W ostatnim czasie procedowano projekt ustawy, zgodnie z którym planuje się znacząco zmienić reguły opracowywania sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności, jak również zasady podpisywania wspomnianych sprawozdań. W efekcie jednostki będą zobligowane do sporządzania sprawozdań finansowych zgodnych z wymogami zawartymi w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815. Główną przesłanką do wprowadzenia wspomnianych regulacji stał się następujący dynamicznie w obecnym czasie rozwój nowoczesnych technologii cyfrowych, dzięki któremu firmy oraz inne instytucje mogą szybciej spełniać swoje zobowiązania administracyjne w aspekcie sporządzania sprawozdań finansowych, oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych, a użytkownicy tych dokumentów mogą szybko pobierać dane i poddawać je analizie. Zmiany w tym względzie przyspieszyła także pandemia koronawirusa.
Aktualny stan ustawodawstwa
Zgodnie z obowiązującym prawem do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej uprawnione są wszystkie jednostki. Te, które figurują w rejestrze przedsiębiorców KRS, opracowują sprawozdania finansowe w formatach udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów.
Jeśli jednak sporządzają one sprawozdania finansowe zgodnie z wytycznymi zawartymi w MSR mogą sporządzać wspomniane dokumenty w dowolnym formacie elektronicznym, np. PDF. Emitenci, czyli osoby fizyczne i prawne zajmujące się emisją papierów wartościowych, przygotowują jednostkowe sprawozdania finansowe zgodnie z ustawą w formatach XML z załączonym plikiem PDF, a jednostkowe i skonsolidowane sprawozdania finansowe w dowolnym formacie elektronicznym. Dokumenty te po opracowaniu muszą zostać złożone w KRS w wyznaczonym do spełnienia tego zobowiązania terminie.
Postulowane zmiany
Zmiana ustawy ukierunkowana jest na ujednolicenie przepisów wspomnianej ustawy w aspekcie stosowania jednego formatu elektronicznego dla wszystkich sprawozdań finansowych przygotowywanych i opracowywanych przez emitentów. W rozporządzeniu unijnym z 2019 roku, na którym ma bazować nowe prawo, wskazano bowiem, że raporty roczne i wchodzące w ich skład sprawozdania finansowe powinny być sporządzane w formacie XHTML.
Sprawozdania skonsolidowane znakuje się natomiast za pomocą standardu Inline XBRL. Po wprowadzeniu w życie nowych przepisów miałyby one dotyczyć również jednostek, które nie są emitentami, ale ciąży na nich obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z MSR. W założeniu ustawodawcy ujednolicenie formatów e-sprawozdań finansowych powinno doprowadzić do zwiększenia użyteczności wspomnianych dokumentów.
Praktyczne sposoby wprowadzenia zmian
Wprowadzenie zmian będzie możliwe dzięki zastosowaniu kilku modyfikacji. Przede wszystkim obowiązująca definicja emitenta w świetle nowego prawa powinna odwoływać się do terminologii zawartej w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 grudnia 2004 roku 2004/109/WE. W ten sposób dojdzie do wyłączenia z definicji emitenta pewnych grup podmiotów, w tym przede wszystkim władz państwowych, regionalnych i lokalnych w danym kraju, części międzynarodowych instytucji publicznych, krajowych banków centralnych Państw Członkowskich UE. Dzięki temu będzie można łatwo dostosować do wymogów zawartych w rozporządzeniu unijnym.
Od wprowadzenia nowych regulacji prawnych emitenci sporządzający roczne sprawozdania finansowe w oparciu o polskie standardy rachunkowości oraz na bazie MSR powinni stosować jednolity format elektroniczny. Podobnie jednostki niebędące emitentami i opracowujące sprawozdania zgodnie z MSR mają prawo do sporządzania dokumentów w formatach wyszczególnionych przez rozporządzenie 2019/815 (XHTML) lub w innych przeszukiwalnych.
Formatem przeszukiwalnym jest każdy format, za pomocą którego można automatycznie przeszukać dany dokument. Dzięki temu można zwiększyć dostęp do danych zamieszczonych w sprawozdaniach finansowych oraz ich porównania w razie potrzeby. Emitenci zatem, którzy sporządzają statutowe skonsolidowane sprawozdania finansowe, muszą stosować format XHTML, stosując oznakowania Inline XBRL w określonych terminach.
Podpisywanie sprawozdań finansowych
Zgodnie z obowiązującym obecnie prawem podpisywać sprawozdania finansowe może osoba, która jest odpowiedzialna za prowadzenie księgowości w firmie, a także kierownik jednostki lub wszyscy członkowie jej zarządu. Jeśli taki zarząd jest wieloosobowy, często pojawiają się techniczne problemy z zebraniem wszystkich podpisów, zwłaszcza jeśli jedna osoba posługuje się różnymi podpisami, np. podpisem elektronicznym.
Wprowadzone w tym zakresie zmiany dążą do ujednolicenia zasad obowiązujących przy podpisywaniu sprawozdań finansowych. Od tej pory wymagania techniczne dotyczące tych zagadnień mogą zostać ogłoszone w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Dzięki niej każde sprawozdanie będzie mogło być podpisane tylko przez jednego członka wieloosobowego zarządu. Osoba ta jednak musi uzyskać od pozostałych członków zarządu oświadczenia potwierdzające prawa danej jednostki w zakresie sygnowania sprawozdań finansowych. Tylko w takiej sytuacji dokument spełnia wymogi przewidziane w ustawie.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
