Kadry i Płace w Systim
Aby rozpocząć pracę z kadrami i płacami, zacznijmy od pierwszego etapu — przyjęcia nowego pracownika. W tym celu wejdźmy w zakładkę Kadry i Płace -> Kadry.
KADRY
W zakładce tej pojawi się lista wszystkich zatrudnionych przez nas osób. Oczywiście początkowo będzie ona prawdopodobnie pusta. Poprzez osoby zatrudnione rozumiemy tu wszystkie osoby, które otrzymują od naszej firmy wynagrodzenie — czy to w formie umowy o pracę, umów cywilno-prawnych, jako członkowie zarządu na podstawie powołania, a także właściciele firmy.
Aby dodać nowego pracownika, wybierzmy opcję "dodaj pracownika" lub kliknijmy ikonkę "zielony plus" po prawej górnej części listy pracowników. Spowoduje to otwarcie nowego okna, w którym będziemy musieli wypełnić dane dotyczące danego pracownika.
Program wymusza na nas jedynie podanie imienia i nazwiska danej osoby, pozwalając uzupełnić pozostałe dane w późniejszym czasie. Dobrze jednak wprowadzić w tym miejscu wszystkie dane, które posiadamy o pracowniku. Po pierwsze będzie później łatwo je odnaleźć, jeśli będą potrzebne, po drugie wiele pól ma zastosowanie w programie, np. są niezbędne do wystawienia umów czy deklaracji podatkowych i ZUS (pola oznaczone zieloną gwiazdką). Bez uzupełnienia tych danych opcje te mogą nie działać prawidłowo bądź nie da się później wysłać deklaracji do urzędu skarbowego czy wyeksportować do programu Płatnik.
Z ważnych pól w tym oknie warto zwrócić uwagę na:
1. Status — zatrudniony bądź archiwalny — pole to określa, czy dany pracownik jest obecnie zatrudniony, planujemy go zatrudnić w przyszłości lub też nie jest zatrudniony, ale musimy go jeszcze rozliczyć, np. w kwestii zaliczek czy wysłania deklaracji PIT. Jeśli dany pracownik przestał już u nas pracować najlepiej oznaczyć go jako "archiwalny" - taki pracownik nie będzie się wtedy pojawiał na liście pracowników, chyba że specjalnie wybierzemy, aby program takich pracowników wyświetlał.
2. Pole "udziały w firmie" jest istotne, jeśli dana osoba jest właścicielem firmy — pozwoli to wtedy prawidłowo wyliczyć kwoty na deklaracjach PIT.
Warto uzupełnić wszystkie dane o pracowniku (imiona, nazwiska, daty urodzenia itd.) oraz wszystkie adresy w zakładce adresy, zakładkę ZUS — dane te będą potrzebne do utworzenia deklaracji ZUS i podatkowych.
Po uzupełnieniu danych klikamy "zapisz" aby dane zapisać. Po wskazanych czynnościach pracownika zpstaje dodany na listę pracowników. Tu zwróćmy uwagę na filtry w górnej części strony, nad listą pracowników. Dzięki nim możemy wyświetlić pracowników wszystkich, tylko aktywnych, lub tylko archiwalnych. Tutaj też możemy wyszukać danego pracownika.
Na liście pracowików przy danym pracowników skorzystać warto z dostęnych opcji, które dają między innymi możliwość usunięcia danego pracownika (o ile nie ma on już umowy, rachunków czy list płac — w takim wypadku można go jedynie "ukryć" opcją "archiwalny"). Jest tu również opcja pozwalająca na edycję danej osoby i modyfikację jej danych osobowych. Następnie mamy dostępną opcję pobrania w formie PDF kwestionariusza osobowego i deklaracji PIT-2, które możemy dodać do dokumentacji pracowniczej. Tuż obok znajdują się opcje "kalendarz pracowniczy", możliwoć pobrania ewidencji czasu pracy, możliwośc pobrania listy obecności oraz utworzenia deklaraci ZUS.
Na liście pracowników warto zwrócić uwagę na kolumny — klikając w nazwy kolumn, możemy posortować daną listę według tychże kolumn. Jest to zwłaszcza przydatne, gdy chcemy sprawdzić, komu kończą się terminy badań lekarskich lub szkoleń BHP — wystarczy kliknąć w daną kolumnę, aby posortować pracowników od tych, którym termin badania/szkolenia BHP wygasają w najbliższym czasie, do tych którym wygasają najpóźniej.
Z wysuwanych opcji po zaznaczeniu danego pracownika warto zwrócić uwagę na "zestawienie urlopów". Możemy zaznaczyć wybranych pracowników i pobrać dla nich takie zestawienie. Pokaże nam ono informacje o wykorzystanych, należnych i zaległych urlopach dla wybranych pracowników. Opcja "historia edycji" pokaże nam wymagane przez ustawę o ochronie danych osobowych informacje o pracownikach i edycjach ich danych.
