Zwykły koszt czy wyposażenie albo raczej środek trwały

Każdy przedsiębiorca w większym lub mniejszym stopniu ponosi koszty prowadzonej działalności gospodarczej.

Często zadaje sobie pytanie czy dany wydatek będzie zwykłym kosztem, a może wyposażeniem a może wręcz będzie to środek trwały?

Na to pytanie nie zawsze można odpowiedzieć jednym zdaniem. Przede wszystkim to podatnik decyduje na jakie cele w działalności gospodarczej zaliczy ten wydatek.

Co stanowi koszt uzyskania przychodu firmy

Wydatek firmowy a więc koszt uzyskania przychodu to koszt, który przedsiębiorca może zaksięgować w księgach swojej firmy.

Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu obniża (podstawę opodatkowania) podatek dochodowy do zapłaty.

Oczywiście jeżeli podatnik nie uzyskuje dochodu w danym okresie ale stratę (albo narastająco od początku roku) to wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu będzie zwiększał stratę bieżącą (albo stratę narastająco od początku roku).

Ogólne cechy wydatku, który może stanowić koszt uzyskania przychodu:

• został poniesiony przez podatnika na cele prowadzonej działalności gospodarczej a nie na użytek prywatny,
• został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie został podatnikowi zwrócony w jakiejkolwiek formie (dotacje, subwencje, inne dopłaty do kosztów),
• nie występuje w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów,
• został prawidłowo udokumentowany – fakturą, umową, polisą, wyciągiem bankowych, deklaracją podatkową, listą płac i potwierdzeniami wypłat wynagrodzeń, decyzją administracyjną, innymi dokumentami.

Trzeba pamiętać, iż to podatnik decyduje o tym, czy ująć dany wydatek czy też nie. Zatem to podatnik w 100% uznaje, iż wydatek spełnia wszystkie kryteria kosztu czy nie spełnia.

Co stanowi wyposażenie firmy

Wyposażenie firmy to rzeczowe składniki majątku nabyte na cele prowadzonej działalności. Wyposażenie to będzie stanowić te składniki majątku, których przedsiębiorca nie zaliczył do środków trwałych (nie wprowadził do ewidencji środków trwałych).

Od roku 2020 wydatki dotyczące wyposażenia można ująć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu.

Ponadto w tej samej dacie zlikwidowano obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia.

Przed tą datą wyposażenie firmy stanowiło składnik majątku o wartości przekraczającej 1.500 zł i nie spełniający wszystkich kryteriów środka trwałego.

Aktualnie wyposażeniem firmy będzie rzeczowy składnik majątku, który nie spełnia wszystkich cech środka trwałego.

Czym będzie środek trwały

Pewną ciekawostką jest, że definicję środka trwałego można znaleźć zarówno w ustawie z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 zwanej dalej ustawą o PIT), w ustawie z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587) , w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 zwanej dalej ustawą o rachunkowości) przy czym w ustawach podatkowych środek trwały został zdefiniowany tak samo.

Na mocy art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości środki trwale to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi:

• o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok,
• kompletne, zdatne do użytku,
• przeznaczone na potrzeby jednostki.

Przepis ten do środków trwałych zalicza w szczególności:

1. nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
2. maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
3. ulepszenia w obcych środkach trwałych,
4. inwentarz żywy,
5. środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu (zaliczone do aktywów trwałych jednej ze stron umowy).

Druga definicja środka trwałego wynika z ww. ustawa podatkowych. Należy zaznaczyć, iż poniższa definicja została stworzona na cele możliwości ujęcia zakupu środków trwałych w podatkowych kosztach uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o PIT amortyzacji podlegają składniki majątku:

• stanowiące własność lub współwłasność podatnika,
• nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,
• kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,
• o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok,
• wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane w używanie na podstawie umowy leasingu, dzierżawy, najmu.

Środki trwałe w myśl art. 22a ustawy o PIT to:

    1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

    2) maszyny, urządzenia i środki transportu,

    3) inne przedmioty

Oczywiście wymienione środki trwałe muszą spełniać powyższe warunki z art. 22a ust. 1 ustawy o PIT.

Ponadto amortyzacji podlegają także i to niezależnie od przewidywanego okresu używania:

1. przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych, zwane dalej "inwestycjami w obcych środkach trwałych",
2. budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie,
3. składniki majątku, wymienione w ust. 1, niestanowiące własności lub współwłasności podatnika, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy leasingu zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami tych składników - jeżeli odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający.

Co z wartością początkową środka trwałego?

