Dzisiejsza rzeczywistość gospodarcza wymaga od przedsiębiorców utrzymania aktywnej relacji z klientami. Oznacza to sprawność komunikacji z klientami, stabilność w kontekście odpowiedzi na różnego rodzaju zapytania czy możliwość szybkiego reagowania w sytuacjach zaistnienia nowych zleceń czy konieczności zmian w już realizowanych. Jednym z narzędzi, które może usprawnić tego typu procesy, ale też i inne jest zegarek typu smartwatch.
Powstaje jednak w tym miejscu istotne pytanie. Czy tego typu wydatek będzie stanowić koszt uzyskania przychodu? Jak na ten rodzaj wydatku w kontekście firmy zapatruje się fiskus?
|
Spis treści:
- Wydatek na cele działalności stanowiący koszt firmowy
- Zakup smartwatcha do firmy a koszt uzyskania przychodów
- Zakup smartwatcha a stanowiska Ministra Finansów
|
Wydatek na cele działalności stanowiący koszt firmowy
Ustawy o podatkach dochodowych wskazują, że wydatek poniesiony na cele działalności gospodarczej nie zawsze będzie kosztem uzyskania przychodów. Mówi o tym art. 22 i 23 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PDOF) oraz art. 15 i 16 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 zwanej dalej ustawą o PDOP).
Wydatek na cele działalności, który faktycznie jest kosztem uzyskania przychodów obniża wysokość rocznego podatku dochodowego jak i (w trakcie roku) zaliczki na podatek dochodowy. Z kolei wydatki prywatne albo na cele działalności niestanowiące kosztów uzyskania przychodów pozostają bez wpływu na obniżenie wysokości podatku dochodowego. Wobec tego wydatek będący kosztem uzyskania przychodów musi spełniać określone przymioty:
- być przeznaczony na cele działalności gospodarczej,
- zostać poniesiony przez przedsiębiorcę,
- musi pozostawać w związku przyczynowo – skutkowym z uzyskiwanymi przychodami
- musi przyczyniać się do zabezpieczenia przyszłych przychodów,
- nie może być refinansowany, czyli zwrócony podatnikowi poprzez dotację, subwencję, pozostałe typy zwrotów kosztów,
- musi być właściwie udokumentowany,
- nie może być ustawowym kosztem wyłączonym z kosztów podatkowych.
Wydatek, który ponosi podatnik na cele prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej i który spełnia (łącznie) wszystkie powyższe cechy będzie uznany za koszt uzyskania przychodu.
|
UWAGA!
To na podatniku prowadzącym działalność spoczywa ciężar udowodnienia, iż poniesiony wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu.
Warto zatem w szczególności przy wydatkach wątpliwych, aby podatnik przygotował swoje uzasadnienie dlatego, że w tym czasie pamięta o wszystkich okolicznościach zakupu.
W razie kontroli skarbowej czy pytaniami ze strony urzędu podatnik będzie już dysponował uzasadnieniem. Po pewnym czasie podatnik może już nie pamiętać wszystkich szczegółów poniesienia wątpliwego kosztu a przez co może nie być w stanie w sposób kompletny uzasadnić racjonalność jego poniesienia na płaszczyźnie prowadzonej działalności. |
Zakup smartwatcha do firmy a koszt uzyskania przychodów
Jedną z fundamentalnych kwestii jaką musi sprawdzić podatnik jest analiza związku tego zakupu z prowadzoną działalnością gospodarczą. Czy istnieje jakikolwiek związek pomiędzy użytkowaniem smartwatcha a prowadzoną działalnością, a więc czy zakupiony do firmy smartwatch rzeczywiście znajduje zastosowanie w prowadzeniu działalności (jest używany w różnego rodzaju zadaniach w prowadzonej działalności i przyczynia się do jej usprawnienia, ulepszenia czy innego pochodnego zwiększenia efektywności działania). Jeżeli takowy jest to należy zbadać drugą kwestię a mianowicie związek przyczynowo – skutkowy z osiąganymi przychodami.
Jeżeli zakup smartwatcha przyczynia się do osiągania przychodów (bieżące monitorowanie zleceń, odpowiedzi na pytania aktualnych klientów), ich zwiększenia (sprawne odpisywanie na zapytania potencjalnych klientów, odbieranie wiadomości o nowych zleceniach czy zapytaniach do zleceń) czy zabezpieczenia przyszłych (sprawność komunikacji niekiedy przyciąga nowych klientów) to taki wydatek będzie mógł być ujęty w koszach uzyskania przychodów.
Zakup smartwatcha nie został wymieniony w ustawach o podatku dochodowym (od osób fizycznych oraz prawnych) w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Przy czym należy zaznaczyć, iż zakupiony do firmy smartwatch nie może być użytkowany w celach prywatnych oraz po godzinach faktycznie prowadzonej działalności. Zakup smartwatcha sfinansowanego dotacją, subwencją niestety także nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Podatnik musi tez pamiętać o udokumentowaniu nabycia smartwatcha fakturą wystawioną na dane jego firmy.
