Ewidencja czasu pracy jest jedną z obowiązkowych dokumentacji prowadzonych dla każdego pracownika w zakładzie pracy. Jaką formę powinna przybrać? Czy karta ewidencji czasu pracy jest obowiązkowa? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.
|
Spis treści:
- Ewidencja czasu pracy
- Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
- Obowiązek prowadzenia dokumentacji w postaci karty ewidencji czasu pracy
- Kiedy nie występuje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
- Kary za brak ewidencji czasu pracy
|
Ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy to dokumentacja dotycząca pracy i absencji pracownika na podstawie, której pracodawca jest w stanie obliczyć ilość godzin pracy, ilość dodatkowych godzin pracy a ponadto ustalić różnego rodzaju absencje a przez to obliczyć ich wpływ na wysokość wynagrodzenia.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
Zgodnie z tym co mówi art. 128 § 1ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 zwana dalej Kodeksem Pracy) Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Ponadto w art. 130 § 1 ustawy Kodeks Pracy obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1 Kodeku Pracy.
Powyższe oznacza, że pracownik przyjęty do pracy pozostaje do dyspozycji w zakładzie pracy przez określony okres czasu zwany czasem pracy a ponadto w stosunku do niego zostaje przyjęty odpowiedni dla niego wymiar czasu pracy. Skoro wymiar czasu pracy zostaje przyjęty dla pracownika to pracodawca musi mieć możliwość rozliczenia tego czasu pracy. Mówi o tym choćby art. 149 Kodeku Pracy.
|
UWAGA!
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. |
Tak więc pracodawca jest zobligowany do prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy odrębnie dla każdego pracownika
§ 6 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej mówi o obowiązkach pracodawcy związanych z ustalaniem czasu pracy pracowników.
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
- kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji w postaci karty ewidencji czasu pracy
Kolejne pytanie jakie powstaje w powyższej materii to czy pracodawca ma obowiązek prowadzić konkretnie kartę ewidencji czasu pracy?
Nie ma tam wprost napisane o obowiązku stosowania karty ewidencji czasu pracy. Są natomiast zapisy zaprezentowane powyżej przedstawione o obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy oddzielnie dla każdego pracownika.
|
UWAGA!
Należy mieć jednak na uwadze jedną rzecz a mianowicie ww. rozporządzenie stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.
Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu 1 stycznia 2019r. w stosunku pracy, stosuje się przepisy ww. rozporządzenia, z wyjątkiem § 2-6 tego rozporządzenia.
To oznacza, że do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników już zatrudnionych dnia 1 stycznia 2019r. na podstawie umowy o pracę, czyli już prowadzonych w dniu wejścia w życie ww. rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem. |
Powyższe oznacza, że dla pracowników pozostających w zatrudnieniu na dzień 1 stycznia 2019r. obowiązuje - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 2017 poz. 894).
Mówi ono w § 8, iż pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika m.in. kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:
- pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych,
- w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
- dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
- w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Dla pracowników zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019r. obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Nie ma tam wprost napisane, że te informacje muszą być prowadzone w formie karty jednak muszą być gromadzone odrębnie dla każdego pracownika. Zatem najwygodniej, aby przybrały formę karty ewidencji czasu pracy, czyli taką jaka obowiązkowo była ustalona dla osób zatrudnionych na dzień 1 stycznia 2019r. Karta czasu pracy (ewidencja) musi zawierać następujące informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Analizując powyższe obowiązkowe informacja zawarte w ewidencji czasu pracy do tej ewidencji należy dołączyć dokumenty potwierdzające rodzaj absencji:
- wnioski urlopowe,
- zwolnienia lekarskie,
- wszelkie inne dokumenty i oświadczenia dotyczące absencji.
Warto dodać, iż karta czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej jak i papierowej.
Kiedy nie występuje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
Na mocy art. 149 § 2 Kodeksu Pracy pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonować godzin pracy w odniesieniu do pracowników:
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy z wyjątkiem obowiązku ewidencji absencji w ewidencji czasu pracy,
- zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Kary za brak ewidencji czasu pracy
Zgodnie z tym co mówi art. 286 § 1 pkt 6 Kodeksu Pracy - kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji pracowniczej - podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.
Zatem zdecydowanie podlega karze pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi ewidencji czasu pracy wchodzącej w skład dokumentacji pracowniczej co już przedstawiono w niniejszej publikacji.
Autor:
Krzysztof Ulicki
