Faktura za usługi hotelowe i gastronomiczne

Usługi hotelowe i gastronomiczne nabywane na terytorium RP są przedmiotem częstej konsumpcji nie tylko ze strony przedsiębiorców ale i ich pracowników, wspólników, współpracowników i innych osób powiązanych z przedsiębiorcą.

Z usług noclegowych i gastronomicznych podatnicy korzystają najczęściej w sytuacji wyjazdów służbowych, odbywania szkoleń, prac w terenie, odbywania konferencji, targów czy imprez integracyjnych.

Czy nabycie owych usług na terytorium RP przez przedsiębiorcę może stanowić koszt uzyskania przychodów w firmie? Czy podatnik może odliczyć podatek VAT od faktury dokumentującej nabycie tych usług? Jak ma się kwestia odliczenia podatku VAT od usług noclegowych i gastronomicznych ale składających się na inną usługę kompleksową? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Koszty uzyskania przychodów czyli jakie koszty?

Zgodnie z tym co mówi generalna zasada zawarta w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 zwanej dalej ustawą o PDOF) koszty uzyskania przychodów a więc koszty jakie przedsiębiorca będący osobą fizyczną ma prawo ująć w koszty firmy:

1. muszą być przeznaczone na cele prowadzonej działalności gospodarczej a więc logicznie powiązane z rodzajem działalności gospodarczej,
2. są przeznaczone na uzyskanie przychodów teraźniejszych ale i przyszłych,
3. mają służyć zabezpieczeniu osiąganiu przychodów teraźniejszych ale i przyszłych,
4. nie mogą znajdować się w katalogu kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów – art. 23 ustawy o PDOF.

Usługi hotelowe kosztem uzyskania przychodów

Usługi hotelowe (noclegowe) nie zostały zawarte w art. 23 ustawy o PDOF a więc w katalogu kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów firmowych.

Usługi hotelowe będą zatem mogły stanowić koszty firmowe w PKPiR przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną. Jednakże ponownie należy przywołać generalną zasadę – musi wystąpić związek przyczynowo – skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przedsiębiorca musi więc się postarać o to, aby upomnieć się o fakturę lub rachunek za nabyte usługi hotelowe lub noclegowe.

Wydatek ten umie w kolumnie 13 PKPiR w kwocie brutto z faktury w miesiącu w którym faktura zakupu została wystawiona. Jeżeli miesiąc ten został rozliczony to może jeszcze przedsiębiorca ją ująć najdalej do końca danego roku podatkowego, w którym ta faktura została wystawiona.

Przykład 1

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, stosująca podatek liniowy jako formę opodatkowania przychodów z działalności i będąca czynnym podatnikiem VAT wyjechała na targi branżowe w Kielcach na okres 3 dni w celu nawiązania współpracy z tamtejszymi firmami a także nabycia próbek towarów. Na miejscu nabyła usługi hotelowe na dwie dobry. Otrzymała fakturę wystawioną w dniu 16.09.2022r. na kwotę brutto 550 zł.

Przedmiotową fakturę za usługi hotelowe w kwocie brutto 550 zł przedsiębiorca ujmie w kolumnie 13 PKPiR – pozostałe wydatki. Może ją zaksięgować w koszty w miesiącu wrześniu 2022r. a jeśli nie zdąży to w pozostałych miesiącach do końca roku 2022.

Przykład 2

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, stosująca skalę podatkową jako formę opodatkowania przychodów z działalności i będąca czynnym podatnikiem VAT wysłała na kilkudniowe szkolenie pracowników swojej firmy.

Szkolenie trwało 2 dni a każdy z pracowników miał zapewniony nocleg w hotelu wraz z całodziennym posiłkiem. Przedsiębiorca otrzymał fakturę wystawioną w dniu 22.09.2022r. na kwotę brutto 2.550 zł. Faktura dotyczyła usług noclegowych a drugą pozycją była usługa gastronomiczna.

Przedmiotową fakturę za usługi hotelowe w kwocie brutto 2.550 zł przedsiębiorca ujmie w kolumnie 13 PKPiR – pozostałe wydatki. Może ją zaksięgować w koszty w miesiącu wrześniu 2022r. a jeśli nie zdąży to w pozostałych miesiącach do końca roku 2022.