UMOWY
Kolejnym krokiem przy zatrudnieniu nowego pracownika jest zawarcie z nim umowy. W tym celu przejdźmy do zakładki "umowy". Podobnie jak w poprzedniej zakładce, tak i w tej pojawi się nam lista zawartych umów, która na początku będzie pusta, chyba że wcześniej wprowadziliśmy już jakieś umowy w programie.
Aby utworzyć nową umowę, kliknijmy opcję "dodaj umowę" po prawej stronie, lub zielony przycisk "plus po prawej stronie listy, na górze. Zobaczymy wówczas ekran, na którym wprowadzamy nową umowę. Na początek ustalmy okres (rok i miesiąc), według którego naliczone zostaną domyślnie stawki na umowie. Następnie wybierzmy rodzaj umowy "umowa o dzieło" oraz zaznaczmy po prawej stronie pracownik, dla którego chcemy umowę wystawić.
Poniżej trzeba wypełnić pola dotyczące umowy — program nie wymusza tu podania wszystkich informacji, ale trzeba pamiętać, że jeśli ich nie podamy, to nie będą się drukować np. na deklaracjach czy umowach.
Ważne jest wypełnienie pól "data zawarcia umowy", czyli kiedy umowa została podpisana, "data rozpoczęcia" czyli od kiedy pracownik rozpocznie pracę. Jeśli umowa jest zawarta na czas określony, to uzupełniamy również pole "Data zakończenia". W momencie, gdy będziemy już wiedzieli, kiedy umowa została faktycznie zakończona, np. wypowiedziana, lub upłynął termin, na jaki umowa została zawarta, wówczas będziemy mogli uzupełnić pole "Data faktycznego zakończenia".
Po zakończeniu umowy należy pamiętać o wyrejestrowaniu pracownika z ZUS, o czym powiemy później.
Zakładka wynagrodzenie pozwalaja na wprowadzenie stałych składników płacowych danego pracownika i obliczenie jego wynagrodzenia. Jeśli na liście składników płacowych brakuje nam niektórych, to możemy je dodać, wybierając opcję "dodaj składniki płacowe". Spowoduje to przejście do ekranu dodawania składników i zamknięcie okna dodawania umowy, bez zapisywania zmian.
Zakładka wynagrodzenie pozwala na obliczanie wynagrodzenia zarówno od brutto, od netto, jak i od łącznego kosztu pracodawcy (w tym ostatnim przypadku po wprowadzeniu kwoty należy "wyjść" z pola, klikając np. na inne pole, aby kwota została przeliczona).
Obliczając wynagrodzenie, pamiętajmy o wybraniu odpowiednich dla danego pracownika składek ZUS oraz wprowadzeniu składki wypadkowej odpowiedniej dla naszego przedsiębiorstwa. W dolnej części okna trzeba również wybrać odpowiednie koszty uzyskania przychodu. Dla umów cywilno-prawnych dla kwot 200 zł i mniejszych program automatycznie rozliczać będzie taką umowę w PIT 8AR. Jeśli tego nie chcemy, należy odznaczyć opcję w dolnej części okna.
Jeśli chcemy pracownikowi od razu naliczać podatek wg stawki dla drugiego progu podatkowego, zaznaczmy opcję "nalicz podatek 32%...". Opcja jest przydatna, jeśli chcemy oszacować łączny roczny koszt pracodawcy za danego pracownika. Opcja ta jest domyślnie aktywna w umowach o pracę. Natomiast w umowach cywilno-prawnych opcja nie jest domyślnie aktywna, gdyż takim osobom nie naliczamy podatku w podwyższonej wysokości w przypadku przekroczenia progu podatkowego — rozliczą go sobie dopiero w zeznaniu rocznym.
Wartą uwagi jest jeszcze opcja "prawa autorskie i licencje", która spowoduje naliczanie danego składnika z autorskimi kosztami uzyskania przychodu.
Po uzupełnieniu danych umowy klikamy "zapisz" po czym trafimy na główne okno zakładki "umowy". Po najechaniu na dodaną przez nas umowę zobaczmy opcje dotyczące tej umowy — możemy ją usunąć, edytować, pobrać do PDF i wydrukować, a także wystawić inną umowę na podstawie tej. W tym miejscu możemy również pobrać świadectwo pracy. Na świadectwie pracy program automatycznie zbierze dane dotyczące umowy i wyświetli ich podsumowanie, można je w tym momencie jeszcze zmodyfikować, jeśli jest taka potrzeba i następnie pobrać świadectwo pracy do PDF.
