Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do dbania o poprawność danych zawieranych na fakturach. Niestety, czasem pomimo przykładania szczególnej wagi do tych kwestii, na dokumentach pojawiają się różne błędy i nieścisłości. Nie wszystkie błędy odnoszą się do liczb. Jeśli nie są one z nimi bezpośrednio związane, można posłużyć się dopuszczaną przez prawo metodą, zwaną notą korygującą. Warto dowiedzieć się, czym jest taka nota, kiedy się ją stosuje oraz jakie są zasady jej wykorzystywania w prawidłowy sposób. Tylko tak możemy zyskać pewność, że nota korygująca faktycznie została wystawiona w należyty sposób.
Faktura a nota korygująca – różnice
Błędy są rzeczą ludzką i mogą się one przydarzyć każdemu. Dotyczy to również przedsiębiorców – nawet tych najbardziej doświadczonych, którzy swoją działalność gospodarczą prowadzą już od wielu lat i w związku z tym zdążyli już wystawić setki faktur. Jeśli pomyłka odnosi się do spraw stricte liczbowych (np. wpisano niewłaściwą cenę lub wartość towaru albo usługi lub dołożono błędną stawkę VAT, w takim wypadku należy bezwzględnie wystawić fakturę korygującą. Tym bezwzględnym zobowiązaniem obciążony jest sprzedawca, do którego należy sporządzenie pierwotnego rachunku w określonej wysokości. Jeśli jednak błędy, które pojawiły się na fakturze, mają charakter czysto formalny i nie oddziałują w żaden sposób na wysokość podatku, w takim przypadku dopuszczalne jest wystawienie noty korygującej. Nadaje się ona do poprawiania takich błędów, jak nazwa towaru, dane sprzedawcy i odbiorcy itp.
Noty korygującej nie stosuje się natomiast w przypadku pomyłek w określaniu stawki podatku na dane wyroby bądź usługi, a także wskazywaniu ilości i wartości zakupionych dóbr, a także jednostek miary. Można zatem stwierdzić, że zasadniczo nota korygująca odnosi się do mniej ważnych informacji na fakturze, które w żaden sposób nie oddziałują na wysokość figurujących na fakturze stawek podatkowych. Niższa pozycja noty względem faktury korygującej nie oznacza jednak automatycznie, że przy wystawianiu tej pierwszej nie trzeba w ogóle stosować się do żadnych reguł. Także i w jej przypadku należy bowiem przestrzegać pewnych zasad.
Czym jest nota korygująca?
Obowiązujące regulacje prawne określają, że podmiotem uprawnionym do wystawiania noty korygującej jest nabywca towaru (a nie jego dostawca lub wykonawca usługi, jak ma to miejsce w przypadku faktury korygującej. Dokument zwyczajowo opracowuje się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden trafia do dostawcy, a drugi zostaje w archiwach kupującego. Noty korygującej nie trzeba sygnować podpisem którejkolwiek ze stron transakcji, dlatego też można ją przesyłać w formie elektronicznej.
W zależności od indywidualnych preferencji oraz potrzeb zaangażowanych w relacje handlowe podmiotów można wystawić osobną notę korygującą dla każdego widniejącego na fakturze błędu lub opracować jedną notę dla wszystkich nieścisłości. Dokonana korekta z punktu widzenia rozliczeń podatkowych nie ma żadnego znaczenia dla wysokości podatku zarówno w przypadku wystawcy noty, jak i jej odbiorcy.
Kiedy wystawia się notę korygującą?
Wystawianie noty korygującej dotyczy sytuacji, gdy pomyłki na fakturze dotyczą: daty jej wystawienia, numeru faktury, danych osobowych jednej lub obu stron transakcji (imiona, nazwiska, nazwy firm, adresy siedzib) , w tym numerów NIP, nazwy towaru lub usługi albo daty wystawienia dokumentu lub zakończenia usługi, jeśli na danej fakturze zamieszcza się tego rodzaju informacje. Za pomocą takiej noty nie można zmienić dostawcy towaru lub usługi, a także kupującego.
Co powinna zawierać nota korygująca?
Pomimo tego, że nota korygująca nie oddziałuje w żaden sposób na wysokość rozliczenia, musi być ona odpowiednio oznaczona. Wymaga się, aby zawierała ona pewne obowiązkowe elementy, bez których dokument nie może zostać uznany za notę korygującą. Do takich niezbędnych elementów zalicza się przede wszystkim: oznaczenie, że chodzi o notę korygującą, numer i datę jej wystawienia, dane osobowe kupującego i sprzedającego, w tym przede wszystkim ich nazwiska lub nazwy firm oraz adresy siedzib i numery NIP; dane zamieszczone w fakturze, do której odnosi się przygotowana korekta oraz błędna i prawidłowa treść. Jak już było wspomniane, na nocie korygującej nie trzeba zawierać podpisów ani pieczątek.
Ważna akceptacja
Wystawienie prawidłowej noty korygującej stanowi pierwszy krok do poprawy mniej istotnych błędów pojawiających się na fakturze. Nie jest to jednak jedyny krok, bardzo ważne jest też bowiem uzyskanie akceptacji ze strony wystawcy faktury. W przepisach nie wyszczególniono jednoznacznie, w jaki sposób można uzyskać taką akceptację. Zwykle przedsiębiorcy decydują się na podpis noty albo wysłanie maila potwierdzającego zgodę na dokonanie niezbędnych zmian na dokumencie. Niekiedy można też sięgnąć po ustną formę akceptacji. Trzeba jednak pamiętać o tym, że w razie kontroli trudno będzie udowodnić otrzymanie zgody na dokonane zmiany od podmiotu, który pełnił rolę sprzedawcy w danej transakcji.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