Przykład 3

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, stosująca skalę podatkową jako formę opodatkowania przychodów z działalności i będąca czynnym podatnikiem VAT wyjechała na realizację usługi dokonanie pomiarów i nadzoru projektowego do miasta odbiorcy usługi. Przedsiębiorca w związku z tym nabył nocleg na 4 dni w hotelu. Kwota faktury to 1.000 zł brutto a data wystawienia to 03.10.2022r.

Przedmiotową fakturę za usługi hotelowe w kwocie brutto 1.000 zł przedsiębiorca ujmie w kolumnie 13 PKPiR – pozostałe wydatki. Może ją zaksięgować w koszty w miesiącu październiku 2022r. a jeśli nie zdąży to w listopadzie 2022r. albo w grudniu 2022r.

Usługi hotelowe, gastronomiczne a odliczenie podatku VAT

Na mocy art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 zwanej dalej ustawą o VAT) odliczenia podatku VAT a także zwrotu podatku VAT nie należy stosować w stosunku do zakupów usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

• nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
• usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika.

Faktura za usługi noclegowe albo gastronomiczne poza wyjątkami nie będzie podstawą do odliczenia podatku VAT.

Dlatego wcześniej zasygnalizowano, iż podatnik który nabywa usługę noclegową albo gastronomiczną – musi zaksięgować ją w kwocie brutto w koszty firmy oczywiście jeśli faktycznie te wydatki służyły celom prowadzonej działalności gospodarczej.

Odliczenie podatku VAT od świadczenia kompleksowego

Mogłoby się wydawać, iż przedsiębiorca nie odliczyć podatku VAT od nabywanych usług gastronomicznych czy noclegowych w związku z ustawowym ograniczeniem w ustawie o VAT.

Jednak w tym miejscu pojawia się termin świadczenia kompleksowego.

Świadczenie kompleksowe (usługa) to świadczenie złożone z kilku podstawowych świadczeń wśród których jedno jest świadczeniem głównym a pozostałe świadczeniami pomocniczymi.

Dla przykładu może tu posłużyć usługa szkoleniowa. W ramach usługi szkoleniowej świadczonej przez ośrodek szkoleniowym może być zapewniony:

• posiłek,
• zakwaterowanie (kilkudniowe szkolenie),
• wstęp na targi,
• wstęp na zwiedzanie do muzeów, parków, przedstawień itp.,
• wstęp do ośrodków świadczących usługi rozrywkowe,
• wiele innych usług.

Jeżeli więc usługa szkoleniowa jest głównym świadczeniem a nocleg, gastronomia oraz pozostałe usługi są pomocniczymi, to od faktury nabycia kompleksowej usługi szkoleniowej podatnik w całości ma prawo do odliczenia podatku VAT. Warunkiem oczywiście jest to, że zakup ten jest w całości przeznaczony na cele prowadzonej działalności gospodarczej.

Potwierdzeniem powyższego jest stanowisko Dyrektora KIS w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 23.01.2018r. o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.778.2017.1.ICz w którym stwierdził, iż (…) Na podstawie przywołanych uregulowań, w okolicznościach przedstawionych we wniosku, stwierdzić należy, że jeżeli nabyta usługa obiektywnie tworzy - w aspekcie gospodarczym - jedną całość, której rozdzielenie miałoby sztuczny charakter, to na podstawie przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 ustawy, Wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wykazany w fakturach dokumentujących jej nabycie, o ile nie zachodzą przesłanki wykluczające to prawo określone w art. 88 ustawy oraz faktycznie - jak podano we wniosku - organizacja przedmiotowych usług organizacji imprez integracyjnych dla swoich pracowników i podwykonawców ma na celu wzmocnienie pozytywnych relacji w zespole, jak również zwiększenie identyfikacji zespołu ze Spółką, motywację zespołu do wydajnej pracy i wzmocnienie lojalności zespołu wobec Spółki, co przekłada się w dalszej przyszłości na wzrost sprzedaży opodatkowanej produktów Spółki.

