Dla większości firm termin sporządzenia i podpisania sprawozdania upływa z końcem I kwartału roku, czyli do dnia 31 marca danego roku.
Zgodnie bowiem z zapisem ustawy o rachunkowości na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się sprawozdanie finansowe dla wielu jednostek organizacyjnych, które stosują przepisy ustawy o rachunkowości i rok kalendarzowy pokrywa się z rokiem obrotowym.
Zgodnie z art. 12 ust. 2 „Księgi rachunkowe zamyka się:
- na dzień kończący rok obrotowy,
- na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
- w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
- na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku połączenia lub podziału powstaje nowa jednostka, to jest dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
- na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
- na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami
nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.”
Odpowiedzialnym za sporządzenie sprawozdania jest kierownik jednostki. To on również wraz z osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych składa podpis pod przygotowanym dokumentem. Dla spełnienia wymogów formalnych obowiązkowe jest podanie daty złożenia podpisu.
Kierownik jednostki to :
- członek zarządu lub inny organ zarządzający, w przypadku organu wieloosobowego - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę;
- w spółkach jawnych i cywilnych, kierownikiem jednostki są wspólnicy prowadzący sprawy spółki;
- w spółkach partnerskich – wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd;
- w spółkach komandytowych i komandytowo - akcyjnych - komplementariusze prowadzący sprawy spółki;
- w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, kierownikiem jednostki jest osoba prowadząca działalność; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio;
- za kierownika jednostki uznaje się również - likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego.
Data sporządzenia sprawozdania to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, że sprawozdanie zostało sporządzone zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości będzie obowiązywać kierownika jednostki (w przypadku organu wieloosobowego wszystkich członków tego organu).
Aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone kompletnie w rozumieniu przepisów ustawy rachunkowości, tj. nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, powinno zostać podpisane w okresie do 31 marca przez wszystkie osoby tj. osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg oraz kierownika jednostki.
Przykład :
Główna księgowa przygotowała i podpisała sprawozdanie finansowe spółki w dniu 20 marca. Podpisane sprawozdanie przekazała Prezesowi, który to złożył podpis dnia 28 marca. Zgodnie z powyższymi danymi sprawozdanie finansowe spółki zostało sporządzone na dzień 20 marca .
W przypadku spółek, dla których rok obrotowy jest różny od roku kalendarzowego, termin na sporządzenie i podpisanie sprawozdania upływa z trzecim kwartałem po dniu bilansowym.
Przykład :
Spółka ze względu na specyfikę działania ma przesunięty rok obrotowy, który trwa od 1 maja danego roku do 30 kwietnia roku następnego. Dla tej spółki termin na sporządzenie i podpisanie sprawozdania upłynie 31 lipca.
Zasadą jest, że sprawozdanie podpisują wszystkie osoby wchodzące w skład organu wieloosobowego.
Od stycznia 2022r. obowiązują jednak w tym zakresie pewne uproszczenia. Zgodnie bowiem z art. 52 ust. 2b „Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń.”
Wspomniane oświadczenia powinny zostać dołączone do sprawozdania za dany rok.
Kolejnym ważnym etapem związanym z zamknięciem roku obrotowego jest zatwierdzenie sprawozdania i przesłanie go do właściwego rejestru sądowego.
Zgodnie z Art. 53 ust. ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Najczęściej będzie to 30 czerwca (dla firm o takim samym roku obrotowym i kalendarzowym). Zatwierdzenie sprawozdania, dla zapewnienia jego ważności, wymaga formy pisemnej.
W zależności od formy prawnej jednostki może mieć ono postać np.:
- oświadczenia woli w przypadku gdy księgi rachunkowe prowadzi osoba fizyczna,
- uchwały organu zatwierdzającego, przykładowo w spółce walne zgromadzenie wspólników,
- bądź decyzji organu założycielskiego.
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzący księgi rachunkowe, mają obowiązek sporządzenia sprawozdania i przekazania go do szefa Krajowej Administracji Skarbowej w terminie takim jak dla złożenia zeznania podatkowego, czyli do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przekazują sprawozdanie finansowe wraz z innymi wymaganymi dokumentami do KRS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Jeśli zatem termin na zatwierdzenie sprawozdania upływa 30 czerwca to termin na jego złożenie upływa 15 lipca.
Źródła:
https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi/#sporzadzanie-i-podpisywanie-deklaracji
Autor:
Beata Tęgowska
