W każdej umowie o pracę, czy to na czas określony, czy też nieokreślony, jednym z najważniejszych punktów jest kwestia wynagrodzenia pracowniczego. Zwykle strony umawiają się na wypłacanie należnej pensji wraz z ewentualnymi dodatkami w systemie comiesięcznym. Czasem jednak pracownik prosi o wypłacenie zaliczki na poczet pobieranego później wynagrodzenia. Warto zastanowić się, jak wyglądają procedury przekazywania takiej zaliczki oraz jakie zasady obowiązują pracodawcę w tym aspekcie. Nie bez znaczenia jest też wpływ takiej zaliczki na kwestie podatkowe oraz na przychód pracownika. Wszystkie te kwestie rozważymy w niniejszym artykule.
Zaliczka na poczet wynagrodzenia – co to takiego?
Zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi pracownik ma możliwość uzyskania zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia. Jest to specjalne świadczenie, stanowiące określoną część pensji. Zaliczkę potrąca się z części wynagrodzenia, stanowi ona zatem jego przedpłatę. W celu uzyskania świadczenia należy złożyć prawidłowo wypełniony wniosek u pracodawcy.
W zależności od indywidualnych potrzeb i preferencji zaliczkę można pobierać w stałej, miesięcznej kwocie lub rozliczyć ją w oparciu o dotychczasowy czas pracy liczony do dnia pobrania zaliczki. Co istotne, zaliczki na poczet wynagrodzenia nie można utożsamiać np. z zaliczką na wykonanie firmowych zakupów albo na wyjazd służbowy. Są to bowiem zupełnie odrębne od omawianego świadczenia.
Zaliczki na poczet wynagrodzenia – cechy
Zasadniczo zaliczki na poczet wynagrodzenia wyróżniają się pewnymi charakterystycznymi cechami. Mają one charakter trwały, definitywny oraz bezwarunkowy. Taka zaliczka niezależnie od zaistniałych okoliczności nie podlega zwrotowi. Tylko wtedy może ona bowiem podlegać opodatkowaniu i oskładkowaniu na analogicznych do standardowego wynagrodzenia za pracę zasadach. Co istotne, za zaliczkę nie może zostać uznana część wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na poczet przyszłej pensji lecz jedynie tej, która ma zostać wypłacona w danym miesiącu.
Zaliczki na poczet wynagrodzenia a ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Zasadniczo nie ma większych różnic, jeśli chodzi o reguły podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym pomiędzy wynagrodzeniem a zaliczką na jego poczet. Przy rozliczaniu zaliczki na poczet wynagrodzenia stosuje się zatem takie same zasady, jak przy standardowej pensji. Od zaliczki potrąca się więc składki na ubezpieczenia zdrowotne, społeczne oraz niekiedy także fundusz pracy i FGŚP.
Podatek a zaliczka na poczet wynagrodzenia
Fakt pobrania zaliczki na poczet wynagrodzenia rodzi pewne konsekwencje podatkowe. W praktyce dochodzi bowiem do powstania obowiązku podatkowego na obszarze podatku dochodowego od osób fizycznych. Dzieje się tak z uwagi na fakt, że została ona zaliczona do kategorii przychodów objętych stosunkiem pracy. Podobnie jak standardowa pensja wymaga opodatkowania podatkiem dochodowym (4R). Co istotne, jeśli wypłata zaliczki i pozostałej części wynagrodzenia następuje w tym samym miesiącu, nie ma możliwości zastosowania po raz drugi ani pracowniczych kosztów uzyskania przychodów, ani ulgi podatkowej.
Przychody pracowników a zaliczki z wynagrodzenia
Zgodnie z obowiązującą ustawą o podatku od osób fizycznych za przychody ze stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy i pracy nakładczej uznaje się przede wszystkim:
- różnego rodzaju wypłaty pieniężne;
- wynagrodzenia zasadnicze i za godziny nadliczbowe;
- wartość pieniężną świadczeń w naturze oraz ekwiwalenty;
- nagrody, dodatki oraz ekwiwalenty za niewykorzystany urlop;
- różne inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość ustalono z góry, czy też nie;
- świadczenia pieniężne ponoszone w imieniu pracownika;
- wartości innych odpłatnych częściowo lub nieodpłatnych świadczeń niezależnie od źródła ich finansowania.
Wspomniany katalog ma charakter otwarty. To oznacza, że wykazy tych świadczeń mogą zawierać jeszcze inne nieuwzględnione do tej pory świadczenia.
Wynagrodzenia za dany miesiąc pracodawcy mogą wypłacać w określonym dniu nie później jednak niż do 10 dnia następnego miesiąca. Zaliczkę na poczet wynagrodzenia wypłaca się zawsze przed wypłaceniem pensji.
Forma zapłaty
Zaliczkę na poczet wynagrodzenia podobnie jak samo wynagrodzenie wypłaca się w formie przelewu na podany numer konta bankowego albo w formie gotówkowej. To od pracownika zależy, jaki sposób bardziej mu odpowiada. O swojej decyzji w tej kwestii musi jednak poinformować pracodawcę, wykorzystując w tym celu odpowiednio sformułowany formularz. Co istotne, zarówno wynagrodzenie, jak i zaliczka do niego muszą być wypłacane w jednej formie (tzn. przelewu bądź gotówki). Nie ma realnej możliwości naprzemiennego stosowania obydwu form.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