Ograniczenie odliczenia podatku VAT od usług gastronomicznych i noclegowych nie ma jednak zastosowania w sytuacji, gdy przedmiotem zakupu jest kompleksowa usługa organizacji Imprez integracyjnych, czyli co do istoty jedna usługa, na którą składają się poszczególne elementy, w tym usługi gastronomiczne.

Mając powyższe na uwadze, Wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie kompleksowej usługi organizacji Imprezy integracyjnej dla pracowników i podwykonawców, w takim zakresie w jakim dotyczy ona opodatkowanej działalności Wnioskodawcy. (…).

Odliczenie podatku VAT od świadczenia kompleksowego po raz drugi

Podobne stanowisko ale w odniesieniu do odliczenia podatku VAT od faktury nabycia kompleksowej usługi konferencji w skład której wchodzą zarówno usługi noclegowe, gastronomiczne i wstępu do parku wodnego i innych rozrywek zajął WSA w Warszawie w wyroku z dnia 22.03.2018r. o sygn. III SA/Wa 1789/17.

(…) Sąd po przytoczeniu orzeczeń TSUE związanych z świadczeniem kompleksowym nie zgodził się z Organem, który zakwestionował uznanie organizacji rozrywek podczas czasu wolnego, w tym przykładowo wstępów do parków wodnych czy zwiedzania miasta, imprez tanecznych za część usługi kompleksowej organizacji Konferencji. Sąd nie zgodził się ze stanowiskiem przedstawionym przez Organ, że zakup przedmiotowych usług, nie ma związku z wykonanymi przez Wnioskodawcę czynnościami opodatkowanymi i nie jest związany z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Wnioskodawcę, a jedynie służy celom osobistym, prywatnym pracowników, dlatego Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w zawiązku z nabyciem świadczeń polegających na organizacji rozrywek podczas czasu wolnego w trakcie Konferencji.

Sąd w swym orzeczeniu przyznając rację Spółce zwrócił uwagę, iż Organ całkowicie pominął aspekt integracji pracowników i współpracowników Spółki w trakcie elementów rozrywkowych towarzyszących Konferencjom i możliwość nawiązania kontaktów i bliższego zapoznania się przez uczestników Konferencji podczas jej mniej oficjalnej części co pozytywnie wpływa na efektywność pracowników i współpracowników w ramach pracy wykonywanej później na rzecz Skarżącej. Jak podnosi Skarżąca dobre relacje pomiędzy pracownikami ułatwiają wymianę doświadczeń i przepływ informacji, co leży w bezpośrednim interesie gospodarczym Spółki i wpływa pozytywnie na jej opodatkowaną działalność. Powyższy aspekt wpisuje się też bezpośrednio w cele Konferencji, które Spółka wskazała w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Wniosku (m.in. wymiana doświadczeń pomiędzy pracownikami i współpracownikami, przedstawienie planów rozwoju i strategii na kolejny okres). Trafnie też Skarżący zdaniem Sądu wskazuje, że niezasadny jest argument organu, iż kwestionowane świadczenia są nabywane wyłącznie na cele osobiste pracowników Skarżącej. Podkreślić bowiem należy, że aby ocenić, czy dana usługa świadczona jest na potrzeby działalności przedsiębiorstwa podatnika, czy też przeciwnie - na cele osobiste jego pracowników, istotne jest czyja korzyść ma charakter przeważający. Niewątpliwie w przypadku Konferencji, główna korzyść znajduje się po stronie Skarżącej. Główną korzyść odnosi Spółka, bowiem dobre relacje pomiędzy pracownikami odnoszą pozytywny efekt na jej działalność opodatkowaną. Jednocześnie elementy rozrywkowe mają jedynie charakter towarzyszący, poboczny, względem głównych merytorycznych części Konferencji, których przeprowadzenie stanowi w istocie cel organizacji każdej Konferencji. Ustalanie celu i wyważenie korzyści pomiędzy pracodawcą a pracownikiem powinno następować wobec wszystkich świadczeń zapewnianych przez Spółkę w trakcie Konferencji łącznie, a nie - tak jak to uczynił organ - w drodze wyodrębnienia poszczególnych świadczeń i poddawania ich oddzielnej kwalifikacji.