Warto zwrócić uwagę, iż nie ma w powyższej definicji (w ustawie o PIT) określenia wartości środka trwałego. Określenie wartości środka trwałego ustawodawca wyszczególnił w kolejnych przepisach. W jaki sposób?

Co to jest KŚT?

KŚT to klasyfikacja środków trwałych podzielona na grupy, podgrupy zawierająca:

1. nazwę środka trwałego,
2. roczną stawkę amortyzacyjną środka trwałego,
3. symbol KŚT środka trwałego,
4. opis środka trwałego,
5. powiązane symbole np. PKOB, PKWiU.

Klasyfikacja środków trwałych dostępna jest ma stronie GUS.

Grupy KŚT:

• GRUPA 0 - GRUNTY,
• GRUPA 1 - BUDYNKI I LOKALE ORAZ SPÓŁDZIELCZE PRAWO DO LOKALU UŻYTKOWEGO I SPÓŁDZIELCZE WŁASNOŚCIOWE PRAWO DO LOKALU MIESZKALNEGO,
• GRUPA 2 - OBIEKTY INŻYNIERII LĄDOWEJ I WODNEJ,
• GRUPA 3 - KOTŁY I MASZYNY ENERGETYCZNE,
• GRUPA 4 - MASZYNY, URZĄDZENIA I APARATY OGÓLNEGO ZASTOSOWANIA,
• GRUPA 5 - MASZYNY, URZĄDZENIA I APARATY SPECJALISTYCZNE,
• GRUPA 6 - URZĄDZENIA TECHNICZNE,
• GRUPA 7 - ŚRODKI TRANSPORTU,
• GRUPA 8 - NARZĘDZIA, PRZYRZĄDY, RUCHOMOŚCI I WYPOSAŻENIE, GDZIE INDZIEJ NIESKLASYFIKOWANE,
• GRUPA 9 - INWENTARZ ŻYWY

Zwykły koszt a może wyposażenie albo raczej środek trwały

Przedsiębiorca nabywając składnik majątku na cele prowadzonej działalności gospodarczej musi zdecydować w jaki sposób będzie on użytkowany firmie.

Nabyty składnik majątku może ująć w księgach firmy jako:

1. zwykły (pozostały) wydatek,
2. wyposażenie,
3. środek trwały.

Ujęcie zakupionego składnika majątku jako zwykłego wydatku, wyposażenia a środka trwałego ma znaczenie w kontekście dalszego jego rozliczenia.

Pierwsza kwestia to to, iż gdy podatnik dany składnik majątku nie zaksięguje jednorazowo w koszty a wprowadzi do ewidencji środków trwałych to sposób ujęcia zakupu, rozliczenia i dalszej sprzedaży będzie odmienny aniżeli gdy zostałby on od razu zaksięgowany w koszty firmy.

Druga kwestia wynika bezpośrednio z pierwszej. Wprowadzony składnik majątku na stan środków trwałych może być:

1. zamortyzowany jednorazowo (jeżeli spełnia warunki),
2. amortyzowany w czasie według dopuszczalnych metod amortyzacji albo indywidualnej czy przyspieszonej stawki amortyzacyjnej.

Powyższe sposoby zamortyzowania środków trwałych wpływają bezpośrednio na koszty uzyskania przychodu, a więc obniżają w różnym stopniu wysokość zaliczki na podatek dochodowy jak i rocznego podatku dochodowego.

Która opcja jest najlepsza? To zależy przede wszystkim od zamiarów podatnika. Zanim ujmie on zakup składnika majątku od razu w koszty firmy albo wprowadzi do ewidencji środków trwałych – powinien zadać sobie kilka podstawowych pytań:

1. jaki poziom kosztów przewiduje w kolejnym okresie, kolejnym roku,
2. jaki poziom przychodów przewiduje w kolejnym okresie, kolejnym roku,
3. czy zależy podatnikowi na natychmiastowym większym obniżeniu zaliczki na podatek dochodowy czy na stopniowym obniżeniu zaliczek miesięcznych na podatek dochodowy,
4. czy podatnik chce obniżyć zaliczki na miesięczny podatek dochodowy z początku nieco więcej a potem stopniowo coraz mniej,
5. czy podatnik przewiduje w niedalekiej przyszłości znaczny wzrost albo tzw. sezonowy wzrost przychodów czy też obniżenie przychodów,
6. czy podatnik przewiduje w niedalekiej przyszłości znaczny wzrost albo tzw. sezonowy wzrost kosztów czy też obniżenie kosztów,
7. jak długo podatnik będzie użytkować zakupiony środek trwały (dłużej albo krócej niż rok) i w jakim stopniu będzie go wykorzystywać,
8. czy podatnik planuje zmienić przeznaczenie np. środka trwałego w towar albo odwrotnie.

