Specjalista do spraw kadr i płac to osoba, która zajmuje się obsługą i rozliczeniem szeroko rozumianej dokumentacji pracowniczej. Warto podkreślić, iż w różnych przedsiębiorstwach specjalista ten może wykonywać nieco odmienne zadania. Może też się zdarzyć, że zakres wykonywanych zadań będzie różny.
Czym w takim razie konkretnie zajmuje się specjalista do spraw kadr i płac?
|
Spis treści:
-
Co to są kadry i płace
-
Specjalista do spraw kadr i płac – zakres obowiązków
-
Cechy interpersonalne dobrego specjalisty do spraw kadr i płac
-
Specjalista do spraw kadr i płac a znajomość przepisów prawnych
|
Co to są kadry i płace
Kadry i płace to dział, który występuję tak naprawdę w każdej firmie, niemniej w małych firmach często ten dział nie jest wyodrębniony. Obsługą tego działu w tych mniejszych firmach zajmuje się sam przedsiębiorca albo biuro rachunkowe.
Kadry i płace obejmują czynności natury administracyjnej, które ogólnie można podzielić na 9 segmentów:
- obsługa rekrutacji pracowników, zleceniobiorców,
- kontrola i obsługa akt pracowniczych,
- rozliczanie wynagrodzeń,
- rozliczanie ZUS,
- analiza przepisów i rozwiązywanie różnych problemów składających się na szeroko rozumiane aspekty pracownicze, pracodawcy, ZUS-owskie, płacowe,
- praca na kadrowo-płacowych systemach informatycznych,
- kontakt z urzędem skarbowym, z ZUS, z pracownikami, z pracodawcą, z pozostałym otoczeniem,
- archiwizowanie i przechowywanie dokumentów kadrowo-płacowych,
- raportowanie.
Widać wyraźnie, że specjalista do spraw kadr i płac zajmuje się zarówno obliczaniem wynagrodzeń jak i obsługą akt pracowników a także rozliczeniami ZUS pracowników i właścicieli. Musi tez mieć dobry kontakt z administracją jak i z samymi pracownikami. W niektórych firmach przygotowuje on różnego rodzaju raporty dotyczące zatrudnionych pracowników czy ponoszonych w związku z tym obciążeń.
Specjalista do spraw kadr i płac – zakres obowiązków
Specjalista ds. kadr i płac spełnia w większości podobne funkcje w firmach. Niemniej w zależności od wielkości firmy zadań do wykonania może mieć znacznie więcej a innych po prostu mniej lub nie mieć ich wcale.
Specjalista ds. kadr i płac najczęściej wykonują poniższe zadania.
| Czym zajmuje się specjalista do spraw kadr i płac |
| Lp. |
Czynność |
| 1. |
Prowadzenie akt osobowych |
| 2. |
Sporządzanie umów o pracę, zlecenie, dzieło oraz rozwiązań tych umów czy aneksów do tych umów |
| 3. |
Sporządzanie i analiza różnego rodzaju regulaminów w firmie np. wynagradzania |
| 4. |
Rejestracja wszelkich zdarzeń mających wpływ na rozliczenie wynagrodzeń – różnego rodzaju absencje takie jak urlopy, chorobowe, zasiłki, opieka, inne nieobecności usprawiedliwione jak i nieusprawiedliwione. |
| 5. |
Rozliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem wszystkich zdarzeń mających wpływ na wynagrodzenia, naliczanie wszystkich dodatków, obliczenie wynagrodzeń z uwzględnieniem wszystkich zdarzeń, dodatków i innych preferencji |
| 6. |
Korekty wynagrodzeń |
| 7. |
Sporządzanie deklaracji rozliczeniowych ZUS, zgłaszanie pracowników, zleceniobiorców czy wymaganych zdarzeń do ZUS, kontrola rozliczeń składek ZUS innych wymogów formalnych ZUS |
| 8. |
Korekty związane z ZUS |
| 9. |
Prowadzenie rekrutacji |
| 10. |
Obsługa różnych systemów kadrowo-płacowych |
| 11. |
Archiwizowanie dokumentów kadrowo-płacowych |
| 12. |
Kontakty z instytucjami typu urząd skarbowy, ZUS, inspekcja pracy, PFRON, inne instytucje |
| 13. |
Uczestniczenie w kontrolach ZUS, inspekcji pracy, urzędu skarbowego, PFRON lub innej instytucji |
| 14. |
Znajomość sporego obszaru przepisów mających wpływ na kadry i płace |
| 15. |
Inne czynności jak sporządzanie różnych raportów o pracownikach dotyczących m.in. absencji, wynagrodzeń według stanowisk, dodatków, stażu pracy, innych dla zarządu |
| 16. |
Niekiedy umiejętności typu HR służące do zarządzania zasobami ludzkimi |
Cechy interpersonalne dobrego specjalisty do spraw kadr i płac
Na pytanie o korzystne cechy interpersonalne dobrego specjalisty do spraw kadr i płac nie da się odpowiedzieć jednoznacznie, gdyż każda firma ma swoje wymagania.
