Kontrola skarbowa w swej zasadniczej istocie dąży do przeanalizowania, w jaki sposób przedsiębiorca wywiązuje się ze swoich zobowiązań względem organów podatkowych. Urzędnicy oddelegowani do przeprowadzenia czynności kontrolnych badają, w jaki sposób naliczane są zobowiązania podatkowe w firmie oraz w jaki sposób odprowadzane są podatki. Zwraca się też uwagę na to, czy wszystkie należności i zaliczki (np. na podatek dochodowy) odprowadzane są w terminie. Kontrola skarbowa to coś, co może spotkać każdego przedsiębiorcę, niezależnie od wielkości prowadzonej przez niego firmy czy liczby zatrudnianych pracowników. Dlatego warto wiedzieć, jak się do niej przygotować oraz jak postępować w jej trakcie.
Termin rozpoczęcia kontroli. Niezbędne przygotowania
Zanim kontrola skarbowa zostanie wszczęta, przedsiębiorca musi zostać o niej zawiadomiony. Zasadniczo nie może się ona rozpocząć przed upływem 7 dni od daty doręczenia zawiadomienia do rąk właściciela firmy, chyba że wyrazi on na to zgodę. Jeśli od dostarczenia dokumentu do przedsiębiorstwa upłynęło 30 dni, niezbędne jest wysłanie ponownego powiadomienia o planowanych czynnościach kontrolnych. Na tym etapie przedsiębiorca powinien przygotować wszystkie niezbędne dokumenty, które będą analizowane przez urzędników. Potrzebne będą też szablony różnych dokumentów, w tym książki kontroli, pełnomocnictw oraz ewentualnych wzorów zastrzeżeń do protokołu przedstawionego przez kontrolę podatkową. Na tym etapie można jeszcze skorygować ewentualne błędy w fakturach kosztowych i zakupowych, deklaracjach podatkowych oraz niepoprawne zapisy w dokumentacji podatkowej.
Można także uiścić ewentualne zaległości podatkowe wraz z odsetkami za zwłokę. Dokumenty w językach obcych wymagają fachowego przetłumaczenia na język polski. Podobnie w przypadku e-kontroli podatkowej należy powiadomić kontrolerów o typie stosowanego oprogramowania oraz formatach plików, które są przez nie obsługiwane. Warto też zweryfikować konfigurację systemu.
Czas trwania kontroli uzależniony jest od wielkości firmy. W przypadku mikroprzedsiębiorców jest to maksymalnie 12 dni roboczych, małych przedsiębiorców 18 dni roboczych, średnich przedsiębiorców 24 dni roboczych, a pozostałych przedsiębiorców 48 dni roboczych.
Prawa i obowiązki przedsiębiorcy w trakcie kontroli
Na mocy obowiązującego prawa przedsiębiorca może uczestniczyć w czynnościach kontrolnych lub ustanowić swojego pełnomocnika albo wyznaczyć reprezentanta. Ma prawo do brania udziału w przeprowadzaniu postępowania dowodowego, o którym powinien zostać uprzednio poinformowany (nie później niż trzy dni przed rozpoczęciem czynności). Może wymagać od kontrolerów przestrzegania obowiązujących przepisów BHP. Może wnieść sprzeciw względem bezprawnego podjęcia czynności kontrolnych, a także domagać się w trybie cywilnym odszkodowania za poniesione z tego tytułu szkody. Może także zgłosić uwagi i zastrzeżenia do przygotowanego przez kontrolerów protokołu.
Na przedsiębiorcy ciążą również pewne obowiązki związane z przeprowadzaną w jego firmie kontrolą skarbową. Musi on zapewnić kontrolom swobodny wstęp do budynku firmy oraz znajdujących się w nim pomieszczeń. Jest zobowiązany do udostępnienia całości dokumentacji podlegającej kontroli, a w niektórych wypadkach także do jej wydania. Na żądanie kontrolujących powinien przygotować spis z natury oraz umożliwić oględziny majątku podlegającego kontroli. Jeśli kontrolerzy będą mieć do przedsiębiorcy pytania odnośnie przedmiotu kontroli, należy na nie odpowiedzieć w możliwie najdokładniejszy i najrzetelniejszy sposób. Nie można też sprzeciwiać się filmowaniu, fotografowaniu lub nagrywaniu stanu faktycznego, jeśli w ten sposób dowód w sprawie miałby zostać utrwalony. Trzeba też na własny koszt przetłumaczyć obcojęzyczną dokumentację oraz w miarę możności udostępnić urzędnikom osobne pomieszczenie do wykonywania czynności kontrolnych.
Przebieg kontroli podatkowej
W trakcie kontroli urzędnik sprawdza przygotowane dokumenty oraz zbiera informacje. Może w tym celu przeprowadzić wywiad z pracownikami, ale tylko w obecności pracodawcy. W tym czasie na bieżąco powstaje też protokół kontroli. Urzędnik dokonuje wpisów również w udostępnionej mu książce kontroli. Czynności kontrolne zostają zwieńczone wydaniem stanowiska urzędu skarbowego w określonej sprawie. W przypadku, gdy przedsiębiorca zgadza się z wynikami przeprowadzonej kontroli, cała sprawa zostaje zamknięta, a właściciel firmy zobowiązuje się do zapłaty ustalonej kwoty podatku. Brak zgody przedsiębiorcy w tej kwestii pociąga natomiast za sobą konieczność wszczęcia postępowania podatkowego.
Uwagi końcowe
Trzeba mieć świadomość, że kontrola skarbowa nie może być prowadzona w zakresie, który już wcześniej poddano weryfikacji, wydając ostateczną decyzję w sprawie. Warto zwrócić uwagę, czy kontrolujący w trakcie określonych czynności nie wykraczają poza zakres kontroli zawarty w przesłanym wcześniej powiadomieniu (nie mogą na przykład badać innego podatku albo odmiennego okresu rozliczeniowego).
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
