Obroty handlowe na ogół rządzą się swoimi prawami. Nie każdy towar, który został wysłany do klienta, zostaje u niego. Co do zasady bowiem, konsument ma prawo w określonym w ustawodawstwie terminie do zwrotu zakupionych produktów. W takiej sytuacji jednak powstaje pewien problem dla sprzedawcy. Chodzi mianowicie o kwestię prawidłowego zaksięgowania faktury dokumentującej dostawę towaru. Jeśli ostatecznie nie doszło do finalizacji transakcji handlowej, sprzedawca może anulować fakturę, zwłaszcza jeśli nie zdążyła ona jeszcze wejść do obiegu prawnego. Warto dowiedzieć się, jak kwestie te wyglądają w praktyce.
Ogólne zasady postępowania przy wystawianiu faktury
Zwrot towaru, który został wcześniej odebrany przez klienta, zwykle pociąga za sobą konieczność wystawienia przez sprzedawcę tzw. faktury korygującej. Wprowadzenie rachunku do obiegu prawnego wskazuje bowiem na faktyczne dokonanie konkretnej czynności. Jeśli jednak towar na skutek zajścia różnego rodzaju okoliczności został zwrócony przez konsumenta, w takim wypadku trzeba wystawić tzw. fakturę korygującą. Kwestie te regulują odpowiednie przepisy zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług (VAT). Zgodnie z nimi podatnicy prowadzący działalność gospodarczą (niezależnie od jej charakteru) zobligowani są do wystawienia faktury bądź rachunku potwierdzającego faktyczne zaistnienie transakcji handlowej, datę jej dokonania, stawkę i sumę podatku oraz podstawę opodatkowania, a także cenę jednostkową bez podatku oraz całą wartość transakcji z uwzględnionym podatkiem w odpowiedniej wysokości.
Na wspomnianym dokumencie powinny znaleźć się również stosowne dane odnoszące się zarówno do samego podatnika, jak i nabywcy towarów. Faktura to dokument potwierdzający faktyczne zaistnienie określonej transakcji kupna-sprzedaży.
Zwrot towaru jako zdarzenie mające wpływ na treść faktury
Niekiedy już po wystawieniu faktury VAT dochodzi do zdarzeń, które pociągają za sobą konieczność zmiany treści dokumentu. Dzieje się tak zazwyczaj wówczas, gdy konsument zdecydował się ostatecznie na zwrot zakupionego towaru lub też wtedy, gdy pierwotny tekst faktury zawierał błędy. W tym przypadku prawodawca dopuszcza możliwość poprawienia rachunku na skutek wystawienia faktury korygującej. Wszelkie kwestie z tym związane reguluje obowiązujące od 2008 roku Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobów ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
W świetle obowiązującego ustawodawstwa w przeważającej liczbie wypadków poprawie faktury służy wystawienie faktury korygującej (niekiedy w tym samym charakterze stosuje się też notę korygującą). Prawo wskazuje na taką możliwość w różnych sytuacjach. Jest ona ogólnie dopuszczona i akceptowana przez ustawodawstwo.
Możliwość anulowania faktury
W obowiązującym prawie trudno jednak dopatrzeć się regulacji, na mocy których dopuszczalne byłoby anulowanie wystawionej faktury. Mimo wszystko przyjęło się jednak, że dla uproszczenia wzajemnych relacji pomiędzy uczestnikami transakcji handlowych istnieje możliwość anulowania rachunku w sytuacji, gdy nie został on jeszcze wprowadzony do obiegu prawnego.
W praktyce termin ten oznacza brak odbioru faktury przez niedoszłego nabywcę danego dobra materialnego bądź usługi. W takiej sytuacji nie ma konieczności wystawiania faktury korygującej. Wystarczy wystawiony rachunek przekreślić oraz wprowadzić na nim stosowne adnotacje, dzięki którym dany dokument nie będzie już możliwy do wykorzystania. Co istotne, trzeba tego dokonać zarówno na oryginale, jak i na kopii wystawionego rachunku. Trzeba oba te dokumenty opatrzyć specjalnym wyjaśnieniem oraz przechowywać je przez określony czas.
Anulowanie faktury w praktyce
Jeśli nadana przez sprzedawcę przesyłka razem z dołączoną do niej fakturą nie zostaje odebrana przez klienta i wraca w nienaruszonym stanie do nadawcy, oznacza to, że faktycznie nie doszło do finalizacji transakcji, którą dana faktura dokumentuje. Jeśli klient nie odebrał przesyłki ani faktury, sprzedawca może anulować fakturę, pozostawiając jednak zarówno oryginał jak i kopię dokumentu do ewentualnego wglądu. Jeśli jednak decyzja o zwrocie zamówienia została podjęta przez konsumenta dopiero po jakimś czasie (a wcześniej zdążył on już odebrać towar i fakturę), zachodzi konieczność wystawienia faktury korygującej.
Jeśli opisane w fakturze czynności nie zostały zrealizowane przy jednoczesnym braku wprowadzenia dokumentu do obrotu prawnego, w takim przypadku można anulować fakturę, przechowując oba jej egzemplarze w swojej dokumentacji. W takim wypadku kontrahent natomiast nie uznaje dokumentu w swoich ewidencjach, ponieważ finalnie nie dokonał on planowanego wcześniej zakupu.
Możliwości anulowania faktury nie należy nadużywać, jest to bowiem doraźne rozwiązanie, które może być stosowane tylko w nadzwyczajnych przypadkach. Anulowanie faktury może nastąpić tylko wtedy, gdy dokumentuje ona transakcję, która nie miała miejsca.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
