W momencie, gdy mamy już sprawozdanie finansowe przygotowane i podpisane w formacie XML możemy przystąpić do przesłania go do KRS.
Na początek upewnijmy się, że sprawozdanie jest poprawne i podpisane. W tym celu przejdźmy na portal Ministerstwa finansów:
https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start
Wybierzmy tutaj opcję "wczytaj sprawozdanie", następnie zaś w kolejnym kroku wybierzmy opcję "Załaduj plik".
Następnie odnajdźmy sprawozdanie na dysku komputera i zatwierdźmy, pojawi się informacja o podpisach w sprawozdaniu:
Koniecznie upewnijmy się, że sprawozdanie zawiera podpisy, które w tym miejscu powinny być wskazane. Sprawozdanie powinno być podpisane najpóźniej 31 marca roku następującego po roku zakończonym (dla jednostek których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia roku ubiegłego). Tak więc upewnijmy się, że data jest prawidłowa.
Sprawdźmy też, czy są tu wszystkie podpisy - sprawozdanie np. w spółce z o.o. powinno być podpisane przez osobę prowadzącą księgi handlowe oraz wszystkich członków zarządu.
Jeśli niektóre osoby podpisują się profilem zaufanym, a inne kwalifikowanym, zalecane jest aby najpierw podpisały się osoby korzystające z profilu zaufanego.
W sytuacji, gdy sprawozdanie podpisywaliśmy podpisem, który został zapisany w odrębnym pliku, czyli tzw. podpisem zewnętrznym, możemy poniżej wybrać "Tak" i wczytać ten podpis z dysku.
Po sprawdzeniu podpisów wybierzmy "Dalej", a następnie "Pobierz PDF" lub "Podgląd" aby zobaczyć treść sprawozdania. Upewnijmy się, że dane tam są i są poprawne.
Następnie możemy przejść do wysyłki sprawozdania do KRS.
Zanim to zrobimy upewnijmy się, że posiadamy następujące pliki, które musimy złożyć w KRS:
- podpisane sprawozdanie finansowe w pliku XML,
- uchwałę wspólników o zatwierdzeniu zysku lub pokryciu straty,
- uchwałę wspólników o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
- sprawozdanie z działalności jednostki (podpisane elektronicznie przez kierownika jednostki).
Są to standardowe dokumenty w przypadku spółki z o.o., niektóre inne rodzaje jednostek mogą wymagać innych lub dodatkowych dokumentów. W przypadku spółek mikro i małych sprawozdanie z działalności nie jest wymagane. Szczegóły odnośnie wymaganych załączników znajdziemy w Ustawie o Rachunkowości.
Aby złożyć dokumenty do KRS przejdźmy na stronę Repozytorium Dokumentów Finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości:
https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/
W tym miejscu wybierzmy przycisk "Zaloguj"
Na kolejnej stronie wprowadźmy swój e-mail i hasło.
W przypadku gdy nie posiadasz jeszcze loginu i hasła do tego systemu, to musisz najpierw zarejestrować się pod tym adresem a następnie powrócić do ekranu logowania powyżej:
https://ekrs.ms.gov.pl/s24/strona-glowna?p_p_id=58&p_p_lifecycle=0&p_p_state=maximized&p_p_mode=view&p_p_col_id=column-2&p_p_col_count=1&saveLastPath=false&_58_struts_action=%2Flogin%2Fcreate_account
|
UWAGA!
Upewnij się, że dokumenty przesyłasz przez stronę Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie jest to bezpłatne. Strona S24 również oferuje taką możliwość, ale jest ona odpłatna
|
Po zalogowaniu pojawi się informacja, że zgłoszenie dokumentów finansowych wymaga podpisania podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym. Zalecamy wybór tej drugiej opcji.
Pierwsza z nich czasem może nie działać. Dlatego też jeśli chcesz jednak skorzystać z podpisu kwalifikowanego, to pojawi się tu link do pobrania oprogramowania, które najpierw musisz zainstalować (środowisko JAVA JRE).
Po zalogowaniu kliknijmy w opcję "Przygotowywanie i składanie zgłoszeń".
Następnie wybieramy "Dodaj zgłoszenie".
Na kolejnym ekranie wpiszmy numer spółki, dla której chcemy przesłać zgłoszenie, i wybierzmy "Szukaj".
Pojawią się szczegóły spółki.
Wybierzmy "Dalej".