To nie jest zamknięty katalog pytań. Jest ich więcej i do każdej firmy pytania powinno tworzyć się indywidualnie.

Przykłady:

Przykład 1

Przedsiębiorca zakupił ksero o wartości 11.000 zł netto. Będzie ono użytkowane kilka lat a więc powyżej 1 roku.

Podatnik ma obowiązek wprowadzić nabyte ksero na stan środków trwałych.

Przykład 2

Przedsiębiorca zakupił urządzenie wielofunkcyjne o wartości 8.900 zł netto. Będzie ono użytkowane kilka miesięcy a następnie sprzedane.

Podatnik w tej sytuacji może ująć ten wydatek w koszty firmy w wartości 8.900 zł bez konieczności wprowadzania do ewidencji środków trwałych.

Przykład 3

Przedsiębiorca zakupił serwer o wartości 12.900 zł netto do chwilowego wzmocnienia możliwości sieci przez 9 miesięcy. Po tym okresie serwer będzie sprzedany zaprzyjaźnionej firmie.

Podatnik w tej sytuacji może ująć ten wydatek w koszty firmy w wartości 12.900 zł bez konieczności wprowadzania do ewidencji środków trwałych.

Przykład 4

Przedsiębiorca zakupił drukarkę laserową kolorową o wartości 11.900 zł netto. Jest to potrzeba realizacji większego zlecenia. Będzie ona użytkowana kilka miesięcy a następnie sprzedana jeszcze po dość wysokiej cenie.

Podatnik w tej sytuacji może ująć ten wydatek w koszty firmy w wartości 11.900 zł bez konieczności wprowadzania do ewidencji środków trwałych.

Po kilku miesiącach okazało się, iż inna drukarka w firmie uległa poważnej awarii a jej naprawa okazała się nieopłacalna. Zakupiona drukarka musiała więc przejąć część zadań realizowanych dotąd przez uszkodzoną drukarkę.

Podatnika zdecydował, że nowa drukarka pozostanie w firmie przez co najmniej 3 lata zamiast kilku miesięcy. W tym wypadku, jeżeli okres użytkowania drukarki przekroczy rok podatnik będzie zobligowany w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął:

1. wprowadzić zakupioną drukarkę do ewidencji środków trwałych (wartość początkowa według ceny nabycia 11.900 zł),
2. stosować stawki amortyzacji z wykazu stawek amortyzacyjnych – załącznik nr 1 do ustawy o PIT,
3. zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych,
4. wpłacić, w terminie do 20 dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie drukarki do dnia, w którym okres jej używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w zeznaniu rocznym.

Takie same zasady stosuje się, gdy podatnik nabyty składnik majątku ujął w koszty firmy a następnie przed upływem roku (a nie po) zaliczył go jednak do środków trwałych wprowadził go na stan środków trwałych.

Przykład 5

Przedsiębiorca zakupił aparat fotograficzny o wartości 11.900 zł netto. Jest to potrzeba realizacji większego zlecenia. Będzie on użytkowany kilka miesięcy a następnie sprzedany jeszcze po dość wysokiej cenie.

Podatnik w tej sytuacji może ująć ten wydatek w koszty firmy w wartości 11.900 zł bez konieczności wprowadzania do ewidencji środków trwałych.

Uwaga na sprzedaż składnika majątku

Należy podkreślić, iż zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy o PIT przychodem z działalności gospodarczej jest sprzedaż składników majątku będących:

• środkami trwałymi wprowadzonymi do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• składnikami majątku (także tych o wartości początkowej poniżej 10.000 zł) z wyłączeniem składników, których wartość początkowa nie przekracza 1.500 zł,
• składnikami majątku, które ze względu na przewidywany okres używania równy lub krótszy niż rok nie zostały zaliczone do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• składnikami majątku stanowiącymi spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego lub udział w takim prawie, które nie podlegają ujęciu w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Środki trwałe nie podlegające amortyzacji

Końcowo warto odnotować, iż ustawodawca wymienił kilka środków trwałych, który podatnik w ogóle nie ma prawa amortyzować ani jednorazowo ani w czasie.

Czy to oznacza, że podatnik w ogóle nie rozpozna kosztów uzyskania przychodów? Podatnik będzie mógł ująć pełną wartość tych nabytych składników w koszty firmy ale dopiero w momencie ich sprzedaży.

Środki trwałe niepodlegające amortyzacji zostały wymienione w art. 22c ustawy o PIT. Są to:

1. grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,
2. budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy,
3. dzieła sztuki i eksponaty muzealne,
4. wartość firmy,
5. składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane (w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności).

Autor:

Krzysztof Ulicki