Otrzymanie duplikatu faktury kosztowej może być ulgą w przypadku utraty faktury pierwotnej, ale jednocześnie rodzi wątpliwości dotyczące jego ujęcia w kosztach oraz odliczenia podatku VAT.
Czy duplikat faktury należy zawsze ujmować w ten sam sposób? A może sposób jego rozliczenia zależy od okoliczności i momentu utraty faktury pierwotnej?
|
Spis treści:
- Czym jest duplikat faktury
- Ujęcie duplikatu w podatku dochodowym w sytuacji niezaksięgowania faktury pierwotnej – pierwsze księgowanie
- Ujęcie duplikatu w VAT w sytuacji niezaksięgowania faktury pierwotnej – pierwsze księgowanie
- Ujęcie duplikatu w VAT w sytuacji zaksięgowania faktury pierwotnej
|
Czym jest duplikat faktury
Duplikat faktury to po prostu ponownie wystawiona faktura sprzedaży. Duplikat faktury wystawiany jest na prośbę nabywcy. Duplikat dokumentuje dokładnie to samo zdarzenie gospodarcze jak faktura pierwotna.
Przyczyn wystawiania duplikatu faktury jest wiele. Do najczęstszych z nich należą:
- zagubienie faktury pierwotnej,
- zniszczenie faktury pierwotnej,
- nieotrzymaniu faktury pierwotnej,
- nieprzekazaniu faktury pierwotnej,
- pozostałe przyczyny, w których odnalezienie lub odtworzenie zawartości faktury pierwotnej jest niemożliwe.
Duplikat w świetle prawa podatkowego podlega pod rozliczenie na takich samych zasadach jak faktura pierwotna. Mówi o tym ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług ( Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwana dalej ustawą o VAT).
|
UWAGA!
Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy o VAT w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie: podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
- na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
- zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.
|
Sprzedawca w myśl art. 106l ust. 2 ustawy o VAT powinien pamiętać, aby w duplikacie wskazać wszystkie dane faktury pierwotnej a dodatkowo ująć:
- datę wystawienia duplikatu,
- wyrażenie "DUPLIKAT" (dobrowolnie).
|
UWAGA!
Duplikatów faktur nie stosuje się w odniesieniu do wystawionych faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur wystawionych w KSEF. |
Ujęcie duplikatu w podatku dochodowym w sytuacji niezaksięgowania faktury pierwotnej – pierwsze księgowanie
Podatnik, który otrzyma duplikat faktury kosztowej stosuje ogólną zasadę ujęcia kosztu w stosowanej ewidencji podatkowej.
Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych Dz. U. z 2025 r. poz. 163 (zwanej dalej ustawą o PDOF) za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników
- prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, albo
- prowadzących księgi rachunkowe
- uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. W tym miejscu należałoby wspomnieć o pewnym wyjątku, bowiem powyższa zasada nie dotyczy nabycia materiałów oraz towarów handlowych.
Pierwszy przypadek dotyczy PKPiR.
|
UWAGA!
Jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego, podając:
- imię i nazwisko (nazwę firmy),
- adres dostawcy,
- ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego
- i dokonać zapisu w księdze na podstawie ww. opisu. |
Powyższe oznacza, że nawet jeśli nabywca nie otrzyma faktury, podstawą zapisu w PKPiR oraz ujęcia kosztu nabycia materiałów i towarów jest wspomniany opis. Dodatkowo powyższe oznacza, iż gdy nawet nabywca nie otrzyma faktury to podstawą zapisu w PKPiR, podstawą ujęcia kosztu nabycia materiałów, towarów jest właśnie powyższy opis. Opis jest potwierdzany datą i podpisem osoby, która przyjęła materiały, towary. Opis jest przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą.
Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury. Podatnik może nie sporządzać powyższego opisu, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy zawierającą wszystkie elementy opisu.
Księgowanie w PKPiR na podstawie opisu albo specyfikacji następuje na zasadach ogólnych, a więc w dacie wystawienia tych dokumentów nie później jednak niż w roku podatkowym. Należy jednak podkreślić, iż gdy duplikat faktury kosztowej dotyczy roku ubiegłego w takim wypadku należy go ująć w roku ubiegłym a dokładnie w ostatnim miesiącu roku ubiegłego, jeżeli duplikat otrzymano.
Drugi przypadek dotyczy ksiąg rachunkowych i podatku CIT.
W przypadku ksiąg rachunkowych wielokrotnie może się zdarzyć przyjęcie materiałów, towarów przed otrzymaniem faktury. W takim przypadku księgowanie następuje na podstawie dowodu zakupu, specyfikacji zamówienia lub innego dowodu i zostaje ujęte na koncie – rozliczenie zakupu po stronie Ma (Ct) według wartości przyjętych dostaw towarów lub usług w dacie wystawienia ww. dokumentów.
Natomiast ujęcie w kosztach uzyskania przychodów następuje w momencie wydania towaru do sprzedaży, wykonania usługi, do której został użyty towar, materiał – czyli w momencie zużycia nabytych towarów lub usług na poczet realizowanej sprzedaży.
|
UWAGA!