Kolejną z opcji jest wystawienie aneksu do umowy, kliknięcie tej opcji spowoduje otwarcie okna podobnego do tego, które wiedzieliśmy wcześniej, wprowadzając umowę. Są tu jednak dodatkowe pola "warunki przed zmianą umowy" oraz "warunki po zmianie umowy". Wprowadzamy tutaj te warunki pierwotnej umowy, które są zmieniane, i w drugim okienku w takiej wersji, w jakiej będą istnieć po zmianach. Po wprowadzeniu zmian klikamy "zapisz".
Zapisanie aneksu spowoduje, że program automatycznie zakończy pierwotną umowę (lub aneks, jeśli aneksujemy umowę już wcześniej aneksowaną) uzupełniając w niej datę "data faktycznego zakończenia umowy". Dodatkowo możemy też wypowiedzieć daną umowę, używając do tego opcji "wypowiedz umowę". Wówczas po oznaczeniu wypowiedzenia będziemy mogli pobrać wypowiedzenie do PDF, aby je wydrukować.
Warto zwrócić jeszcze uwagę na możłiwość zmiany szablonów umów. Opcja taka dostępna jest w zakłądce ustawienia -> opcje -> szablony dokumentów. Opcja ta pozwala nam na przeglądanie dostępnych szablonów/wzorów wydruków. Wzory takich wydruków możemy dowolnie modyfikować, zmieniając przez to wygląd dokumentów, które drukujemy z programu, głównie dotyczy to umów i rachunków. Opcją "dodaj szablon" możemy również wprowadzić nowy szablon wydruku do umowy.
Opcje dostępne na dole strony do wydruku umów i pobrania do PDF umożliwiają jednoczesne pobranie/wydruk wielu dokumentów, wystarczy wpierw oznaczyć wybrane umowy "ptaszkiem" po lewej stronie danej umowy na liście i następnie kliknąć wybraną ikonkę wydruku czy pobrania do PDF. Umowy w ten sposób można również masowo usunąć.
DEKLARACJE ZUS
Gdy już mamy umowę to musimy pracownika zgłosić do ubezpieczeń ZUS. W tym celu przy danej umowie klikamy opcję "eksportuj do płatnika". Opcję tą też możemy wykonać jednocześnie dla kilku pracowników — najpierw ich zaznaczając, a następnie wybierając opcję, która się pokaże na dole strony -> "utwórz deklarację ZUS". Opcje te dostępne są też w zakładce "Kadry". Po wybraniu tej opcji pojawi nam się okienko, gdzie możemy utworzyć nową deklarację ZUS. Z okienka "Symbol formularza" wybieramy jaki formularz chcemy utworzyć, np. ZZA, gdy pracownik opłaca jedynie ubezpieczenie zdrowotne, zaś ZUA w przypadku gdy opłaca też inne składki. Jeśli chcemy osobę wyrejestrować z ubezpieczeń, bo np. już u nas nie pracuje, wybieramy formularz ZWUA. Następnie uzupełniamy kolejne pola i klikamy "zapisz".
Gdy deklaracja została zapisana, to zamykamy okienko i przechodzimy do zakładki "Deklaracje ZUS" korzystając z opcji dostęnych na pasku po lewej stronie. W tym miejscu widzimy wszystkie ostatnio utworzone deklaracje ZUS. Możemy tutaj niektóre z nich zaznaczyć i wybierając opcję dosteną na dole strony "pobierz zaznaczone" pobrać wyeksportowany plik. Program będzie nas ostrzegał, jeśli spróbujemy pobrać identyczną deklarację dla danego pracownika za taki sam okres rozliczeniowy, ale pozwoli to zrobić. Taki plik zapisujemy np. na pulpicie, następnie otwieramy program Płatnik, w nim wybieramy opcję importu deklaracji i importujemy utworzony wcześniej plik. Program płatnik może nie pozwolić zaimportować deklaracji, które nie zawierają kompletu danych, dlatego, jeśli taki problem występuje, to upewnijmy się, że uzupełniliśmy w umowie i danych pracownika wszystkie dane, które są wymagane na danej deklaracji ZUS.
RACHUNKI
Kolejną zakładką w programie są "Rachunki". W zakładce tej po wejściu zobaczymy listę rachunków do umów cywilno-prawnych. Rachunki można wystawiać bezpośrednio w tej zakładce opcją "dodaj rachunek", ale zalecamy wykonywać tę opcję jedynie dla pojedynczych rachunków, niepowtarzalnych. Jeśli rachunek wystawiamy co miesiąc (a w zasadzie przyjmujemy — bo wystawić powinien zleceniobiorca) to lepiej wpierw dodać umowę i na jej podstawie co miesiąc wystawiać rachunek (opcją — wystaw rachunek do umowy). Dzięki temu program będzie mógł sam obliczać wynagrodzenie chorobowe i obliczać inne składniki płacowe.