Zakup smartwatcha a stanowiska Ministra Finansów
Wszyscy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą chcą ująć jak najwięcej wydatków w kosztach uzyskania przychodów z prostej przyczyny. Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodów obniża podatek dochodowy. Problem zaczyna się wtedy, kiedy wydatek wprawdzie poniesiony na cele firmowe, jednakże o wątpliwej naturze na gruncie podatkowym wystąpił w prowadzonej działalności. W takim wypadku podatnik musi dysponować sensownym uzasadnieniem tego rodzaju poniesionego wydatku. Powstaje więc w tym miejscu zasadnicze pytanie.
Jak fiskus patrzy na tego typu wydatki?
W zaprezentowanym fragmencie pierwszego stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej przez niego interpretacji indywidualnej z dnia 12.02.2021r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.3.2021.1.KR przedsiębiorca prowadzi działalność polegającą na pozyskiwaniu klientów i kontrahentów dla firmy sprzedającej części samochodowe oraz wyposażenie warsztatów samochodowych poprzez promocję i prezentację produktu. Przedsiębiorca przeprowadza szereg spotkań z aktualnymi, ale i potencjalnymi klientami. Podatnik planuje zakup smartwatcha. Czy tego typu zakup będzie u podatnika stanowił koszt uzyskania przychodów?
Stanowisko fiskusa było następujące „(…) Funkcje smartwatcha pozwalają na pozostanie w kontakcie z klientami w trakcie organizowanych prezentacji, podczas których odbieranie połączeń telefonicznych za pomocą telefonu jest niemożliwe. Funkcja ta pozwala również na monitorowanie połączeń i wiadomości przychodzących bez przerywania prowadzonej prezentacji lub spotkania oraz selekcję wg priorytetu dzięki czemu te mogące przynieść nowe kontrakty nie zostaną pominięte. Funkcje smartwatcha pozwalają również na szybkie sprawdzanie przychodzących wiadomości e-mail dzięki czemu reakcja na zapytania ofertowe może być szybsza niż konkurencyjnych firm. Pozwala to w maksymalnym stopniu zoptymalizować pracę co przekłada się na większy przychód. Szybka reakcja na potrzeby obecnych klientów ma znaczenie również dla satysfakcji klienta ze współpracy co skutkuje kolejnymi kontraktami oraz zwiększaniem sprzedaży w przyszłości. Dodatkowo smartwatch pozwala na prowadzenie kalendarza z przypomnieniami o zaplanowanych spotkaniach biznesowych. Smartwatch nie będzie wykorzystywany poza działalnością gospodarczą, po godzinach pracy odkładany będzie do stacji ładującej. Tym samym przekłada się pośrednio na zwiększenie przychodów generowanych przez firmę Wnioskodawcy.
W tym miejscu wskazać również należy na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Zważywszy na powyższe, wydatek poniesiony w związku z zakupem zegarka typu smartwatch, spełniający przedstawione powyżej kryteria, Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów - na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…)”.
W kolejnym zaprezentowanym fragmencie stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej przez niego interpretacji indywidualnej z dnia 26.06.2024r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.375.2024.2.KD przedsiębiorca prowadzi działalność artystyczną, i literacką a także polegającą na badaniu stosunków międzyludzkich. Działalność tą prowadzi w przestrzeni realnej jak i wirtualnej (poprzez media społecznościowe).
Z uwagi na częstotliwość spotkań, rozmów oraz możliwie szybką reakcję – odpowiedź na zadawane pytania i zlecone zamówienia oraz na częste wyjazdy w terenie podatnik ma pomysł na zakup smartwatcha, którego funkcje pozwolą mu zrealizować jak najwięcej zleceń oraz odpowiedzieć na jak najwięcej zapytań potencjalnych klientów bowiem będzie go miał zawsze w czasie prowadzenia działalności. Niemniej podatnik powziął wątpliwość czy taki wydatek wobec takich okoliczności będzie stanowił koszt uzyskania przychodów?
W powyższej interpretacji tj. z dnia 26.06.2024r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.375.2024.2.KD Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że „(…) Funkcje smartwatcha pozwolą Pani na pozostanie w kontakcie z Pani klientami w trakcie jazdy samochodem, spotkań służbowych, czy wykonywania innych obowiązków zawodowych, kiedy odbieranie połączeń, czy odczytywanie powiadomień z telefonu nie jest możliwe.
W ramach prowadzonej działalności zajmuje się Pani pracą w mediach, w tym w mediach społecznościowych. Działalność w mediach społecznościowych polega na prowadzeniu klientom firmowych profili, dzięki którym mogą rozwijać swoje biznesy. W imieniu kontrahentów odpowiada Pani na wiadomości - zapytania sprzedażowe od ich potencjalnych klientów. Czas odpowiedzi na zapytanie ma bardzo ważne znaczenie, ponieważ z dużym prawdopodobieństwem, można przyjąć, że klient szukając informacji w wyszukiwarkach internetowych natknął się również na oferty konkurencji i zapewne wysłał też do nich podobne zapytania, więc firma, która jako pierwsza odpowie zyskuje; zapada w pamięć, a jej oferta staje się punktem odniesienia do kolejnych ofert. Będąc w stałym kontakcie z potencjalnym klientem kontrahenta ma Pani większy wpływ na jego proces zakupowy. Brak szybkiej odpowiedzi jest równoznaczny z utratą kontroli nad tym procesem oraz ryzykiem, że klient zdecyduje się na ofertę konkurencji.
