Jak prowadzić zapisy w KPiR

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące terminu dokonywania zapisów w księdze. Zaznaczyć należy, iż możliwe są trzy sytuacje, w których terminy dokonywania zapisów będą się od siebie różnić.

Terminy dokonywania zapisów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów

Wymieńmy pokrótce następujące sytaucje:

1. Przedsiębiorca zleca prowadzenie PKPiR biuru rachunkowemu. Przedsiębiorca nie dokonuje wtedy zapisów w PKPiR samodzielnie, zobowiązany jednak jest do prowadzenia ewidencji dodatkowych, wskazanych w rozporządzeniu. Biuro rachunkowe ma natomiast obowiązek dokonać zapisów chronologicznie, na podstawie dostarczanych przez swoich klientów dokumentów księgowych, w terminie do 20. dnia każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni.
2. Przedsiębiorca który sam prowadzi PKPiR również może skorzystać z tego terminu dokonywania zapisów. W przypadku tym również dokonuje się zapisów w księdze w porządku chronologicznym.
3. Przedsiębiorca, którzy prowadzi działalność w wielu zakładach. Pamiętać jednak należy wtedy aby prowadzić ewidencję sprzedaży, chyba że sprzedaż dokumentowana jest wyłącznie fakturami lub rejestrowana za pomocą urządzeń fiskalnych — wtedy obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży nie istnieje.

Terminy na podstawie poszczególnych przykładów

1. ZAKUP MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH ORAZ TOWARÓW HANDLOWYCH musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

2. POZOSTAŁE WYDATKI. Zapisy dotyczące pozostałych wydatków przedsiębiorca ewidencjonuje raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

3. PRZYCHODY ZE SPRZEDAŻY. Tutaj należy wspomnieć, iż terminy zapisów tych przychodów różnią się zależności od ewidencji prowadzonych przez przedsiębiorcę i od sposobu dokumentowania oraz rejestracji przychodów.

Tak więc:

• Przedsiębiorcy prowadzący ewidencję sprzedaży albo ewidencję sprzedaży wskazaną w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT (to ewidencja prowadzona przez podatników zwolnionych z VAT – konieczna do tego, aby właściwie ustalić moment utraty tego zwolnienia) mogą dokonywać zapisów dotyczących przychodów wykazanych w tej ewidencji w jednej pozycji, na koniec każdego miesiąca. Czyli dopiero po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu łączną wartość sprzedaży ujmujemy w PKPiR.
• Przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów. Zapisów można dokonywać na koniec każdego miesiąca, nie później niż w terminie do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Można też dokonywać zapisów codziennie, na podstawie dziennych raportów dobowych – decyzję w tej sprawie podejmuje przedsiębiorca.
• Pozostali przedsiębiorcy natomiast zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonują w księdze raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Warto podkreślić, iż sprzedaż dokumentowana fakturami może zostać zaewidencjonowana jedną sumą, wynikającą z dziennego zestawienia sprzedaży. Natomiast sprzedaż nieudokumentowaną fakturami dokumentuje się dowodem wewnętrznym, sporządzanym na koniec dnia, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień (jeśli nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących).

4. KUPNO I SPRZEDAŻ DEWIZ U PRZEDSIĘBIORCÓW PROWADZĄCYCH DZIAŁALNOŚĆ KANTOROWĄ. Zapisów tych można dokonywać raz w miesiącu na podstawie prowadzonej na bieżąco ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Jak również można także dokonywać tego na bieżąco.

Dowody księgowe

Podczas rozważania kwesti prowadzenia zapisów w KPIR koniecznie trzeba wspomnieć o ważnej kwestii jaką są dokumenty księgowe, gdyż zapisów w PKPiR dokonujemy na podstawie prawidłowych dowodów księgowych (Tak więc dokumentów, które stwierdzają rozpoczęcie lub zakończenie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te stanowią podstawowe uzasadnienie zapisu księgowego).

Warto podkreślić, iż prawidłowy dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i powinien zawierać:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
• datę sporządzenia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej,
• opis operacji gospodarczej i jej wartość oraz dane ilościowe,
• własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie.

Prowadząc KPIR warto sprawdzić poprawności dokumentu i notatki, do jakiego miesiąca należy dokument zaksięgować. Treść zawarta w dowodach księgowych powinna odzwierciedlać przebieg operacji gospodarczej w sposób pełny i zrozumiały – stosować jednak można ogólnie przyjęte skróty. Dowody księgowe powinny być sporządzane w języku polskim, a w przypadku gdy stroną w operacji jest kontrahent zagraniczny, dowód może być wystawiony także w języku obcym. Sprawdzenie dokumentów księgowych polega na sprawdzeniu pod względem:

• merytorycznym, czylli na ustaleniu prawidłowości danych zawartych w dokumentach,
• formalno-rachunkowym, czyli na ustaleniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane dla niego elementy, a w szczególności nazwy, adresy, przedmiot i datę dokonania operacji, podpisy stron itp., oraz czy podane w dokumentach dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.

Dowody księgowe powinny być rzetelne czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują. Powinny być także kompletne czyli zawierające co najmniej dane określone jw., oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami (np. chemicznymi). Błędy w dowodach księgowych mogą być poprawiane w ściśle określony sposób:

• dowody źródłowe zewnętrzne obce i własne można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu korygującego zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem;
• księgowe wewnętrzne mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty – z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń albo liczb – oraz wpisanie poprawnej treści, daty poprawki i złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Pamiętać trzeba przy tym, iż nie jest dozwolone poprawianie pojedynczych liter lub cyfr.

Dodać warto też, iż dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane co najmniej przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Także paragony fiskalne od 01.01.2013 należy przechowywać przez okres 5 lat. Wyjątki od tej reguły określają przepisy szczególne.

Autor:

Katarzyna Mazurkiewicz