Dodając rachunek, wypełniamy pola podobne do tych, jakie znajdują się na umowie o dzieło/zlecenie. Jeśli rachunek wystawiamy z umowy, to automatycznie większość pól zostanie wypełniona, i musimy jedynie zweryfikować ich poprawność. Warto zwrócić tutaj uwagę na te same pola co w umowach i odpowiednio je ustawić: "nie naliczaj kosztów uzyskania przychodu dla kwot 200 zł i mniejszych (rozliczenie w PIT 8AR)" i "nalicz podatek 32% po przekroczeniu progu".
Na rachunkach bardzo ważne jest pole "data wypłaty". Określa ono, kiedy za dany rachunek zapłaciliśmy, a co za tym idzie, za jaki okres rachunek powinien być zaksięgowany, kiedy zapłacić składki ZUS i podatek (okres, za który będą one należne — zaś zapłacone będą w miesiącu następnym).
Po wprowadzeniu danych klikamy "Zapisz" aby zapisać rachunek. Gdy najedziemy myszką na dany rachunek, zobaczymy związane z nim opcje, takie jak możliwość jego usunięcia, ponownej edycji, wystawienia nowego rachunku na podstawie tego, wystawienia umowy na podstawie danych rachunku, wydruk rachunku i pobranie go do PDF. Warta uwagi jest opcja "zaksięguj rachunek". Opcja ta umożliwia zaksięgowanie kwot wynikających z danego rachunku do modułu księgowość.
Na koniec została jeszcze opcja "utwórz deklarację ZUS". Korzystając z tej opcji, możemy wygenerować deklarację rozliczeniową DRA za dany miesiąc i zapisać ją w zakładce "Deklaracje ZUS", stamtąd można ją pobrać do programu "Płatnik".
Zobaczmy jeszcze pozosrałe dostęne opcje na pasku po lewej stronie. Pomijając już opcje, które znamy z innych zakładek, omówmy pozostałe. Pierwszą z nich jest zestawienie rachunków. Opcja ta umożliwia z jednej strony pobranie zestawienia rachunków do wydruku (mamy tu dwie opcje — dla potrzeb księgowych wg dat wypłaty oraz wg daty rachunku). Wybieając zestawienie skorzystać możemy też z opcji "zaksięguj". Opcja ta księguje zestawienie wg daty wypłaty rachunków.
Dostępna jest również opcja, która wysuwa się na dole strony po zaznaczeniu wybranego rachunku bądź rachunków "pobierz rachunki do PDF" dzięki której możemy pobrać wiele rachunków jednocześnie i je wydrukować, opcja służąca do usuwania masowego rachunków, oraz opcja pozwalająca na eksport rachunków w formie przelewów do banku. Po zaznaczeniu rachunków klikamy tą opcję i pobieramy plik, który zapisujemy np. na pulpicie komputera. Następnie z poziomu naszego systemu bankowego możemy taki plik zaimportować, aby masowo wykonać przelewy. Program ostrzeże nas, jeśli do jakiegokolwiek z rachunków nie mamy podanego numeru konta bankowego (w danym pracowniku).
PŁACE
Jako ostatnią omówmy zakładkę "płace". Po kliknięciu w zakładkę, przejdźmy wpierw do opcji "dane konfiguracyjne" widocznej po lewej stronie. Następnie wybierzmy opcję "dane konfiguracyjne". W tej zakładce warto uzupełnić pełne dane naszej firmy, dane te będą służyć do wysyłania deklaracji ZUS i podatkowych.
W tym miejscu możemy również uzupełnić we wskazanych zakładkach różne domyślne dane dla naszego zakładu pracy, takie jak dzień wolny od pracy w zakładzie pracy, domyślną normę dobową, składkę wypadkową oraz godziny nocne. Po uzupełnieniu danych klikamy "zapisz".
Następnie przejdźmy znów do opcji "konfiguracja" i wybierzmy opcję "wypłacanie zasiłków". W opcji tej będziemy mogli zdefiniować, czy nasza firma wypłaca zasiłki (gdyż zatrudnia co najmniej 20 pracowników), czy też nie jest do tego zobowiązana. Kolejną opcją w "konfiguracji" jest opcja "składniki płacowe". W opcji tej będziemy mogli ustalić jakie składniki znajdą się na naszych umowach, rachunkach i listach płac. Mogą to być różnorodne składniki typu premie, dodatki itd. Składniki można dowolnie dodawać, jak i usuwać. Niektóre z nich są domyślnie w programie dostępne i nie można ich usunąć, ale można oznaczyć, aby nie wyświetlały się np. przy umowach cywilnoprawnych czy w umowach o pracę (co za tym idzie odpowiednio w rachunkach i listach płac). Można tutaj również ustalić, czy dany składnik będzie uwzględniany w obliczaniu wynagrodzenia chorobowego, urlopowego. Można tutaj wyłączyć np. składniki okazjonalne jak przykładowo nagrody jubileuszowe. Można tu też ustalić, czy dany składnik będzie proporcjonalnie zmniejszany przy urlopie bezpłatnym.
