wszystkim cel przyświecający podatnikowi w trakcie danego działania. Jeśli było ono ukierunkowane na stworzenie pozytywnego wizerunku firmy i zbudowanie dobrych relacji z kontrahentami, taki wydatek automatycznie uznaje się za reprezentację firmy. To oznacza jego wyłączenie z możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.
Warto mieć świadomość, że wskazanie wydatków ponoszonych na usługi gastronomiczne jako kosztów reprezentacyjnych, nie w każdej sytuacji oznacza wyłączenie ich z możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych. Jeśli tego typu transakcjom przyświecał bowiem inny niż wspomniany cel, można je przyporządkować do kosztów uzyskania przychodów.
Definicja reprezentacji w przepisach podatkowych
Obowiązujące aktualnie ustawodawstwo nie definiuje wprost, czym jest reprezentacja firmowa. Pewne trudności sprawia jej odróżnienie od reklamy. Jest to szczególnie istotne, jeśli wziąć pod uwagę fakt, że wydatki marketingowe w zdecydowanej większości przypadków stanowią koszty uzyskania przychodów. Zgodnie ze słownikową definicją za reprezentację uznaje się „wystawność” lub „okazałość”.
Sugerowałoby to spektakularny charakter przeprowadzanych akcji reprezentacyjnych. Niekiedy jednak sądy za reprezentację przedsiębiorstwa uważają nawet przekazywanie kontrahentom drobnych upominków opatrzonych logiem innych marek. Niepewna sytuacja prawna zwykle wymusza na firmach konieczność występowania do administracyjnych organów sądowych z prośbą o interpretację każdego indywidualnego przypadku. Sądy po rozpatrzeniu sprawy wydają decyzje w możliwie jak najkrótszym czasie.
Reklama a koszty podatkowe
Główna istota reklamy sprowadza się do zachęcania kontrahentów do nabywania określonych produktów lub korzystania z pewnych usług. Reklama może mieć zarówno publiczny, jak i niepubliczny charakter. Tego typu wydatki mogą zostać w całości uznane za koszty uzyskania przychodów, jeśli ich ponoszeniu przyświeca cel uzyskania przychodu albo zabezpieczenia jego źródeł, a równocześnie nie są one wyłączone z katalogu wspomnianych kosztów.
Zanim podatnik zdecyduje się zatem ująć dany wydatek w kosztach podatkowych, musi najpierw znaleźć rzetelną przesłankę takiego stanu rzeczy, argumentując, że reklama miała na celu zwiększenie dochodów firmowych lub zabezpieczenie ich źródeł. Niekiedy wystarczy też argumentacja wskazująca, że na skutek reklamy prawdopodobieństwo uzyskania większego przychodu z tytułu prowadzenia reklamowanej działalności gospodarczej.
Fundusz reprezentacyjny
Podatnikowi przysługuje prawo do utworzenia specjalnego funduszu reprezentacyjnego. Fakt ten musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w prowadzonych księgach rachunkowych (dotyczy to np. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych). Odpisy dokonywane na wspomniany fundusz nie są uznawane za koszty podatkowe przedsiębiorcy.
Ujmowanie wydatków w ewidencji księgowej
Wydatki reprezentacyjne zalicza się do kosztów działalności operacyjnej. Należy je ujmować na koncie zespołu 4, wpisując je pod rubryk a „Pozostałe koszty”, w określonych sytuacjach dzieląc jednostkę na reprezentację i reklamę. Stosownego wpisu można też dokonać na koncie 5 w cenach nabycia zakupu lub kosztach wytworzenia.
Towar przekazany z firmowego magazynu na cele reprezentacyjne musi zostać opatrzony wewnętrzną fakturą. Zasady tej nie stosuje się jedynie do przedmiotów i gadżetów o stosunkowo niewielkiej wartości rynkowej. Za graniczną kwotę każdej pojedynczej sztuki uznaje się tutaj 10 zł. Podobnie postępuje się wówczas, gdy nie ma ewidencji umożliwiającej ustalenie tożsamości osób, którym przekazano prezenty w ramach przeprowadzonej akcji reprezentacyjnej. Na ogół przyjmuje się możliwość odliczenia VAT-u naliczonego przy zakupie, warto jednak pamiętać o konieczności naliczenia należnego VAT przy przekazaniu towaru w ręce osoby obdarowanej.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
