Zdarza się, że przedsiębiorcy prowadzący firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej decydują się na samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jest to dobra decyzja pod warunkiem dogłębnej znajomości różnych zagadnień prawnych oraz gotowości do ciągłego poszerzania swojej wiedzy z zakresu rachunkowości. Niestety, w przypadku wielu osób znajomość zagadnień księgowych jest mocno ograniczona, a to zazwyczaj skutkuje zwiększonym ryzykiem popełnienia różnych błędów i nieprawidłowości. Warto dowiedzieć się, które z nich zdarzają się najczęściej, aby w razie konieczności można było ich efektywnie uniknąć. Dobrze jest też rozważyć możliwość zatrudnienia profesjonalnego księgowego albo powierzenie spraw firmie rachunkowej.
Nieprawidłowa ewidencja zdarzeń księgowych
Wielu przedsiębiorców kwestię prowadzenia rachunkowości traktuje jako dodatkowy, mniej ważny obowiązek, do którego nie trzeba przywiązywać zbyt dużej wagi. Samo takie myślenie jest błędne, zwykle prowadzi ono bowiem do powstawania różnych błędów i niedopatrzeń, spowodowanych niedoświadczeniem w rozliczaniu określonych kwestii, a także nieznajomością ciągle zmieniającego się prawa rachunkowego.
Niektórzy właściciele firm rozliczają wydatki w niewłaściwych okresach, inni mechanicznie wrzucają je w koszty uzyskania przychodu, nawet jeśli ich charakter ostatecznie na to nie pozwala. Wiele problemów przedsiębiorcom sprawia też prawidłowe rozliczanie wydatków amortyzacyjnych. Niektórzy nie przywiązują większej wagi do przechowywania pełnej dokumentacji księgowej, niszcząc ją lub wyrzucając zbyt wcześnie, zanim upłynie określone w prawie 5 lat. Zdarzają się też sytuacje składania rocznych rozliczeń PIT po upływie obowiązującego terminu, a także błędne wyliczenia wysokości podatków w złożonych w fiskusie dokumentach. Wiele problemów przedsiębiorcom sprawia rozliczanie transakcji zagranicznych, związanych z importem towarów i usług oraz wewnątrzwspólnotową dostawą towarów. Nierzadko faktury zakupowe rozliczane są nieprawidłowo bez umieszczenia na nich wymaganego przez prawo numeru NIP nabywcy. Niekiedy w złożonych zeznaniach brakuje też wymaganych załączników.
Należy mieć świadomość, że za wszelkie nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych odpowiada sam przedsiębiorca niezależnie od tego, czy księgowość prowadzi samodzielnie czy też obowiązek ten scedował na inną osobę bądź firmę. Dlatego właściciel firmy powinien szczególnie dbać o rzetelne wypełnianie obowiązków księgowych, aby nie narazić się na poważne konsekwencje natury prawnej.
Co grozi za popełnione błędy?
Nie ma znaczenia, czy dany błąd został popełniony przez przedsiębiorcę celowo i z pełną premedytacją, czy też wynikał on z niefrasobliwości i nieznajomości obowiązującego prawa. Właściciel firmy, który nierzetelnie prowadzi swoją księgę rachunkową, musi liczyć się z poważnymi konsekwencjami natury prawnej. Wspomniane sankcje mogą przybrać formę grzywny lub naliczania odsetek za każdy dzień zwłoki w opłacaniu ciążących na przedsiębiorcy zobowiązań finansowych względem urzędu skarbowego. Odpowiedzialność przedsiębiorcy w tym względzie wynika bezpośrednio z obowiązujących aktualnie przepisów prawnych karnoskarbowych.
Nieprawidłowe rozliczanie VAT
Przedsiębiorcy często mylą się w kwestii dokonywania rozliczeń VAT. Nie mają oni pojęcia, że nie każdy poniesiony na firmę wydatek można uznać za koszt uzyskania przychodu. Dowolność w określaniu kosztów uzyskania przychodu skutkuje tym, że odliczanie podatku od towarów i usług przebiega w ich przypadku w nieprawidłowy sposób. Warto wyraźnie odgraniczyć od siebie wydatki prywatne i biznesowe. Tylko te drugie (i to też pod określonymi warunkami) mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, wpływając tym samym na wysokość naliczonego podatku od towarów i usług.
Co więcej, nawet jeśli dany wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nie oznacza to automatycznie możliwości odliczenia od niego VAT, czy to w całości, czy tylko w części. Wielu przedsiębiorców składa deklaracje VAT zbyt późno, nie zachowując obowiązujących w tym aspekcie terminów. Niekiedy także zaniedbują oni regularne opłacanie należnych podatków. Wszystko to sprawia, że bardziej lub mniej świadomie narażają się oni na konsekwencje karnoskarbowe w postaci kary grzywny lub naliczania odsetek za każdy dzień zwłoki w opłacaniu należności.
Co zrobić, aby uniknąć tego rodzaju błędów?
Nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych w firmie można bardzo łatwo uniknąć. Wystarczy skorzystać z pomocy profesjonalnych księgowych lub biur obrachunkowych. W ten sposób przedsiębiorca może skupić się na prowadzonej działalności, powierzając kwestie księgowe doświadczonej instytucji. Stała współpraca z tymi podmiotami sprzyja optymalizacji podatkowej przedsiębiorstwa oraz umożliwia sprawną i rzetelną kontrolę finansów firmowych. Fachowcy pozostają do pełnej dyspozycji przedsiębiorców, pomagając im w wyjaśnianiu różnych wątpliwości oraz udzielając rzetelnych porad zawsze wtedy, gdy życzy sobie tego dana osoba.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