Na następnym ekranie podajmy dowolną nazwę roboczą zgłoszenia. Zgłoszenie w dowolnym momencie możemy zapisać przyciskiem "Zapisz" na dole i później do niego wrócić.
W polach "data od" i "data do" podajmy daty roku obrotowego za który składane jest sprawozdanie.
W rodzaju zgłoszenia wybierzmy "Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych" i wybierzmy "Dodaj dokument".
Pojawi się ekran dodania dokumentu do sprawozdania. Podajmy w nim datę pierwszego z dokumentów, wybierzmy jego rodzaj np. "Roczne sprawozdanie finansowe", język dokumentu i dodajmy dokument z dysku komputera opcją "Wybierz plik". Upewnij się, że nazwa pliku nie zawiera nietypowych znaczków ani nie jest za długa. Najlepiej, aby były tam same litery i cyfry, bez spacji.
Po wczytaniu pierwszego dokumentu zatwierdzamy klikając "Zapisz".
W ten sam sposób ponownie kliknij "Dodaj dokument" i wprowadź kolejne dokumenty, takie jak:
- Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty
- Uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego
- Sprawozdanie z działalności (niewymagane w spółkach mikro i małych)
Zwróćmy uwagę, że sprawozdanie z działalności jednostki musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez kierownika jednostki. Podpis taki nie jest wymagany w przypadku uchwał o podziale zysku/pokryciu straty ani przy uchwale o zatwierdzeniu sprawozdania. Jeśli jednak nie podpiszesz uchwał podpisem elektronicznym to w ostatnim kroku wysłania sprawozdania do KRS będziesz mógł wybrać wyłącznie podpis zaufany.
W niektórych jednostkach wymagane są także:
- Opinia biegłego rewidenta
- Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej
Zalecamy okresowo klikać przycisk "Zapisz" aby zapisać obecny stan zgłoszenia.
Po wprowadzeniu dokumentów możemy jeszcze podejrzeć wgrane pliki klikając "Pobierz".
Następnie po upewnieniu się, że wszystko wprowadziliśmy prawidłowo, kliknijmy "Dalej".
W kolejnym kroku zaznaczamy czy chcemy dołączyć do sprawozdania dodatkowe dokumenty. Standardowo wybierzmy "Nie". Natomiast jeśli są jakieś dokumenty, które chcielibyśmy dołączyć, wybierzmy "Tak" i dodajmy te dokumenty. Przejdźmy do kolejnej strony klikając "Dalej".
Na kolejnej stronie zapiszmy aktualny stan sprawozdania klikając "Zapisz", następnie kliknijmy "Weryfikuj zgłoszenie", aby sprawdzić, czy sprawozdanie jest kompletne.
Jeśli wszystko się zgadza można przystąpić do podpisania sprawozdania. Klikamy na okienko "Zaznacz" przy danej osobie i po prawej stronie wybieramy przycisk "Wybierz", tam wybieramy rodzaj podpisu jaki chcemy użyć.
My wybierzemy tu podpis zaufany. Jeśli chcemy, możemy także przekazać sprawozdanie innemu użytkownikowi do podpisania. Wtedy sprawozdanie pojawi się na jego koncie.
Po podpisaniu pojawi się informacja, że zgłoszenie zostało podpisane.
Wybierzmy teraz opcję "Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF.
Pojawi się komunikat "Zgłoszenie zostało wysłane do repozytorium DF. Otrzymasz powiadomienia o rejestracji zgłoszenia, zamieszczeniu wzmianek, rejestrze oraz zamieszczeniu złożonych dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych.".
To już wszystko! Możesz teraz cofnąć się do strony Repozytorium Danych Finansowych, aby sprawdzić wysłane dokumenty - jednak może jeszcze chwilę potrwać zanim tu się pojawią:
https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/
Monitorowanie jednostek w KRS
Jak już jesteśmy w tym miejscu zachęcamy na koniec do przejścia jeszcze do portalu umożliwiającego monitorowanie zmian w danych jednostek w KRS. Dzięki temu będziesz otrzymywał informację każdorazowo, gdy ktoś zmieni dane Twojej spółki:
https://newsletter-krs.ms.gov.pl/
Zalecamy dodanie tu swojej firmy do monitorowania. Pamiętaj też, aby co roku przedłużyć ważność subskrypcji, gdyż ustawia się ją każdorazowo maksymalnie na rok czasu.
