Podstawę zapisów w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa stanowią dokumenty informujące o faktycznym zaistnieniu konkretnego zdarzenia. Taki dokument pod rygorem nieważności musi jednak spełniać określone wymagania szczegółowo opisane w obowiązującej obecnie ustawie o rachunkowości. Dokument ten nosi nazwę dowodu księgowego. Warto dowiedzieć się, czym taki dokument jest oraz jakie kryteria jego klasyfikacji najlepiej przyjąć. Trzeba też wyjaśnić, jak powinien wyglądać prawidłowo sporządzony dokument, aby można go było rzeczywiście nazwać dowodem księgowym. Wszystkie te kwestie zostaną szczegółowo rozpatrzone w niniejszym artykule.
Czym są dowody księgowe?
Pod pojęciem dowodów księgowych kryją się zazwyczaj dokumenty, na podstawie których dokonuje się różnych czynności związanych z księgowaniem. Taki dowód stwierdza, że dana operacja gospodarcza faktycznie miała miejsce. Co więcej, potwierdza on również specyfikę przebiegu danego zdarzenia. Zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości dowód księgowy musi zawierać określoną treść.
Pojęcie dowodów księgowych niekiedy bywa mylnie utożsamiane z dokumentami księgowymi. Terminy te jednak nie do końca oznaczają to samo. Dokumenty mają bowiem szersze znaczenie niż dowody. Te pierwsze mieszczą w swoim zakresie pojęciowym zarówno dokumenty podlegające księgowaniu, jak i te, które nie podlegają ewidencji. Dowodami księgowymi są natomiast akta poddawane księgowaniu. Zasadniczo dokumenty księgowe obrazują zdarzenia gospodarcze, a dowody księgowe wskazują na określone operacje gospodarcze.
Elementy obowiązkowe w dowodach księgowych
Dowody księgowe – podobnie jak inne urzędowe dokumenty – muszą spełniać określone w prawie wymogi. Jednym z najważniejszych jest zawartość określonych obowiązkowych danych. Przede wszystkim należy określić rodzaj dowodu oraz jego numer identyfikacyjny, a także wskazać strony transakcji wraz z podaniem ich nazw oraz adresów.
Ponadto trzeba też opisać szczegółowo operację i jej wartość, którą w miarę możności warto podać także w jednostkach naturalnych. Każda opisana operacja powinna być opatrzona datą jej dokonania, zwłaszcza jeśli inna data widnieje na samym dokumencie księgowym. Dowód księgowy musi być podpisany przez wystawcę, a także osobę, której przekazano określone składniki aktywów. Na dowodzie musi ponadto widnieć podpis osoby odpowiedzialnej za weryfikacje oraz zakwalifikowanie dowodu do zamieszczenia w księgach rachunkowych – jest to tzw. dekretacja.
Dowody księgowe należy zawsze sprawdzać zarówno pod kątem formalnym, jak i merytorycznym, a także rachunkowym. Trzeba także wskazać, do jakiego konta księgowego i programu dany wydatek może zostać zakwalifikowany. Każdy dowód księgowy opatrzony jest numerem księgowym, tożsamym z numerem widniejącym w księgach przy określonej pozycji. Zazwyczaj w tym celu stosuje się specjalne pieczątki. Jeśli dowód księgowy został wystawiony w obcej walucie, kwota ta musi zostać przeliczona na złotówki zgodnie z kursem obowiązującym w dniu przeprowadzenia określonej operacji gospodarczej.
Charakterystyka dokumentów księgowych
Dowody księgowe odgrywają ogromną rolę w rachunkowości. Aby mogły one jednak odpowiednio spełniać swoje funkcje, powinny być kompletne, zgodne z wytycznymi, zawartymi w ustawie o rachunkowości. Muszą też rzetelnie odzwierciedlać faktyczny przebieg dokonanej operacji gospodarczej. Dokument nie może zawierać żadnych niedopuszczalnych poprawek. Trzeba go obowiązkowo opatrzyć w oznaczenia zbieżne z zapisami zawartymi w księgach rachunkowych. Należy go także dokładnie zweryfikować zarówno w języku polskim, jak i obcym.
Typologia dowodów księgowych
Dowody księgowe zwane są też ustawowymi dowodami źródłowymi. W literaturze przedmiotu występuje wiele różnych ich klasyfikacji. Najpopularniejsza z nich dzieli dowody księgowe zgodnie z kryteriami podstaw sporządzenia. Wśród nich wymienia się:
- dowody rozliczeniowe – ujmujące dokonane zapisy w księgach;
- dowody zastępcze – obowiązujące do czasu uzyskania zewnętrznych źródłowych dokumentów księgowych;
- dowody pierwotne – rejestrujące po raz pierwszy określone zdarzenie gospodarcze;
- dowody wtórne – dowody zbiorcze wystawione na podstawie dokumentów źródłowych;
- dowody korygujące dokonane zapisy (storno czerwone bądź czarne).
Dowody można też klasyfikować zgodnie z kryterium wystawiających je jednostek. Wyróżnia się wówczas:
- dowody własne – które zostały wystawione przez daną organizację, mogą to być dowody wewnętrzne własne (np. karta pracy pracownika, wystawione dla innych komórek w ramach danego podmiotu oraz dowody zewnętrzne własne, które są przeznaczone dla jednostek obcych, np. faktury sprzedaży VAT;
- dokumenty zewnętrzne obce – wystawione przez inne jednostki i przekazane do zaksięgowania przez daną firmę; są to przede wszystkim faktury zakupowe.
Warto pamiętać o tym, aby zebrane dokumenty przechowywać w porządku chronologicznym. Trzeba przy tym stosować podział na miesiące. Dokumentacja księgowa powinna być odpowiednio zabezpieczona przed dostępem niepowołanych osób.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
