Czy trzeba prowadzić ewidencję środków trwałych?

Niemal wszyscy podatnicy są zobowiązani do zaprowadzenia i uzupełniania ewidencji środków trwałych. Ewidencja ta zawiera istotne dane z punktu widzenia zakup, sprzedaży środków trwałych, ale i możliwych kosztów do ujęcia w prowadzonej działalności.  Ustawodawca zaskoczył jednak w kwestii kto powinien a kto nie prowadzić ewidencję środków trwałych. Są też wyjątki zwolnione z prowadzenia owej ewidencji. O tym i o wielu innych kwestiach towarzyszących powiedziano w niniejszej publikacji.

Co to jest ewidencja środków trwałych

Ewidencja środków trwałych to wykaz (spis) wszystkich składników majątku uznanych przez podatnika za środki trwałe (także nisko cenne poniżej 10 000 zł, jeżeli tak zdecyduje podatnik). Ewidencja środków trwałych zawiera wiele elementów, które dostarczają różnych informacji o zawartych tam składnikach majątku. Podstawowa informacja to określenie metody amortyzacji dla nabytego środka trwałego oraz prowadzenie amortyzacji (odpisów umorzeniowych) zgodnie z zasadami tej metody.

Metody amortyzacji to:

• metoda liniowa (w tym także indywidualne stawki amortyzacyjne),
• metoda degresywna (współczynnikowa),
• jednorazowa amortyzacja środków trwałych (do 50 000 EUR albo do 100 000 zł).

Ewidencja środków trwałych spełnia więc różne zadania ewidencyjne oraz informacyjne.

Jakie dane zawiera ewidencja środków trwałych?

Minimalny zakres danych jakie powinna zawierać ewidencja środków trwałych określono w art. 22n ust. 2 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PDOF).

Poniżej przedstawiono bardziej rozwiniętą ewidencję środków trwałych (zawierającą dane, które nie są obowiązkowe a mają praktyczne zastosowanie).

Kto ma obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych?

Nawiązując do art. 22m ust. 1 oraz 2 ustawy o PDOF ewidencję środków trwałych zobowiązani są stosować podatnicy prowadzący:

• księgi rachunkowe,
• podatkową księgę przychodów i rozchodów (stosujący skalę podatkową albo podatek liniowy jako formę opodatkowania dochodów z działalności).

Co więcej trzeba też wspomnieć, że w ogóle nie podlegają ujęciu w ewidencji środków trwałych:

1. budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, grunty lub prawo użytkowania wieczystego gruntu, związane z tym budynkiem lub lokalem, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej,
2. spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego.

Co z podatnikami stosującymi ryczałt jako formę opodatkowania przychodów?

Podatnicy spółki, których wspólnicy stosują ryczałt jako formę opodatkowania przychodów z działalności, ale też są obowiązani posiadać oraz:

• przechowywać dowody zakupu towarów,
• prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• prowadzić ewidencję przychodów za każdy rok podatkowy.

Mówi o tym art. 15 ustawy z dnia 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 776 zwanej dalej ustawą o ryczałcie). Z kolei o tym w jaki sposób podatnicy na ryczałcie powinni prowadzić ewidencję środków trwałych mówi Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2414). Zasady prowadzenia ewidencji środków trwałych są podobne do tych jakie są zobowiązani stosować podatnicy opodatkowujący swoje dochody skalą podatkową albo podatkiem liniowym.

Warto podkreślić, iż w ryczałcie nie można w ogóle ujmować kosztów uzyskania przychodów. Opodatkowaniu podlega przychód pomniejszony o zapłacone składki ZUS społeczne oraz 50% zapłaconej składki ZUS zdrowotnej. Niemniej podatnicy stosujący ryczałt są zobligowaniu do prowadzenia ewidencji środków trwałych.

Podatnicy na karcie podatkowej

Osoby fizyczne prowadzące działalność, które wybrały niedostępne dla nowych firm opodatkowania w formie karty podatkowej nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji środków trwałych. Niemniej dobrowolnie mogą prowadzić tę ewidencję. Czy jednak warto to robić?

Zdecydowanie tak. Nie chodzi tu nawet o możliwość ustalenia aktualnej wartości netto środka trwałego czy szybkiej identyfikacji momentów, kwot i dokumentów związanych z nabyciem czy rozchodem środka trwałego. Prowadzenie ewidencji środków trwałych przez podatników stosujących kartę podatkową ma duże znaczenie, gdy dojdzie do zmiany formy opodatkowania czy to na ryczałt czy to na zasady ogólne. W takim wypadku ważność zachowuje prowadzona już ewidencja środków trwałych. Co więcej podatnik nie musi dopiero co jej tworzyć na nowo.

Czynni podatnicy VAT nieprowadzący działalności gospodarczej a prowadzący tylko działalność rolniczą

Jedną z ciekawszych przypadków odnośnie obowiązku prowadzenia ewidencji środków trwałych są rolnicy prowadzący wyłącznie działalność rolniczą.

Rolnicy, którzy prowadzą działalność rolniczą oraz:

1. korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem VAT albo
2. są czynnymi podatnikami VAT

- nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji środków trwałych. Mogą oczywiście prowadzić ją dobrowolnie niemniej ani przepisy ustawy o PDOF ani ustawy o ryczałcie ani też ustawy o VAT nie odnoszą się w ogóle do działalności rolniczej.

Co za tym idzie są zobligowani do stosowania zasad rachunkowości m.in. do okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów czy do wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego. Ustalenie wartości składników majątku odbywa się z wykorzystaniem prowadzonej ewidencji środków trwałych.

Autor:

Krzysztof Ulicki