Jeszcze nie tak dawno temu, bo do końca 2019 roku przedsiębiorcy wykorzystujący w swojej działalności składniki majątku niezaliczane do tzw. środków trwałych mieli obowiązek zakładania i systematycznego prowadzenia ewidencji wyposażenia. Zobowiązanie to ciążyło zarówno na ryczałtowcach, jak i na podatnikach rozliczających się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów. Obecnie sytuacja ta uległa zmianie, a od właścicieli firm nie wymaga się już prowadzenia ewidencji wyposażenia. Mimo wszystko jednak podmioty, które zdecydują się na jej dalsze prowadzenie, muszą znać ogólne zasady prowadzenia tego typu ewidencji. Dzięki temu mogą ją tworzyć na własne potrzeby. Warto zatem zapoznać się z regułami stosowanymi przy rozliczaniu się ryczałtowców i osób prowadzących księgę przychodów i rozchodów.
Podstawowe pojęcia
Warto wiedzieć, że termin wyposażenia oznacza rzeczowe składniki majątku, pozostające w ścisłym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, których nie można zaliczyć do środków trwałych w oparciu o odpowiednie zapisy ustawy o podatku dochodowym.
Środkami trwałymi są natomiast składniki majątku, co do których podatnik przewiduje, że będzie je użytkował przez czas dłuższy niż 12 miesięcy. Środki te muszą być powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Mogą one być też oddane do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innych tego typu porozumień.
Za wartości niematerialne i prawne uważa się prawa i wartości nabyte, które można dowolnie użytkować już w dniu ich przejęcia, a przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż 1 rok. Wartości niematerialne i prawne muszą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą lub też być oddane do użytku na podstawie umów w rodzaju umowy najmu lub dzierżawy. Do takich wartości zalicza się głównie: prawa autorskie i pokrewne, licencje, spółdzielcze własnościowe prawa do lokalu, prawa własności przemysłowej. Dotyczy to również wartości stanowiących równowartość informacji z dziedzin naukowych, przemysłowych, handlowych lub organizacyjnych (czyli tzw. know-how).
Ewidencja w KPiR
Przedsiębiorcy prowadzący KPiR przy tworzeniu ewidencji wyposażenia i dokonywaniu w niej określonych wpisów musieli brać pod uwagę zapisy zawarte w stosownym rozporządzeniu ministra finansów. Zgodnie z tymi regulacjami wszystkie osoby fizyczne, spółki partnerskie oraz spółki cywilne i jawne osób fizycznych rozliczające się na zasadach ogólnych miały obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia. W dokumentacji należało uwzględniać wyposażenie o minimalnej wartości początkowej na poziomie 1500 zł. Wpis do ewidencji trzeba było dokonać najpóźniej w miesiącu przejęcia wyposażenia do użytkowania. Ewentualna likwidacja firmy pociągała za sobą konieczność sporządzenia spisu z natury biorącego pod uwagę także ewidencję wyposażenia. Wchodzące w jego skład elementy poddawało się szczegółowej wycenie zgodnie z cenami obowiązującymi przy zakupie.
Ewidencję wyposażenia można było prowadzić ręcznie lub komputerowo. Wielu przedsiębiorców w tym celu wykorzystywało specjalne druki akcydensowe, zatytułowane „Ewidencja wyposażenia”. O zaliczeniu danego przedmiotu do wyposażenia lub środków trwałych decydowały kryteria wartości oraz czasu użytkowania. Przedmioty o wartości poniżej 1500 zł użytkowane krócej niż rok uznawano za elementy wyposażenia. Droższe urządzenia wykorzystywane przez dłuższy niż 12 miesięcy okres były natomiast środkami trwałymi. Pomimo wejścia w życie nowych przepisów, kryteria przyporządkowywania poszczególnych dóbr do kategorii środków trwałych albo wyposażenia nie uległy żadnym zmianom.
Ryczałtowiec a ewidencja wyposażenia
W ewidencji wyposażenia u ryczałtowców brało się pod uwagę rzeczowe składniki majątku powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą, które nie zostały zaliczone do środków trwałych. Wartość początkowa tych dóbr musiała wynosić co najmniej 1500 zł. Podatnicy, którzy po raz pierwszy założyli ewidencję wyposażenia lub też wcześniej utracili prawo do rozliczania się według stawek ryczałtowych musieli wyceniać elementy wyposażenia zgodnie z cenami zakupu, lub w oparciu o wartość towaru oszacowaną na dzień dokonania pierwszego wpisu w ewidencji. Podobnie jak w przypadku podmiotów prowadzących KPiR w przypadku likwidacji działalności gospodarczej ciążył na nich obowiązek sporządzenia spisu natury z uwzględnieniem ewidencji wyposażenia.
Co istotne, podatnicy rozliczający się zgodnie z kartą podatkową, nie mieli nigdy obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia.
Elementy obowiązkowe ewidencji wyposażenia
W obowiązujących dawniej przepisach nie było żadnego wzoru druku ewidencji wyposażenia. Mimo to wskazywano na pewne obowiązkowe elementy dokumentu. Do takich zaliczało się: kolejny numer wpisu, datę nabycia towaru lub wyświadczenia usługi, numer rachunku bądź faktury, nazwę wyposażenia, jego pierwotną ceną lub koszt wytworzenia, a także datę i przyczynę likwidacji konkretnej części wyposażenia. Podatnik był zobowiązany do dokonywania wpisów w ewidencji najpóźniej w miesiącu rozpoczęcia użytkowania danego przedmiotu zaliczonego do wyposażenia firmy.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
