Prowadząc własną działalność gospodarczą, przedsiębiorcy nierzadko muszą korzystać z tych składników majątku, które nie mają statusu środków trwałych. W takiej sytuacji zachodzi konieczność założenia oraz systematycznego prowadzenia ewidencji wyposażenia. Obowiązkiem tym obciążono zarówno osoby, które do rozliczeń wykorzystują podatkową księgę przychodów i rozchodów, jak i firmy rozliczające się z urzędem skarbowym na podstawie ryczałtu. Zwolnieni są z niego jedynie podatnicy opłacający kartę podatkową. To oznacza, że zdecydowana większość przedsiębiorstw powinna prowadzić ewidencję wyposażenia odnoszącą się do tych środków, które nie są uważane za środki trwałe.
Środki trwałe a wyposażenie
O tym, czy dany przedmiot zalicza się do środków trwałych czy do wyposażenia, w głównej mierze decyduje czas jego użytkowania. Datą graniczną staje się w tym przypadku okres jednego roku. Wszystkie należące do firmy rzeczy, które wykorzystuje się w celach prowadzenia działalności gospodarczej dłużej niż rok uznaje się za środki trwałe. Pozostałe elementy wchodzą natomiast w skład wyposażenia przedsiębiorstwa. Osobną ewidencję należy prowadzić dla środków trwałych oraz dla wyposażenia. Dotyczy to zarówno ryczałtowców, jak i osób opodatkowanych na zasadach ogólnych. Tylko przedsiębiorcy korzystający z karty podatkowej nie muszą prowadzić ewidencji środków trwałych. Dotyczy to również elementów wyposażenia.
Ewidencja wyposażenia u ryczałtowców
Osoby i spółki opłacające ryczałt zobowiązane są do prowadzenia wykazu środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencji wyposażenia. Zobowiązanie to ciąży na nich zgodnie z odpowiednimi uregulowaniami zawartymi w ustawie o podatku ryczałtowym. Koniecznością ujęcia w odpowiednich spisach ewidencyjnych objęto te elementy wyposażenia, które nie pochodzą z dzierżawy, najmu, podnajmu lub innych tego rodzaju umów. Wszystkie przedmioty wykorzystywane w pozarolniczej działalności gospodarczej muszą być natomiast uwzględnione w przygotowanej ewidencji. Cena wspomnianych przedmiotów według ich wartości rynkowej powinna przekraczać 1500 zł. Jeśli w ciągu roku podatkowego doszło do zrzeczenia się lub utraty prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym w postaci karty podatkowej, wyposażenie wycenia się zgodnie z cenami zakupu lub wartością rynkową przedmiotu z dnia złożenia ewidencji. Analogiczne zasady stosuje się też przy zakładaniu ewidencji wyposażenia. W przypadku likwidowania działalności gospodarczej ryczałtowcy muszą uwzględnić w spisie z natury także rzeczowe składniki majątku, które nie są środkami trwałymi.
Ewidencja wyposażenia w przypadku osób prowadzących księgę przychodów i rozchodów
Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem osoby, które rozliczają się na zasadach ogólnych, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów, muszą także regularnie prowadzić przy tym ewidencję wyposażenia. Spisem z natury obejmuje się te elementy wyposażenia, których wartość początkowa osiąga poziom co najmniej 1500 zł. Zapisów należy dokonać do końca miesiąca, w którym przekazano daną rzecz do użytkowania. Jeśli podatnik likwiduje firmę, musi objąć spisem z natury także elementy wyposażenia. Należy dokonać wyceny każdego składnika majątku, biorąc pod uwagę jego aktualną wartość rynkową oraz stopień zużycia danej rzeczy, wpływającą na obniżenie jej wartości.
Co powinno znaleźć się w ewidencji wyposażenia?
Niezależnie od tego, czy dana ewidencja jest prowadzona przez ryczałtowca czy osobę prowadzącą KPiR, musi ona zawierać pewne elementy obowiązkowe. Wśród nich wymienia się przede wszystkim kolejny numer wpisu, datę nabycia danego środka, numer rachunku albo faktury, nazwę danego środka, koszt wytworzenia i cenę zakupu, datę sprzedaży albo dokonania darowizny oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.
Gdzie można dokonywać ewidencji?
Co do zasady, ewidencję wyposażenia należy prowadzić na specjalnie do tego przygotowanych drukach akcydensowych, zaopatrzonych odpowiednim tytułem. Ważność zachowają jednak także prawidłowo sporządzone wpisy umieszczone na przykład w specjalnie do tego przeznaczonym folderze komputerowym albo na odręcznie notowanych kartkach.
Przepisy prawne przewidują również możliwość uwzględniania w ewidencji wyposażenia przedmiotów o niższej niż 1500 zł wartości. Taka praktyka nie jest jednak obligatoryjna, nie ma zatem potrzeby jej stosowania. Limit 1500 zł jest istotny ze względu na konieczność zachowania wszelkich zasad związanych z opodatkowaniem ewentualnego przychodu powstałego na skutek zbycia konkretnego przedmiotu. Przy ewidencji wyposażenia wartość przedmiotu nie jest tak istotna jak czas jego użytkowania. Przyjmuje się, że jeśli dany przedmiot będzie użytkowany mniej niż rok, jest on zawsze środkiem trwałym. Natomiast składniki majątku wykorzystywane w dłuższym czasie uważa się zawsze za środki trwałe, niezależnie od ich faktycznej wartości. W praktyce zatem mogą się zdarzyć elementy wyposażenia o wartości wyższej niż środki trwałe.
Autor: Łukasz Stachurski