Dla klienta ważna jest też świadomość czy zapytanie w ogóle dotarło, czy ktoś się nim zajmuje. Odpowiednia szybkość odpowiedzi informuje klienta o tym, że jest traktowany poważnie, a firmie na nim zależy. W związku z czym wzrasta prawdopodobieństwo pozyskania nowego klienta, co bezpośrednio przełoży się na wzrost obrotów Pani kontrahentów, a w konsekwencji na pogłębieniu współpracy Pani i nowych zleceń dla Pani. W ramach działalności oferuje Pani również wsparcie w zakresie prowadzenia skutecznej komunikacji.
Prowadzi Pani również działania wizerunkowe, a jedną z składowych jest zarządzanie kryzysowe, w którym czas reakcji odgrywa kluczowe znaczenie. Ponadto, w ramach działań z zakresu dziennikarstwa, nagrywa Pani również materiały na żywo, których nie może Pani przerwać, a smartwach pozwoliłby Pani monitorować przychodzące wiadomości. Urządzenie to pozwala na monitorowanie połączeń, wiadomości i powiadomień bez przerywania spotkań, dzięki temu istotne wydarzenia nie zostaną bez odpowiedzi.
Dodatkowo smartwatch pozwala na szybkie sprawdzanie przychodzących wiadomości, dzięki czemu reakcja na zapytania od Pani potencjalnych klientów może być szybsza niż konkurencji. Pozwoli to Pani zmaksymalizować działania, co przełoży się na skuteczniejsze prowadzenie biznesu, a w konsekwencji na zwiększenie dochodu. Dodatkowo smartwatch pozwala na prowadzenie kalendarza biznesowego, który jest niezbędnym narzędziem w Pani codziennej pracy. Smartwatch nie będzie wykorzystywany poza działaniami w ramach działalności gospodarczej, a po godzinach pracy będzie odkładany do stacji ładującej.
Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy i powołane wyżej przepisy prawne wskazać należy, że wydatek poniesiony przez Panią w związku zakupem smartwatcha, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. (…)”.
W ostatnim już zaprezentowanym fragmencie stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej przez niego interpretacji indywidualnej z dnia 04.11.2016r. o sygn. 0461-ITPB1.4511.770.2016.2.HD przedsiębiorca prowadzi działalność polegającą na obróbce, skrawaniu przy pomocy maszyny CNC. Podatnik opisuje, iż pracująca maszyna frezarska typu CNC jest głośna podczas pracy i zagłusza telefon. Z kolei telefon z uwagi na rodzaj wykonywanej działalności i sąsiedztwo ciężkich narzędzi – nie może leżeć na widocznym miejscu ze względu na możliwość jego trwałego uszkodzenia. Dlatego też zakupiony smartwatch znacząco wpłynął na utrzymywanie stałego kontaktu z klientami bowiem umożliwia stałe monitorowanie połączeń i wiadomości przychodzących bez ciągłego odrywania się od pracy.
Usługi świadczone przy pomocy maszyny CNC wymagają precyzji i skupienia. Błędy, jakie podatnik może popełnić przy wykonywaniu zlecenia, to nie tylko koszt materiału powierzonego przez klientów, ale także czas podatnika, narzędzia itp. Nabyty smartwatch pozwala nie tylko na stały, ale i bieżący monitoring połączeń i wiadomości przychodzących co kreuje lepszy kontakt z klientami. To z kolei jest bardzo ważne z punktu widzenia nanoszenia pilnych zmian w wykonywanej usłudze.
Większa dostępność podatnika dla klientów wobec używania smartwatcha pociąga za sobą zdobywanie nowych, kolejnych ofert współpracy. Poza tym szybki dostęp do poczty e-mail pozwala na sprawdzanie wiadomości i ocenianie priorytetów w związku z wykonywaną pracą. Zakupiony smartwatch nie jest i nie będzie wykorzystywany poza działalnością gospodarczą (po pracy pozostaje w firmie). Czy wobec takich okoliczności zakup smartwatcha będzie stanowił koszt uzyskania przychodów.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w powyższej interpretacji indywidualnej stwierdził, że „(…) Mając na uwadze przedstawiony opis stanu faktycznego oraz obowiązujące regulacje prawne stwierdzić należy, że istnieją podstawy, by można było mówić o związku przyczynowym między poniesionym wydatkiem a potencjalnym lub zwiększonym przychodem w prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej. Jednocześnie wydatek na zakup zegarka typu smartwatch nie jest wymieniony w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako niestanowiący kosztów uzyskania przychodów. Tym samym przekłada się pośrednio na zwiększenie przychodów generowanych przez firmę Wnioskodawcy.
W tym miejscu wskazać również należy na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Zważywszy na powyższe, wydatek poniesiony w związku zakupem zegarka typu smartwatch, spełniający przedstawione powyżej kryteria, Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów – na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…)”.
Autor:
Krysztof Ulicki