PREMIE PRACOWNICZE
Przejdźmy teraz do widocznej po lewej stronie opcji "premie". W tym miejscu możemy wprowadzać premie pracowników. W tym celu użyjemy opcji "dodaj premię". Następnie wybieramy pracownika, jego umowę, składnik, do którego premie mają być naliczane, kwota oraz okres, za który premia jest przyznana ("miesiąc od" i "miesiąc do" - premia w określonej wysokości przyznawana będzie co miesiąc). Po wprowadzeniu danych zapisujemy przyciskiem "zapisz". Premia pojawi się na liście premii, gdzie możemy ją edytować lub usunąć. Dodana tak premia będzie się automatycznie dodawała podczas tworzenia listy płac i rachunku do wybranej umowy tego pracownika.
POTRĄCENIA PRACOWNICZE
Podobnie wygląda opcja "potrącenia". Nowe "potrącenie pracownicze" dodajemy przy pomocy opcji "dodaj potrącenie". Należy tu wybrać pracownika, następnie rodzaj potrąceń (np. komornicze), kwotę łączną, która ma zostać potrącona, i ewentualny dodatkowy opis. W momencie tworzenia rachunku czy list płac program wyświetli informację o istniejących potrąceniach, i pozwoli na odliczenie ich od wypłaty pracownika. Omówimy to jeszcze przy tworzeniu listy płac. Na liście potrąceń komorniczych będzie widać rodzaj potrącenia, jego opis, kwotę obciążenia (całkowitą) oraz kwotę, jaka już została pobrana. Po naliczeniu potrącenia do danego rachunku/listy płac będzie można w edycji danego potrącenia zobaczyć szczegóły — co zostało naliczone, gdzie i w jakiej kwocie.
DEKLARACJE PODATKOWE
Kolejną z opcji, jakie omówimy są "deklaracje". Zakładka ta umożliwia wygenerowanie deklaracji podatkowych dla pracowników. Dostępne są takie deklaracje jak PIT11, PIT4R, PIT 37, PIT8AR. Program automatycznie uzupełnia pola deklaracji na podstawie rachunków i list płac wprowadzonych w programie, ale daje też możliwość modyfikacji niektórych danych. Po wystawieniu deklaracje można wydrukować lub wysłać do urzędu skarbowego elektronicznie, przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego lub danych uwierzytelniających (do wysłania e-deklaracji niezbędne jest zainstalowanie bezpłatnego programu SystimPlus, oraz zakup i zainstalowanie podpisu elektronicznego).
HARMONOGRAM CZASU PRACY
Następnie przejdźmy do opcji "harmonogramy pracy". Opcja ta dostępna jest w zakładce kadry i płace -> płace -> konfiguracja -> hamonogram pracy. W tym miejscu możemy określić harmonogramy pracy dla danych grup pracowników. Harmonogramów możemy utworzyć dowolną ilość. Dzięki tworzeniu harmonogramów pracy program będzie mógł samodzielnie i automatycznie naliczać wynagrodzenia chorobowe, urlopowe, potrącać za urlop bezpłatne, obliczać ekwiwalenty i wykonywać inne istotne dla kadr i płac obliczenia. Po wybraniu opcji "dodaj harmonogram" musimy podać jego nazwę, wybrać jaki dzień będzie dniem wolnym wg tego harmonogramu, podać normę dobową, oraz podać jakie godziny będą godzinami nocnymi. Następnie klikamy "zapisz" aby utworzyć nowy harmonogram.
Klikając na "harmonogramy pracy" przejdziemy do listy utworzonych harmonogramów. Przy każdym z nich są trzy opcje — możliwość usunięcia harmonogramu, przejścia do edycji jego parametrów, gdzie można edytować pola, które wcześniej już uzupełnialiśmy, oraz przejścia do uzupełnienia samego harmonogramu. Wybierzmy tę ostatnią opcję. Po wejściu w edycję harmonogramu będziemy mogli ustalić, w jakie dni i po ile godzin pracować mają pracownicy zatrudnieni wg danego harmonogramu. Na początku wybierzmy rok, który chcemy edytować.
Następnie wybierzmy, czy chcemy edytować harmonogram w trybie uproszczonym, gdzie podajemy tylko czas pracy w godzinach — czy w trybie szczegółowym, gdzie podajemy dodatkowo również dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Drugi tryb będzie miał dla nas znaczenie, jeśli chcemy w naszym zakładzie pracy rozliczać nadgodziny i pracę w nocy. Wówczas istotne jest dla programu podawanie dokładnego czasu pracy w godzinach, aby program mógł odpowiednio wyliczyć nadgodziny.