Podstawowe, dobre cechy to skrupulatność w wykonywaniu zadań, dokładność, precyzyjność rozliczeń, sumienność wykonywania różnych zadań, umiejętność praktycznej pracy na przepisach związanych z prawem pracy i innych, komunikatywność, pilnowanie poufności danych, terminowość, umiejętność obsługi systemów kadrowo-płacowych, odporność na stres i przeróżne reakcje ludzi.
Biorąc pod uwagę specyfikę zawodu można śmiało stwierdzić, iż musi to być osoba zdyscyplinowana, zorganizowana, systematyczna ale też o niemałej dozie empatii w stosunku do ludzi. Praca ta to przecież częsty kontakt z człowiekiem występującym w różnych instytucjach jak i w samym przedsiębiorstwie.
Dobry specjalista ds. kadr i płac powinien być osobą otwartą, posiadającą umiejętność nawiązywania dobrych relacji z ludźmi. Dobry, korzystny kontakt z pracownikami, pracodawcą rodzi dobre owoce w całej firmie. Umiejętność rozmowy i prowadzenia kontroli z instytucjami takimi jak ZUS, PFRON, Inspekcja Pracy czy Urząd Skarbowy to spokój i pewna doza bezpieczeństwa pracodawcy ale i pracowników.
Kolejne cechy dobrego specjalisty ds. kadr i płac to praktyczna wiedza związana z zastosowaniem przepisów prawa pracy i innych pokrewnych ustaw. Powyżej wymieniono te, które najczęściej pojawiają się jako wymagane w przedsiębiorstwach różnej wielkości. Niestety, dzisiejszy specjalista ds. kadr i płac musi posiadać choć podstawowe cechy analityczne prawnika.
Specjalista do spraw kadr i płac a znajomość przepisów prawnych
Warto na chwilę zatrzymać się przy wymogach znajomości przepisów prawa. Chętnie poszukiwany specjalista do spraw kadr i płac to osoba posiadająca praktyczną wiedzę analizy i zastosowania przepisów m.in. ustawy:
- z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy Dz. U. z 2023 r. poz. 1465,
- z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Dz. U. z 2023 r. poz. 1230,
- z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych Dz. U. z 2024 r. poz. 146,
- z dnia 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy Dz. U. z 2023 r. poz. 735,
- z dnia 10.10.2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę Dz. U. z 2020 r. poz. 2207,
- z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- z dnia 16.04.2004 r. o czasie pracy kierowców Dz. U. z 2024 r. poz. 220,
- z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych Dz. U. z 2024 r. poz. 44,
- z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych Dz. U. z 2023 r. poz. 1251,
- z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa Dz. U. z 2023 r. poz. 2780,
- z dnia 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych Dz. U. z 2024 r. poz. 427,
- z dnia 13.04.2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy Dz. U. z 2024 r. poz. 97,
- z dnia 25.02.1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy Dz. U. z 2023 r. poz. 2809,
- z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. z 2019 r. poz. 1781.
- Inne ustawy.
Na koniec warto dodać, że to nie koniec listy. Specjalista do spraw kadr i płac powinien znać jeszcze wiele Rozporządzeń np.
Autor:
Krzysztof Ulicki
