Dla wielu osób użytkowanie służbowego pojazdu do celów prywatnych jest jednym z ciekawszych benefitów oferowanych przez pracodawcę. Niekiedy wiąże się z nim jednak obowiązek odprowadzenia podatku związanego z uzyskanymi w ten sposób korzyściami. Może stanowić to pewne wyzwanie. O ile bowiem zwykle obliczenie tego typu daniny odbywa się na zasadach ryczałtu, o tyle zdarzają się też przypadki, w których wymagane jest prowadzenie ewidencji tras przejazdów. Jak zagadnienie to wygląda w praktyce?
Rozliczenie prywatnych przejazdów służbowym samochodem
Od roku 2015 w związku z nieodpłatnym udostępnianiem samochodu służbowego do celów prywatnych pracownikowi przypisywany jest zryczałtowany przychód. Wynosi on 250 złotych w skali miesiąca, jeżeli auto ma silnik o pojemności do 1600 cm3 oraz 400 zł miesięcznie, gdy wspomniana pojemność silnika jest przekroczona. Jeżeli pracownik miał możliwość korzystania z pojazdu służbowego do swoich prywatnych celów jedynie przez część miesiąca, wielkość ta jest odpowiednio korygowana – przyjmuje się, że każdy dzień, w którym występowała, odpowiada 1/30 wskazanej kwoty.
Rozwiązanie to wydaje się proste, zrodziło jednak wśród pracodawców wiele pytań. Najważniejszą i najczęściej poruszaną kwestią jest to, czy wspomniany ryczałt obejmuje wszelkie koszty związane z udostępnianiem pojazdów osobom zatrudnionym w danym zakładzie pracy. Najwięcej wątpliwości budzi przy tym kwestia paliwa spalanego podczas przejazdów prywatnych.
Prywatne przejazdy samochodem służbowym a US
Jakie jest w tej sprawie stanowisko organów skarbowych oraz dotychczasowe orzecznictwo sądów? Według informacji od administracji fiskalnej sprawa prezentuje się następująco – jeżeli pracodawca wydatkuje środki na zakup benzyny, gazu lub innych materiałów pędnych, a pracownik, używający danego pojazdu, z tych właśnie paliw korzysta, rodzi to dodatkowy obowiązek podatkowy, związany z przysporzeniem majątkowym.
Przychód ten należy przy tym opodatkować według wartości paliw zakupionych przez zakład pracy. Co więcej, stanowisko to znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych organów skarbowych. Według zatrudnionych w nich urzędników, koszty związane z paliwem powinny być traktowane podobnie, jak na przykład opłaty za przejazdy płatnymi odcinkami autostrad lub za korzystanie z parkingów.
Jeżeli zatem to pracodawca zdecyduje się na ich pokrycie, wówczas konieczne jest opodatkowanie korzyści, jaki uzyskuje w tej sytuacji pracownik. Zakład pracy powinien więc do jego dochodów doliczyć, oprócz kwot związanych z opisanym wyżej ryczałtem, również zużycie nabytego przez siebie paliwa, które zostało wykorzystane w ramach prywatnych przejazdów osoby zatrudnionej.
Nieco inaczej wygląda jednak obecnie linia orzecznictwa sądowego. Uznaje ono zwykle, że świadczenie, jakie otrzymuje pracownik w takiej sytuacji, obejmuje wszelkie wydatki niezbędne dla umożliwienia poruszania się samochodem. W ich skład wchodzą również koszty eksploatacji, takie jak zakup benzyny, ropy, gazu lub innych paliw. Dodatkowe ich opodatkowanie nie jest więc konieczne.
Przychód paliwowy – problem pracodawcy
Stanowisko organów skarbowych jest dla pracodawców źródłem nietypowego problemu: zużycie paliwa na cele prywatne przez pracownika wykorzystującego samochód zarówno w pracy, jak i poza nią, może być w wielu wypadkach trudne do określenia. Nie jest bowiem znana dokładna metodologia, jaką należy w takiej sytuacji zastosować.
W rezultacie niektóre spośród podmiotów gospodarczych opierają się przy tym na ilości przejechanych kilometrów, z rozbiciem na przejazdy prywatne oraz służbowe (koszy paliwa jest szacowany w takiej sytuacji poprzez ich przemnożenie przez średnie zużycie dla danego modelu samochodu), inne natomiast dokonują szacunków na podstawie różnicy pomiędzy pojemnością baku a ilością paliwa dotankowanego przez pracownika.
Brak jasnych uregulowań jest z jednej strony kłopotliwy, z drugiej – rodzi ryzyko popełnienia przez pracodawcę błędów. To natomiast może prowadzić niekiedy do poważnych konsekwencji, na przykład w razie braku aprobaty dla przyjętego rozwiązania ze strony pracowników aparatu skarbowego. Niektóre spośród opisanych metod są też ciężkie do wprowadzenia ze względów technicznych – niekiedy bowiem konieczne jest na przykład odrębne ewidencjonowanie przebiegu pojazdu do celów ściśle prywatnych.
Jak rozliczyć, by uniknąć sporów?
Eksperci uważają, że problemem tym powinien zająć się Naczelny Sąd Administracyjny. Rozwianie wątpliwości, które narosły wokół rozliczania za przejazdy prywatne autem służbowym, jest kluczową sprawą, która pozwoli uniknąć wysokich kar. Tymczasem prowadzone obecnie działania firm mają w sobie wiele z improwizacji, a brak jasnych uregulowań w tej kwestii odbija się między innymi na ryzyku związanym z prowadzeniem działalności.
Ewentualne zakwestionowanie sposobu prowadzenia rozliczeń kosztów użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych może być bowiem uznane za dodatkowe niebezpieczeństwo dla przedsiębiorcy, który stworzył taką możliwość swoim pracownikom. W rezultacie należy też liczyć się z coraz częstszym rozstrzyganiem spraw, które dotyczą tej kwestii, na salach sądowych.
Źródła:
Autor: Łukasz Stachurski