Harmonogram czasu pracy możemy wypełniać ręcznie lub automatycznie. Aby wypełniać ręcznie, po prostu wybieramy dany dzień i wpisujemy w niego odpowiednie godziny pracy. Aby wypełnić automatycznie, wybierzmy opcję "wypełnij". Pojawi się okno, w którym możemy automatycznie wypełnić cały kalendarz trybem tygodniowym (po 5 dni pracy) - podajemy, ile godzin dziennie pracownik ma do przepracowania i wybieramy w jakich godzinach, i klikamy "wypełnij" - program automatycznie wypełni harmonogram.
Możemy również wybrać ryb "mieszany", tutaj wypełniamy w okienkach wzór, według którego program ma wypełnić harmonogram. Np. wpisując tutaj 12 12 0 0 - i pozostawiając pozostałe okna puste, kalendarz wypełni się w sposób charakterystyczny dla zrównoważonego czasu pracy — najpierw dwa dni po 12 godzin, następnie dwa dni wolne. Ponieważ kolejne pola pozostawiliśmy puste, to kolejne dni będą wypełniane znów od początku — najpierw dwa dni po 12 godzin, potem dwa dni wolne. Poniżej możemy również wybrać, aby w tym trybie program pomijał święta i/lub niedzielę. W tym trybie program będzie ignorował dzień wolny.
Następnie wybieramy jeszcze, od kiedy program ma wypełnić harmonogram i klikamy "wypełnij". Po wypełnieniu możemy zamknąć to okienko, wprowadzić ewentualne ręczne zmiany do harmonogramu i kliknąć "zapisz". Należy pamiętać, aby przed zmianą roku na inny wpierw zapisać zmiany.
KALENDARZ PRACOWNICZY
Teraz przejdźmy znów do zakładki "Kadry" aby omówić ostatnią tam opcję — kalendarz pracowniczy. Przy dowolnym pracowniku wybierzmy tą opcję - "pokaż kalendarz pracownika". Zobaczymy tutaj kalendarz pracowniczy, w którym widocne będą dwie zakładki: czas pracy oraz nieobecności. W zakładce nieobecności będziemy mogli dodawać różne zdarzenia, takie jak urlopy bezpłatne, płatne, chorobowe itd. Wprowadzamy tu dane, które później zostaną użyte na liście płac dla obliczenia danych kwot różnych kwot wynagrodzeń urlopowych, chorobowych, potrąceń za urlopy bezpłatne itd. Klikając na dowolny dzień, możemy dodać nowe zdarzenie, podając jego rodzaj, czas trwania oraz ewentualny dodatkowy opis i zatwierdzając przyciskiem "Zapisz". Dodane zdarzenie możemy przesuwać "chwytając" je i przeciągając w inny dzień na kalendarzu. Można je również przedłużyć na kolejne dni, "chwytając" je z prawej skrajnej strony i przeciągając dalej. Można wreszcie — po najechaniu na dany element, użyć czerwonego przycisku "usuń", aby dane zdarzenie usunąć.
LISTY PŁAC
Powróćmy teraz do zakładki "płace". Tu wybierzmy opcję kadry i płaca -> płace -> "listy płac". Zobaczymy tutaj zestawienie list płac za poszczególne miesiące i lata. Warto zwrócić tutaj uwagę na kolumnę "wypłacono", gdzie pokazuje się informacja o dacie wypłaty danej listy płac. Data ta ma bardzo duże znaczenie dla poprawności działania programu, zarówno w listach płac, jak i w rachunkach. Początkowo data ta jest pusta, ale powinniśmy ją uzupełnić, gdy tylko będziemy wiedzieli, że wynagrodzenia zostały wypłacone. Przykładowo, jeśli wypłaciliśmy wynagrodzenia za grudzień w styczniu (załóżmy, że 11 stycznia), to wpisujemy tam datę styczniową. Wówczas za styczeń wyślemy deklarację ZUS. Również kwoty zaliczek na podatek uwzględnimy w deklaracjach PIT11 i PIT4 za styczeń. Płatne zaś będą — zarówno składki ZUS, jak i zaliczki — dopiero w lutym.
Kliknijmy "nowa lista płac" aby dodać nową listę, wybierzmy tutaj dowolny rok i miesiąc. Po kliknięciu "Zapisz" program utworzy listę płac za dany miesiąc. Taka właśnie dodana lista płac powinna się wówczas pojawić na liście na ekranie. Po najechaniu na listę płac zobaczymy opcje jej dotyczące — możliwość usunięcia listy płac, pobrania pliku z przelewami do wyeksportowania do systemu bankowego, zaksięgowania listy płac. Następnie możliwe jest pobranie listy płac do PDF oraz listy płac w formie podzielonej na strony "pobierz listę wypłat", aby można wykorzystać jako tzw. "paski wypłat" dla pracowników, jest tu również możliwość wydrukowania listy płac.
