W przypadku osób fizycznych uzyskanie dostępu do KSeF jest proste – wystarczy zalogować się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym. W przypadku osób prawnych jest to już bardziej skomplikowane. Aby uzyskać dostęp osoba prawna (np. spółka z o.o.) może zalogować się przy użyciu pieczęci kwalifikowanej – jest to jednak rzadko wykorzystywane i drogie rozwiązanie. Drugim i bezpłatnym sposobem jest złożenie wniosku ZAW-FA.
|
Spis treści:
- Skąd pobrać zawiadomienie?
- Jak wypełnić wniosek?
- Jak wysłać zawiadomienie?
- Jak pracować w KseF?
|
Skąd pobrać zawiadomienie?
Najpierw pobierzmy wzór zawiadomienia ze strony ministerstwa, spod tego adresu:
https://www.podatki.gov.pl/vat/formularze-do-druku-vat/#headingItem037
Lub tym linkiem bezpośrednio do wniosku:
https://www.podatki.gov.pl/media/8968/zaw-fa-02-08.pdf
Wniosek nie może być wypełniony elektronicznie ani nie można go wysłać przez e-PUAP. Należy go wydrukować i wypełnić ręcznie.
Jak wypełnić wniosek?
Wypełnimy wniosek na przykładzie spółki z o.o., która udziela uprawnienia do KSeF osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.
W poz. 1 wpisujemy nr NIP spółki, która składa formularz, czyli podmiotu, który chce nadać innej osobie uprawnienia do KSeF.
Poz. 4 wypełniamy, jeśli składany formularz jest kolejnym egzemplarzem, np. gdy wnioskujemy o nadanie uprawnień dla kilku osób jednocześnie. Wpisujemy zatem kolejny nr egzemplarza i obok sumę formularzy składanych w tym momencie.
Poz. 5 zawiera dane Urzędu Skarbowego, do którego składamy wniosek, będzie to zazwyczaj urząd, w którym spółka dokonuje firmowych rozliczeń podatkowych,
W poz. 6 zaznaczamy powód składania wniosku. Wybieramy poz. 6.1 jeśli nadajemy uprawnienia bądź poz. 6.2 w przypadku odebranie tych uprawnień przez podatnika- osobę prawną.
W sytuacji, gdy osoba fizyczna ma podpis kwalifikowany niezawierający nr. NIP ani PESEL (może się to zdarzyć zwykle w przypadku osób z zagranicy), w takim wypadku oznaczamy właśnie poz. 6.3, aby uwierzytelnić ten podpis.
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych podatnika, czyli firmy składającej zawiadomienie – w naszym przypadku spółki z o.o. Zgodnie z powodem złożenia formularza w przypadku zaznaczenia poz. 6.1 lub 6.2 oznaczyć należy odpowiednio poz. 7.1 lub 7.2 – w naszym przypadku zaznaczamy „podmiot niebędący osobą fizyczną”.
Jeśli celem złożenia zawiadomienia jest zgłoszenie danych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny bez NIP i PESEL, którym będzie się posługiwała osoba fizyczna wskazana w sekcji oznaczamy odpowiednio poz. 7.3
Poz. 8 wypełniona zostaje danymi firmy (nazwą) bądź imieniem i nazwiskiem, jeśli wniosek składa osoba fizyczna.
Odpowiednio poz. od 9 do 19 powinny zawierać informacje o danych adresowych podmiotu składającego zawiadomienie, czyli naszej spółki.
Kolejne pozycje dokumentu dotyczą danych osoby, której nadajemy uprawnienia, będzie to zawsze osoba fizyczna.
Zależnie od tego jakim nr identyfikacyjnym posługuje się osoba zaznaczamy poz. 20.1 lub 20.2. W przypadku, gdy dana osoba nie posiada numeru identyfikacyjnego oznaczamy poz. 20.3. Dotyczyć będzie to najczęściej nierezydenta.
W poz. 21 wpisujemy nr identyfikatora zgodnie z wyborem (NIP lub PESEL).
W naszym przypadku zaznaczylibyśmy pole 20.1 i wpisali NIP w pole 21.
Poz. 22 i 23 to Imię i Nazwisko osoby, której nadajemy uprawnienia.
Dla osób nie posiadających numeru NIP ani PESEL należy uzupełnić poz. 24, 25, 26, 27. Jeśli dana osoba posiada NIP lub PESEL to nie wypełniamy tych pól.
Odpowiednio w pozycjach od 28 do 36 wypełniamy dane adresowe oraz opcjonalnie kontakt e-mailowy osoby fizycznej, której nadajemy uprawnienia.
Poz. 36 wypełniamy, jeśli zawiadomienie dotyczy osoby fizycznej, która posiada podpis kwalifikowany bez numeru NIP czy też PESEL. W tym miejscu należy wpisać unikalne dane identyfikujące podpis kwalifikowany tej osoby. Dotyczy to sytuacji, gdy wcześniej dokonaliśmy oznaczenia w części A poz. 6.3
W naszym przypadku pominiemy to pole.
Poz. Od 40 do 63 wypełnia odpowiednio osoba lub osoby reprezentujące podatnika/podmiot składający zawiadomienie. Znajduje się tu miejsce na sześć podpisów, większa liczba osób reprezentująca podmiot wymaga złożenia kolejnego zawiadomienie ZAW-FA.
W naszym przypadku, gdy spółkę z o.o. reprezentuje prezes zarządu – wpiszemy jego dane – imię, nazwisko, stanowisko w pola 40-42, zaś w polu 43 złożony zostanie jego podpis.
Jak wysłać zawiadomienie?
Tak wypełnioną (ręcznie) i podpisaną deklarację należy wysłać na adres urzędu skarbowego odpowiedniego dla naszej spółki.
Jeśli podaliśmy adres e-mail osoby nadającej uprawnienia i przyjmującej uprawnienia, to po zatwierdzeniu wniosku przez urząd skarbowy otrzymamy informację z potwierdzeniem:
Od tego momentu możemy korzystać z KSeF.
https://www.podatki.gov.pl/ksef/
Jak pracować w KSeF?
Choć KSeF umożliwia wystawianie faktur bezpośrednio przez stronę internetową, to rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo jest bardzo toporne w obsłudze. Nie pozwala na zapamiętanie kartoteki kontrahentów, nie ułatwia w żaden sposób wystawiania faktur, nie pozwala na wygenerowanie choćby najprostszych raportów czy podsumowania sprzedaży za cały okres, nie pozwala też na importowanie faktur jako księgowania.
Z tego powodu do obsługi KSeF zalecamy skorzystanie z programów do fakturowania, np. takich jak Systim.pl:
https://www.systim.pl
Dokładna instrukcja integracji Systim z KSeF znajduje się pod tym adresem:
https://www.systim.pl/q479-Integracja-z-systemem-KSeF-w-Systim---jak-wystawiać-faktury-jak-pobierać-faktury-od-kontrahentów
Autor:
Beata Tęgowska
