Krajowa podróż służbowa to dość częste zdarzenie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. W krajową podróż służbową mogą udać się nie tylko pracownicy ale też zleceniobiorcy czy osoby fizyczne prowadzące działalność.
Jakie należności przysługują tym osobom z tytułu zrealizowania krajowej podróży służbowej? Co można zaliczyć w koszty firmy? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Krajowa podróż służbowa
Podróż służbowa to polecenie pracodawcy wobec pracownika, zleceniobiorcy, niekiedy wspólnika w zakresie wyjazdu w celach realizacji jednego zadania służbowego lub wielu zadań służbowych. Podróż służbowa klasyfikowana jest jako podróż służbowa odbywana na terenie RP ale i odbywana poza granicami RP.
Krajowa podróż służbowa to wyjazd w celach realizacji zadań służbowych na polecenie pracodawcy, gdzie miejscem docelowym jest wyłącznie terytorium RP. W podróż służbową może się także udać sam przedsiębiorca jak i np. członek zarządu spółek, bądź innych podmiotów, w których funkcjonuje zarząd.
Ustalenie miejscowości rozpoczęcia jak i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. W przypadku, gdy w podróż służbową udaje się przedsiębiorca to on sam ustala miejscowość rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży służbowej.
|
UWAGA:
Pracodawca ustalając miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia krajowej podróży służbowej może uznać także miejscowość stałego lub czasowego pobytu pracownika. |
Przed wyjazdem w podróż służbową pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o przyznaniu zaliczki na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Zasady i stawki obowiązujące krajowe podróże służbowe ustawodawca zawarł w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (zwane dalej Rozporządzeniem).
Stawka diety w krajowej podróży służbowej
§ 7 Rozporządzenia informuje o stawce diety obowiązującej w krajowej podróży służbowej jak i za jaki czas ona przysługuje.
Poniższa stawka diety oraz ustalenie okresów do naliczenia diety przysługuje zarówno pracownikom a także osobom innym niż pracownicy (zleceniobiorcy, przedsiębiorcy, wspólnicy, członkowie zarządu i inni).
|
UWAGA:
Dieta w czasie podróży krajowej na rok 2023 wynosi 45 zł za dobę podróży.
Obliczenie diety następuje za poniższe okresy czasu:
- jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
|
Należy podkreślić, iż kwota diety ulega obniżeniu o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, jeżeli pracodawca go zapewnił. Dietę obniża się odpowiednio o:
- 25% diety, jeżeli pracownikowi zapewniono śniadanie,
- 50% diety, jeżeli pracownikowi zapewniono obiad,
- 25% diety, jeżeli pracownikowi zapewniono kolacje.
Przedsiębiorca, członek zarządu nie obniża swojej diety o wyżywienie które nabędzie odrębnie lub w ramach kompleksowej usługi hotelowej.
Dodatkowo należy zaznaczyć, iż osoba fizyczna prowadząca działalność uwzględniając art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647) do kosztów uzyskania przychodów nie może zaliczyć wartości diet z tytułu odbytych podróży służbowych w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom (czyli dietę ponad 45 zł za każdy dzień podróży służbowej).
Przykład 1
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą z siedzibą w Poznaniu wyruszył w podróż służbową do Gdańska, Katowic oraz Wrocławia w celu przedstawienia swojej oferty kontrahentom oraz na odbywających się w tych miastach targach.
W podróż służbowa przedsiębiorca wyruszył dnia 02.10.2023r. o godzinie 08:00. Powrócił z niej dnia 06.10.2023r. o godzinie 17:00. Przedsiębiorca noclegi i wyżywienie wykupywał w hotelach i otrzymał za nie faktury.
Dieta za całą podróż służbową wynosi 45 zł x 5 dni = 225 zł. Przedsiębiorca może wartość diety ująć w koszty w miesiącu październiku 2023r. (6 października 2023r.)
Koszty noclegu także może ująć w koszty w związku z otrzymanymi fakturami za noclegi. W koszty nie ujmie natomiast kosztów wyżywienia, które nabył dla siebie.
Przykład 2
Pracownik na zlecenie pracodawcy wyruszył w podróż służbową do Warszawy.
W podróż służbową pracownik wyruszył dnia 09.10.2023r. o godzinie 07:00. Powrócił z niej dnia 12.10.2023r. o godzinie 14:00. Pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne śniadanie.
Dieta obliczona za całą podróż służbową wynosi 45 zł x 3 dni i 50% z ostatniego dnia = 157,50 zł.
Pracodawca zapewnił bezpłatne śniadanie – 33,75 zł (45 zł x 25% x 3). O tę kwotę należy pomniejszyć dietę.
Wysokość należnej diety wyniesie więc 123,75 zł (157,50 zł – 33,75 zł).
Jak widać z powyższego 25% diety nie będzie przysługiwać pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne wyżywienie w postaci śniadania.
Przy tej okazji warto dodatkowo odnotować, iż diety nie otrzyma pracownik, który został oddelegowany do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Koszty noclegu
Pracownikowi za nocleg w podróży służbowej (w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie) przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, fakturą lub innym dokumentem. Wysokość kosztów do zwrotu za nocleg za jedną dobę hotelową nie może być jednak wyższa niż dwudziestokrotność stawki diety.
|
UWAGA:
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit |
Pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety, jeżeli:
- pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu oraz
- pracownik nie przedłożył rachunku, faktury potwierdzających poniesienie wydatku za nocleg.
|
UWAGA:
Ryczałt za nocleg w 2023 roku wynosi 67,50 zł.
Ryczałt za nocleg przysługuje wyłącznie pracownikowi. Nie przysługuje osobom prowadzącym działalność w różnych formach.
Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. |
Należy podkreślić, iż zwrot dla pracownika kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Pozostałe wydatki
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (jeżeli koszty te poniósł) w wysokości 20% diety (9 zł) za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej.
|
UWAGA:
Pracownik może złożyć wniosek a pracodawca może go zaakceptować – wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przez pracownika. |
Jeżeli mowa o osobie prowadzącej działalność gospodarczą to nie przysługuje jej ryczałt za nocleg. Może natomiast ująć w koszty firmy faktury dokumentujące skorzystanie z noclegu w czasie odbywania podróży służbowej. Wydatkiem dotyczącym podróży służbowej mogą być także faktury za paliwo, parking, przejazdy autostradą, bilety PKP, bilety za uczestnictwo w targach, wystawach, konferencjach i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku związanego z odbywaną podróżą służbową. Końcowo warto jeszcze dodać, iż gdy pracownik przebywa w krajowej podróży służbowej co najmniej 10 dni wówczas przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Autor:
Krzysztof Ulicki