Ostatnią z opcji jest edycja, po kliknięciu tej opcji przejdziemy do edycji danej listy płac. Program automatycznie po dodaniu nowej listy płac wypełni ją pracownikami, którzy w danym miesiącu mają umowy o pracę. Jeśli w danym miesiącu pracownik ma dwie lub więcej umów, lub aneksem zmieniono istotny parametr tejże umowy (np. wymiar czasu pracy), to na liście płac wystąpi taka osoba dwukrotnie. Jeśli później dodamy nowego pracownika i nową umowę, to trzeba go będzie jeszcze ręcznie dodać na listę płac — w dolnej jej części będą wyświetlone wszystkie osoby, które w danym momencie mają zawarte umowy.
Zwróćmy uwagę, że po wejściu w daną listę płac po lewej stronie pojawi się opcja "lista płac nr ......." - opcja ta pozwoli nam szybko wrócić do edycji ostatnio przeglądanej listy płac.
Przy każdym z pracowników na liście płac dostępne są ikony umożliwiające usunięcie danego pracownika, przejście do edycji jego danych, oraz edycję jego składników płacowych. Po kliknięciu w tą ostatnią opcję przejdziemy bezpośrednio do edycji danych płacowych danego pracownika. Program automatycznie po pierwszym wejściu uzupełni je o dane właściwe dla jego umowy — wpisze takie składniki płacowe jak na umowie. Następnie naszym zadaniem jest ewentualna korekta podstawowych składników płacowych, takich jak podstawa wynagrodzenia, premie i inne. Program umożliwia zarówno przeliczanie z kwoty netto do kwot brutto, jak i w odwrotną stronę, a także przeliczanie z kwoty brutto pracodawcy do kwoty brutto i następnie netto.
Po wejściu w płace danego pracownika program najpierw automatycznie obliczy kwotę wynagrodzenia proporcjonalnie do okresu zatrudnienia danego pracownika (jeśli pracownik zakończył pracę w połowie miesiąca, to program obliczy wynagrodzenie proporcjonalnie, uwzględniając jego harmonogram płac).
Aby naliczyć płace dla danego pracownika należy przede wszystkim uzupełnić kalendarz pracy dla pracownika za dany okres. Na jego podstawie program pobiera do przeliczeń informacje o godzinach przepracowanych zgodnie z harmonogramem jak i wszelkich dodatkowych godzina. Zależnie od ustawień konfiguracyjnych będzie to tylko informacja o sumie godzin i nadgodzin ( w przypadku harmonogramu prostego) lub także informacja o godzinach nocnych ( w przypadku harmonogramu szczegółowego).
Program także przeliczy odpowiednio dni nieobecności jeśli w kalendarzu pracownika takie zostaną uwzględnione ( np. urlop, nieobecność z powodu choroby, opieki nad dzieckiem, zasiłku macierzyńskiego i inne).
Program przeliczy wynagrodzenie zasadnicze i pozostałe pozycje związane z dodatkową pracą albo z wynagrodzeniem za nieobecność np. z tytułu wynagrodzenia/zasiłku c chorobowego.
W celu wyliczeń płac przechodzimy na zakładkę „Płace” > „Listy płac” i korzystając z kafelka DODAJ LISTĘ PŁAC możemy naliczyć wynagrodzenia dla pracowników. Program przeniesie nas do okna, w którym należy zweryfikować okres za jaki dokonujemy obliczeń oraz datę kiedy nastąpi wypłata wynagrodzenia. Ta druga informacja istotna jest dla okresu, w którym naliczone zostaną podatki i wykazane składki ZUS w deklaracji DRA. Po uzupełnieniu danych program pokażę listę pracowników, dla których naliczy się automatycznie Lista Płac. W tym miejscu można ewentualnie odznaczyć pracowników, których chcemy dodać do danej listy płac w terminie późniejszym. Kliknięcie DODAJ spowoduje utworzenie Listy płac.
Na liście płac można podejrzeć sposób przeliczenia składników klikając w opcji POKAŻ znajdującą się po prawej stronie tego składnika ( dotyczy to składników wyliczanych dla danej listy płac) w związku z naniesionymi zmianami w kalendarzu w stosunku do obowiązującego harmonogramu dla pracownika w danym okresie.
WAŻNE!
Użytkownik powinien świadomie dokonywać zmian „Składników płacowych” (dodawanie nowych lub zmiana ustawień systemowych składników) aby poszczególne z nich były pobierane do wyliczeń płacowych dokonywanych na podstawie ewidencji czasu pracy – kalendarza pracownika.
Dostępna opcja "dodaj składniki płacowe" umożliwia przejście do edycji składników płacowych, pamiętajmy jednak, że jej wybranie spowoduje zamknięcie tego okienka. Poniżej znajdują się składniki ZUS i koszty uzyskania przychodu, które automatycznie zostaną przeniesione z umowy, można je jednak również na tym etapie edytować.
