Przedsiębiorca, który prowadzi własną działalność gospodarczą, zwykle potrzebuje różnego rodzaju sprzętów do firmy. Wiele z nich po zakupie staje się integralną częścią majątku firmowego. Dotyczy to m.in. komputerów, drukarek, sprzętu służącego do porządkowania biura (np. odkurzacz). Wspomniany sprzęt do końca 2019 roku uważany był za wyposażenie firmy. Stąd też istniała konieczność ujmowania go w prowadzonej systematycznie ewidencji wyposażenia. Wraz z nadejściem 2020 roku sytuacja ta uległa jednak zmianie. Od tej pory zgodnie z wydanym przez Ministra Finansów rozporządzeniem przedsiębiorcy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia. Warto dowiedzieć się, jak to wygląda w praktyce.
Zasady obowiązujące do 2019 roku
Do grudnia 2019 roku rzeczowe składniki majątku, które były związane z charakterem prowadzonej działalności gospodarczej, zaliczały się do majątku firmowego. Dlatego należało je ujmować w prowadzonej ewidencji wyposażenia przedsiębiorstwa. O tym, w jakim miejscu powinny one zostać zewidencjonowane, decydował przede wszystkim czas ich użytkowania, a także wartość danego środka.
Przedmioty kosztujące więcej niż 10 tysięcy złotych i użytkowane przez dłuższy czas niż 12 miesięcy w świetle obowiązującej ustawy o podatku dochodowym należało zaliczać do tzw. środków trwałych. Wszystkie inne sprzęty użytkowane krócej niż rok o wartości wyższej niż 1500 zł (netto w przypadku vatowców i brutto w przypadku nievatowców), należało wprowadzić do ewidencji wyposażenia. Zgodnie z obowiązującym wówczas prawem w takiej ewidencji powinny być zawarte pewne obowiązkowe elementy, do których zalicza się kolejno: numer wpisu do ewidencji, datę zakupu i sprzedaży bądź przekazania w darowiźnie innemu podmiotowi, numer faktury, nazwę sprzętu, cenę jego zakupu lub koszt wytworzenia oraz numer pozycji z podatkowej księgi przychodów i rozchodów, pod którą został wpisany dany element wyposażenia wraz z określeniem przyczyny jego likwidacji.
Reguły wprowadzone w 2020 roku
Od stycznia 2020 roku obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia został zniesiony. Od tej pory przedsiębiorca nie musi już sporządzać tego typu ewidencji dla celów podatkowych. Jeśli jednak ma takie życzenie, może to dalej czynić na własny użytek. Nie jest to jednak konieczne do spełnienia wszystkich zobowiązań podatkowych.
Wprowadzone zmiany miały na celu maksymalne uproszczenie różnych procedur i regulacji tak, aby w miarę możności odciążyć przedsiębiorców od wykonywania rozmaitych czynności administracyjnych. Warto pamiętać o tym, że wspomniane zmiany dotyczą tylko ewidencji wyposażenia. W dalszym ciągu przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Jeśli firma zostanie zlikwidowana, jej właściciel musi sporządzić wykaz wszystkich składników majątku firmowego, zgodnie z wytycznymi zawartymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Czym jest wyposażenie firmy?
W świetle obowiązującego prawa za wyposażenie firmy uznaje się rzeczowe składniki majątku przedsiębiorstwa pozostające w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą, których nie zalicza się do środków trwałych. Wydatki związane z nabyciem elementów wyposażenia ujmowano w kolumnie 13 księgi, zatytułowanej pozostałe wydatki. Obecnie ujmuje się je w kosztach podatkowych jednorazowo w miesiącu, w którym zostały oddane do użytku. Zapisów nadal dokonuje się w kolumnie 13 księgi KPiR.
Klasyfikacja składników wyposażenia w świetle nowego prawa
Zasady klasyfikowania poszczególnych składników majątku nie ulegają większym zmianom. Definicja tych składników w nowym rozporządzeniu brzmi tak samo, jak w obowiązujących wcześniej regulacjach prawnych. Zasadniczo nie zmieniły się także sposoby ich ujmowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Warto pamiętać o tym, aby prowadzone wcześniej ewidencje wyposażenia przechowywać do czasów przedawnienia się zobowiązań podatkowych z lat wcześniejszych.
Jakie jeszcze zmiany wprowadziło rozporządzenie z 23 grudnia 2019 roku?
Zniesienie obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia nie było jedyną zmianą w systemie podatkowym wprowadzoną od początku stycznia 2020 roku. Warto także wspomnieć o innych modyfikacjach. Omawiane rozporządzenie nałożyło obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów na przedsiębiorstwa w spadku oraz spółki cywilne osób fizycznych. Ponadto w świetle obowiązującego prawa został zlikwidowany obowiązek prowadzenia kart przychodów pracowników.
Od tej pory księga prowadzona w systemie teleinformatycznym może zostać uznana za prawidłową w sytuacji, gdy wykorzystywany do jej stworzenia program komputerowy pozwala na wygenerowanie takiej postaci księgi, która ma strukturę zgodną ze wzorem opublikowanym na BIP Ministerstwa Finansów. Uchylono też przepis, w myśl którego podatnika można było w pewnych okolicznościach zwolnić z prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, biorąc pod uwagę jego wiek lub stan zdrowia. Do wniosków złożonych do końca 2019 roku wciąż stosowano jednak dotychczasowe przepisy.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
