Faktura zaliczkowa najczęściej ma na celu pokrycie kosztów oraz zabezpieczenie transakcji. Należy przy tym pamiętać, że otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego pod względem podatku dochodowego. W ustawie o VAT w art. 106b ust. 1 pkt 4 zawarto zapis o obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych, który wiąże się zasadniczo z otrzymaniem całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności ( sprzedaży usługi, towaru).
W programie Systim operację tę przeprowadza się korzystając z zakładki „Sprzedaż i Zakup”>”Sprzedaż”> „Dodaj Fakturę”. Otworzy się nowe okno dokumentu, w którym należy po pierwsze wybrać odpowiedni dokument a następnie uzupełnić dane, w szczególności te oznaczone czerwona gwiazdką.
Bardzo ważne jest aby prawidłowo wypełnić kwoty. W pozycji "Zapłacono" wpisujemy kwotę faktycznie otrzymaną na rachunek bankowy, ewentualnie wpłatę do kasy.
Natomiast wypełniając pozycje dotyczące oznaczenia usługi bądź towaru, którego zaliczka dotyczy wpisujemy wartość całego kontraktu czyli kwotę netto plus VAT jakiej oczekujemy po zakończeniu realizacji usługi, dostawy końcowej towaru.
Zależnie od tego czy ewidencje księgową prowadzimy w księdze handlowej czy w KPiR zapis księgowy będzie nieco inaczej wyglądał. W przypadku KPiR pojawi się tylko zapis związany z rejestrem VAT.
W przypadku Księgi Handlowej oprócz zapisu w rejestrze VAT pojawią się księgowania na kontach księgowych. Dokument zaliczki nie generuje przychodu dlatego też kwota netto zapisana zostaje na koncie 844-.. które jest kontem uwzględniającym przyszłe przychody. Przychód wykazany będzie w momencie wystawienia faktury końcowej. Nadmienić należy także, że do już wystawionej zaliczki możemy wystawić kolejny dokument zaliczkowy. Aby wprowadzić taki dokument należy odszukać w ewidencji zakupów pierwotna zaliczkę i klikając na ikonkę „pieniążki z (+)” możemy wprowadzić koleją zaliczkę.
Po kliknięciu ikonki otwiera się okno nowego dokumentu. Zawiera ono informację o wartości całego zamówienia i kwocie pozostającej do rozliczenia. W polu "Zapłacono" należy uzupełnić kwotę kolejnej wpłaty.
Ewidencja dokumentu wygląda analogicznie jak pierwszej zaliczki.
Księgi Handlowe:
KPiR:
Zakończenie realizacji transakcji handlowej wiąże się z obowiązkiem wystawienia faktury końcowej. Operacje tą przeprowadza się analogicznie jak wystawienie kolejnej zaliczki. Odszukujemy dokument ostatniej zaliczki (pilnujemy chronologii wystawiania dokumentów w przypadku kilku kolejnych zaliczek do tej samej transakcji gospodarczej), poprzez ikonę „pieniążki z (+)” dodajemy dokument, w otwartym oknie nowego dokumentu tym razem wybieramy Fakturę końcową, uzupełniamy datę płatności i zapisujemy dokument.
Do faktury zaimportują się dane z poprzednich zaliczek. Dokument zostanie zaksięgowany. Tym razem ewidencji podlega także kwota netto całego zamówienia a także kwota VAT wynikająca z różnicy między wartością końcową a kwotami z zaliczek.
W ewidencji księgowej zostanie wykazany przychów a ewidencja operacji wygląda odpowiednio:
Księgi Handlowe:
Przychód netto został wykazany w dwóch pozycja. Pierwsza kwota (8739,84) to wartość z wystawionego właśnie dokumentu końcowego a druga pozycja to przeksięgowanie wartości netto będąca sumą wartości z dwóch zaliczek (16260,26). Wykazany został zatem przychód w wysokości 25 000,00, który określiliśmy wprowadzając pierwszy dokument zaliczki do operacji gospodarczej.
KPiR:
Przychód został wykazany jedną pozycja w kol. 7 książki przychodów i rozchodów w momencie wystawienia faktury końcowej.
Autor:
Beata Tęgowska