Ważnym elementem są wyliczane przez program podstawy ubezpieczeń z ubiegłych miesięcy tego roku, kwoty do opodatkowania z ubiegłych miesięcy tego roku oraz kwoty odliczone za prawa autorskie. Kwoty te obliczone zostaną proporcjonalnie na podstawie archiwalnych list płac (i odpowiednio rachunków), ale możemy je tu zmienić, jeśli w programie brak danych archiwalnych. Kwoty te używane są do obliczania momentów, kiedy pracownik przekroczy określone progi, np. próg odliczania autorskich kosztów uzyskania przychodu, próg opłacania składek emerytalnych i rentowych czy próg podatkowy (32%).
ROZLICZANIE CZASU PRACY I NADGODZIN
Aby rozliczać czas pracy na początek włączmy na koncie pracownika zapisywanie czasu pracy w formie godzin od-do. Domyślnie dostępna jest opcja wpisywania wyłącznie ilości przepracowanych godzin. Aby to zmienić w module kadry i płace -> kadry -> konfiguracja -> dane konfiguracyjne wybieramy opcję "Rodzaj kalendarza w harmnogramie" oraz "Rodzaj kalendarza czasu pracy pracownika" i ustawiamy na "szczegółowy".
Od tej chwili każdy użytkownik programu będzie mógł wprowadzać swoje godziny pracy w trybie szczegółowym, czyli z podaniem od której, do której godziny pracował. Później omówimy jak taki czas pracy zaimportować do modułu Kadry.
W zakładce kadry aby naliczyć pracownikowi godziny nadliczbowe wejdźmy w opcję "pokaż kalendarz czasu pracy pracownika" przy danej osobie na liście pracowników. W tym miejscu możemy dla danego pracownika uzupełnić jego faktyczny czas pracy. Możemy zrobić to automatycznie na dwa sposoby. Pierwszy z nich to zaimportowanie czasu pracy z zestawienia czasu pracy który pracownik wprowadził w zakładce "czas pracy" - do tego służy opcja "pobierz z czasu pracy". Po kliknięciu tej opcji kalendarz zostanie wypełniony zgodnie z tym, co wpisał pracownik.
Druga opcja to wypełnienie kalendarza wg obowiązującego danego pracownika w danym miesiącu harmonogramu - to można wykonać opcją "pobierz dane z harmonogramu".
Dane można również wpisywać ręcznie, jak i edytować je późnij ręcznie, np. już po zaimportowaniu ich z harmonogramu czy czasu pracy. Po wprowadzeniu danych zatwierdzamy je przyciskiem "zapisz".
Teraz na liście pracowników będziemy mogli pobrać ewidencję czasu pracy klikając przy danej osobie na link "pobierz ewidencję czasu pracy". W ewidencji tej zobaczymy naliczone pracownikowi nadgodziny, godziny pracy wg grafiku i faktyczne.
Zanim jednak pobierzemy ten wydruk, musimy skonfigurować w programie okresy rozliczeniowe dla pracowników. W tym celu wchodzimy w zakładkę "płace" i wybieramy opcję "konfiguracja" -> "okresy rozliczeniowe". Korzystając z "Dodaj okres" po prawej stronie na górze listy wprowadzamy kolejne okresy rozliczeniowe. Aby wprowadzić okresy rozliczeniowe wybieramy od jakiego miesiąca okres ma się zaczynać, ile okresów chcemy dodać oraz ile miesięcy ma trwać każdy z okresów rozliczeniowych.
Na kalendarzu pracowniczym można też oznaczać dni wolne za święta, aby takie dni poprawnie naliczały się w w ewidencji godzin nadliczbowych.
Aby funkcjonalność działała prawidłowo, musimy pamiętać, aby pracownik miał w danym okresie umowę o pracę z przypisanym harmonogramem czasu pracy.
Po wprowadzeniu wszystkich danych możemy pobrać ewidencję oraz naliczyć pracownikowi dodatki za nadgodziny w liście czasu pracy. Na liśice płac pojawią nam się kwoty dotyczące nadgodzin oraz godzin nocnych jeśli takie wystąpiły.
Na koniec danego miesiąca pamiętajmy o terminowej wypłacie wynagrodzeń, uzupełnieniu pól "data wypłaty" w rachunkach i listach płac, wydrukowaniu zestawień płac i rachunków dla celów archiwalnych, wysłaniem deklaracji ZUSowych (ZUA, ZZA, DRA i innych). Na koniec roku pamiętać należy o przesłaniu deklaracji PIT-4R i PIT-11 do urzędu skarbowego.
Kiedy zaksięgować listę płac?
Tutaj księgowanie zależne jest od daty wypłacanego wynagrodzenia. Jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest na koniec miesiąca, to zaksięgowanie wynagrodzenia nastąpi z końcem miesiąca.
