W każdej firmie – zwłaszcza jeśli jest to duży podmiot zatrudniający wiele osób – bardzo ważną rolę odgrywa osoba piastująca funkcję pracownika kadrowego. Do wykonywanych przez nią obowiązków zalicza się bowiem szereg działań takich jak prowadzenie ewidencji czasu pracy, dbanie o to, aby pracownicy regularnie przechodzili badania okresowe, a nowo zatrudnieni przed przyjściem do pracy mieli zaświadczenie o zdolności do jej wykonywania. Kadrowy zajmuje się też opracowywaniem i wydawaniem świadectw pracy. Wszelkie niedopełnienie swoich obowiązków w tym zakresie skutkuje naruszeniem praw pracowniczych, co w praktyce może pociągnąć za sobą również odpowiedzialność karną np. w postaci kary grzywny. Warto dowiedzieć się, kto odpowiada za ewentualne zaniedbania osoby, której powierzono funkcję kadrowego.
Zakres obowiązków kadrowego
Do obowiązków osób wykonujących zadania kadrowe zalicza się szereg czynności. Wśród nich można wymienić m.in. prowadzenie akt osobowych i ewidencji czasu pracy, wypełnianie świadectwa pracy, obliczanie wymiaru urlopu i stawek wynagrodzenia, sporządzanie umów o pracę oraz oświadczeń o rozwiązaniu stosunku pracy, a także wypełnianie świadectw pracy.
Kadrowy odpowiada przed pracodawcą za niedopełnienie obowiązków pracowniczych oraz za szkody powstałe w wyniku zaniedbań. Osoba ta, jak każdy pracownik, ponosi odpowiedzialność za zaniechanie realizacji przyznanych obowiązków, natomiast pracodawca ponosi odpowiedzialność karną.
Odpowiedzialność kadrowej – jak to wygląda w praktyce?
Zasadniczo kadrowa może ponosić trzy rodzaje odpowiedzialności. Jest to odpowiedzialność służbowa, porządkowa oraz materialna. Konsekwencją służbową może być np. wstrzymanie premii uznaniowej. Dotyczy to np. nieprowadzenia akt osobowych albo niedopilnowania terminu wypłat wynagrodzenia pracownikom. Odpowiedzialność porządkowa dotyczy natomiast nieprzestrzegania organizacji czasu pracy, a także porządku w procesie jej wykonywania, jak również nierespektowania przepisów wynikających z zasad BHP. Odpowiedzialność materialna odnosi się do konieczności naprawienia szkody wyrządzonej określonym działaniem bądź jego zaniechaniem.
Na niesumiennie wykonującego przypisane obowiązki kadrowego można nałożyć karę upomnienia, nagany albo pieniężną. Wysokość odszkodowania powinna być równa rzeczywistej stracie ( maksymalnie do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia). Jeśli natomiast kadrowemu udowodniono celowe i umyślne szkodliwe dla firmy i pracowników działanie, musi on zapłacić karę w pełnej wysokości.
Zaniedbania kadrowego a odpowiedzialność właściciela firmy
Trzeba mieć świadomość, że pracodawca odpowiada zawsze za to, co dzieje się w firmie, choćby nie był on bezpośrednio winny całej sytuacji. To samo dotyczy także kwestii zaniedbań kadrowego. Przedsiębiorcy czy też członkowie zarządu muszą zatem liczyć się z określoną odpowiedzialnością karną w sytuacji, gdyby doszło do nieprawidłowości w polityce kadrowej. Oczywiście, to jaki wymiar kary zostanie zasądzony w danym przypadku, zależy od wielu okoliczności, np. od zakresu zaniedbań, ich stopnia, faktycznej winy różnych osób. Kwestie te zawsze rozstrzyga sąd po rozpatrzeniu różnych okoliczności towarzyszących sprawie.
Naruszenie dotyczące niewydania świadectwa pracy
Zasadniczo pracodawca na mocy obowiązującego prawa jest zawsze zobowiązany do wydawania świadectw pracy w sytuacji, gdy doszło do wypowiedzenia umowy albo wygaśnięcia terminu jej obowiązywania. Należy dopełnić tego obowiązku w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy. Jeśli dojdzie do zaniedbania w tym względzie, uznaje się, że w danej sytuacji doszło do popełnienia wykroczenia. W takiej sytuacji pracodawcy grozi kara grzywny. Jej wysokość ustala sąd, kierując się przy tym różnego rodzaju przesłankami.
Zaniechania dotyczące badań lekarskich pracowników
Zgodnie z obowiązującym prawem nowy pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy bez przejścia wstępnych badań lekarskich. Dotyczy to nie tylko osób przyjmowanych do pracy, ale także młodocianych pracowników przenoszonych na inne stanowiska pracy oraz pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, gdzie występują uciążliwe warunki albo czynniki szkodliwe dla zdrowia.
Zaniechania kadrowych w tym względzie skutkują możliwością pociągnięcia pracodawcy do odpowiedzialności za nieprzestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. W praktyce w takiej sytuacji trzeba liczyć się z możliwością orzeczenia kary grzywny o wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Do penalizacji takiego zachowania dochodzi w toku prowadzonego przed sądem postępowania karnego.
Brak teczki personalnej
Przy zatrudnianiu każdego pracownika trzeba założyć dla niego osobną teczkę personalną. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest bardzo ważne w kontekście obliczania należnego wynagrodzenia oraz wysokości innych świadczeń związanych z pracą. Jeśli doszło do zaniechania w tym aspekcie, pracodawca musi liczyć się z koniecznością zapłacenia kary grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
Podsumowując, trzeba stwierdzić, że kadrowy za zaniedbania odpowiada przed pracodawcą, który z kolei z tego samego tytułu może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