W przypadku duplikatów faktur kosztowych podatnik – nabywca ujmuje je w dacie wystawienia, ale nie później niż w roku podatkowym, w którym duplikat został wystawiony. |
Gdy duplikat faktury kosztowej dotyczy kosztów bezpośrednich roku ubiegłego i został otrzymany:
- w roku bieżącym, ale do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego to duplikat należy ująć w roku ubiegłym,
- w roku bieżącym, ale po dniu zatwierdzenia sprawozdania finansowego to duplikat należy ująć w roku bieżącym.
Poza tym, gdy podatnik nie jest zobligowany do sporządzenia sprawozdania finansowego to duplikat faktury kosztowej dotyczy kosztów bezpośrednich roku ubiegłego należy ująć:
- w roku ubiegłym, jeżeli duplikat otrzymano do dnia złożenia zeznania (albo terminu zeznania),
- w roku bieżącym, jeżeli duplikat otrzymano po dniu złożenia zeznania (albo terminu zeznania).
Natomiast, gdy duplikat dotyczy kosztów pośrednich wówczas może być on ujęty w dacie poniesienia kosztu.
|
UWAGA!
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) uważa się:
- dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo
- dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w razie braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych, jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
|
Ujęcie duplikatu w VAT w sytuacji niezaksięgowania faktury pierwotnej – pierwsze księgowanie
Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących wydatki na cele działalności i jednocześnie przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną VAT. Ujęcie w ewidencji zakupu JPK_V7X duplikatu faktury kosztowej jak i odliczenie podatku VAT przez nabywcę - czynnego podatnika VAT zależy od tego czy faktura pierwotna w ogóle dotarła do nabywcy czy też nie oraz czy ją ujął w ewidencji zakupu JPK_V7X czy nie ujął.
Zależności te przedstawiono w poniższej tabeli.
| Ujęcie i odliczenie podatku VAT z duplikatu faktury kosztowej w przypadku niezaksięgowania faktury pierwotnej |
| Nabywca otrzymał fakturę pierwotną, ale potem ją zagubił |
Nabywca nie otrzymał faktury pierwotnej |
|
Nabywca ujmuje duplikat faktury kosztowej w ewidencji zakupu JPK_V7X w dacie powstania u sprzedawcy obowiązku podatkowego w VAT (najczęściej data sprzedaży w fakturze pierwotnej niemniej duplikat musi wpłynąć do odbiorcy) albo w jednym z dwóch kolejnych kwartałów lub trzech kolejnych miesięcy rozliczeniowych.
Istotnym jest, iż w tym przypadku w polach:
- „data wystawienia dowodu zakupu” w pliku ewidencji JPK_V7X podatnik ujmuje datę wystawienia faktury pierwotnej,
- „data wpływu dowodu zakupu” w pliku ewidencji JPK_V7X podatnik ujmuje datę wpływu faktury pierwotnej
|
Nabywca ujmuje duplikat faktury kosztowej w ewidencji zakupu JPK_V7X w dacie otrzymania dokumentu albo w jednym z dwóch kolejnych kwartałów lub trzech kolejnych miesięcy rozliczeniowych.
Istotnym jest, iż w tym przypadku w polach:
- „data wystawienia dowodu zakupu” w pliku ewidencji JPK_V7X podatnik ujmuje datę wystawienia tego duplikatu,
- „data wpływu dowodu zakupu” w pliku ewidencji JPK_V7X podatnik ujmuje datę wpływu duplikatu faktury
|
| Nabywca ma prawo odliczyć podatek VAT z duplikatu faktury w dacie powstania obowiązku podatkowego w VAT u sprzedawcy nie wcześniej jednak niż w dacie otrzymania dokumentu albo w jednym z dwóch kolejnych kwartałów albo trzech kolejnych miesięcy rozliczeniowych |
Nabywca ma prawo odliczyć podatek VAT z duplikatu faktury na zasadach ogólnych, a więc w dacie otrzymania dokumentu albo w jednym z dwóch kolejnych kwartałów albo trzech kolejnych miesięcy rozliczeniowych |
Ujęcie duplikatu w VAT w sytuacji zaksięgowania faktury pierwotnej
Czasem zdarzają się przypadki, w których nabywca będący czynnym podatnikiem VAT otrzymał fakturę pierwotną, ujął ją w ewidencji zakupu JPK_V7X i dokonał odliczenia podatku VAT naliczonego. Następnie faktura została utracona albo uległa zniszczeniu.
Nabywca poprosił o wystawienie duplikatu faktury. Po otrzymaniu duplikatu nabywca nie dokonuje jego księgowań ani w podatku dochodowym ani w ewidencji VAT zakupu JPK_V7X. Otrzymany duplikat faktury kosztowej stanowi już tylko potwierdzenie zrealizowanego już prawa do odliczenia podatku VAT z faktury pierwotnej na okoliczność utraty tej faktury pierwotnej.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 28.04.2025].
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361) [z dnia 28.04.2025].
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111) [z dnia 28.04.2025].