W ocenie Sądu nie można pomijać okoliczności podanych we wniosku i jeśli Skarżąca - jak twierdzi we wniosku - organizuje tego rodzaju Konferencje w taki sposób, że uzyskuje ich przełożenie na bezpośrednie efekty swojej działalności gospodarczej, to tym samym - w opisywanym przez nią stanie - nie sposób uznać inaczej, niż, że wiążą się one z działalnością opodatkowaną.

Wobec powyższego w ocenie Sądu Skarżąca organizując Konferencje w sposób wskazany we wniosku nabędzie świadczenie kompleksowe, w skład którego wejdzie szereg elementów składowych, szczegółowo opisanych we wniosku i otrzyma od zewnętrznego organizatora jedną fakturę dokumentującą realizację kompleksowej usługi, a nie jej poszczególnych elementów składowych.

Zdaniem Sądu analiza świadczeń złożonych w okolicznościach przedstawionych we wniosku, pozwala uznać, że nabyta usługa organizacji Konferencji obiektywnie tworzy, w aspekcie gospodarczym, jedną całość, której rozdzielenie miałoby sztuczny charakter więc należy ją uznać za usługę kompleksową. Zatem celem nabycia tej usługi jest zorganizowanie całej Konferencji przez podmiot zewnętrzny i to on zapewnia wszystkie elementy niezbędne do wykonania tej usługi. Zakwestionowane przez organ w interpretacji usługi (organizacja rozrywek podczas czasu wolnego, w tym przykładowo wstępów do parków wodnych, zwiedzanie miasta, imprez tanecznych) jak podaje Sąd nie mają charakteru samoistnego lecz tworzą w aspekcie ekonomicznym jedną całość z pozostałymi usługami (przygotowaniem i organizacją obiektów, w których odbywa się konferencja, zapewnieniem niezbędnego wyposażenia technicznego, organizacją transportu do miejsca konferencji, w tym organizacją przelotów i komunikacji do i z lotniska w przypadku konferencji organizowanych poza Polską, przygotowaniem gadżetów) - usługę polegającą na organizacji Konferencji. Rozdzielenie tych elementów dokonane w skarżonej interpretacji jest w ocenie Sądu sztucznym działaniem. (…).

Odliczenie podatku VAT od nabycia usługi cateringowej

Odrębnie od usługi gastronomicznej w polskim prawie podatkowym traktowane są usługi cateringowe. Wobec nabycia usług cateringowych podatnik ma prawo odliczyć podatek VAT zawarty w fakturze dokumentującej ich nabycie. Czym wobec tego są usługi cateringowe?

Wyjaśnieniem tej kwestii zajął się Dyrektor KIS w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 23.05.2019r. o sygn. 0112-KDIL2-3.4012.117.2019.2.WB.

Określił on, iż (…) Definicja określająca usługi cateringowe zawarta została natomiast w rozporządzeniu wykonawczym Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiającym środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz.UE.L z 2011 r. Nr 77 str. 1).

Zgodnie z art. 6 ust. 1 i ust. 2 tego rozporządzenia, usługi restauracyjne i cateringowe oznaczają usługi polegające na dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności lub napojów albo żywności i napojów, przeznaczonych do spożycia przez ludzi, wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie. Dostarczanie żywności lub napojów lub żywności i napojów stanowi jedynie element większej całości, w której muszą przeważać usługi. Usługi restauracyjne polegają na świadczeniu takich usług w lokalu należącym do usługodawcy, podczas gdy usługi cateringowe polegają na świadczeniu takich usług poza lokalem usługodawcy. Za usługi cateringowe i restauracyjne w rozumieniu ust. 1 nie uznaje się dostawy gotowej lub niegotowej żywności lub napojów albo dostawy gotowej lub niegotowej żywności i napojów, wraz z ich transportem lub bez niego, ale bez żadnych innych usług wspomagających.

Uwzględniając klasyfikacje PKWiU oraz definicję ww. pojęć stwierdzić należy, że usługi cateringowe stanowią odrębne usługi od usług gastronomicznych. Tym samym z uwagi na odmienny charakter tych usług nie można uznać, że do usług cateringowych znajdzie zastosowanie ograniczenie w odliczeniu podatku VAT naliczonego. (…).

Autor: Krzysztof Ulicki