Przedsiębiorca, który stara się o unijne dofinansowanie realizacji planowanych inwestycji, powinien postarać się o spełnienie wszystkich niezbędnych wymogów. Należy przede wszystkim dobrze przygotować się do rozliczenia danych środków tak, aby uniknąć ewentualnej konieczności dokonywania zwrotów. Wbrew pozorom dopełnienie różnych formalności z tym związanych nie jest wcale prostą sprawą. Przedsiębiorcy muszą bowiem wykazać się znajomością co najmniej kilkunastu różnych dokumentów, umowy o dofinansowanie, rozporządzeń oraz różnych wytycznych. Warto zatem wiedzieć, jak dobrze przygotować się do rozliczenia wniosku o przyznanie unijnego wsparcia finansowego.
Zaangażowanie pracowników kluczem do sukcesu
Rozliczenie unijnego wniosku warto powierzyć odpowiednio wykwalifikowanym pracownikom. W zależności od stopnia trudności i złożoności zadania, jego realizację można powierzyć jednej osobie lub zespołowi składającemu się z kilku podwładnych. W trakcie rozliczenia wniosku osoby oddelegowane do spełnienia zadania trzeba tymczasowo zwolnić z wykonywania innych zobowiązań. W ten sposób można uniknąć różnych błędów w rozliczeniach.
Kooperacja z działem księgowym
Przy realizacji projektów unijnych trzeba podjąć szeroko zakrojoną kooperację z firmowym działem księgowym. Trzeba mieć świadomość, że dokumenty projektowe muszą być księgowane w odpowiedni sposób, z wykorzystaniem odpowiednich kodów księgowych. Zadanie trzeba powierzyć profesjonalnemu księgowemu zatrudnianemu na etacie. Trzeba mu przedstawić wszystkie wymagania i oczekiwania.
Rozsądek w zakupach
Przedsiębiorcy, zwłaszcza prowadzący mikro- i małe działalności gospodarcze, zwykle nie są przyzwyczajeni do przeprowadzania procesów zakupowych zgodnie z obowiązującymi zasadami. Nie wiedzą zatem, jak tworzyć zapytania ofertowe, równo traktujące wszystkie podmioty oraz jak opublikować ofertę i udokumentować proces wyboru najlepszej propozycji. W harmonogramie realizacji projektu trzeba uwzględnić czas niezbędny do realizacji wszystkich procedur. Warto pamiętać o poprawności wystawionych faktur i rachunków, gdyż później nie ma już możliwości ich skorygowania.
Harmonogram działań to podstawa
Rozliczane przedsięwzięcie należy realizować zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem działań, w którym zawiera się regulacje, co i kiedy powinno być kupowane. Przy planowaniu warto uwzględnić czas potrzebny na wybór dostawców. Zaleca się pozostawanie w stałym kontakcie z dostawcami oraz dokumentowanie procesów zakupowych za pomocą poprawnie wystawionych rachunków i faktur.
Dokładne opisanie dokumentów
Poszczególne etapy realizacji projektu powinny być szczegółowo udokumentowane. Warto powierzyć zadanie gromadzenia dokumentów unijnych jednej wybranej osobie. Przy magazynowaniu dokumentacji trzeba zwrócić szczególną uwagę na dokładne opisanie segregatorów, w których mieszczą się konkretne akta. Jest to tym bardziej istotne, jeśli wziąć pod uwagę fakt, że dokumentacja ta krąży pomiędzy różnymi osobami odpowiedzialnymi za realizację projektu.
Zagwarantowanie wkładu własnego
Większość projektów unijnych ukierunkowana jest na dofinansowanie, a nie całkowite sfinansowanie określonych przedsięwzięć firmowych. Oznacza to, że przedsiębiorca musi postarać się o wkład własny w inwestycję, a także o opłacenie podatku VAT, o którego zwrot można później starać się w rocznym rozliczeniu. Przy obliczaniu stawek podatkowych bierze się pod uwagę określone stawki procentowe. Dodatkowo trzeba też uwzględnić konieczność pokrycia luk finansowych pomiędzy poszczególnymi transzami transakcji. Wsparcie jest bowiem wypłacane nie jednorazowo, ale w poszczególnych ratach. Jeśli w rozliczeniach inwestycji były jakieś opóźnienia, stroną, która na tym straci, zawsze będzie przedsiębiorca.
Wskaźniki produktu i rezultatu gwarancją właściwego rozliczenia
Sprawność rozliczenia projektu uzależniona jest od osiągnięcia w określonych terminach konkretnych wskaźników produktu i rezultatu. Jeśli do tego nie dojdzie, trzeba liczyć się z obniżeniem wysokości przyznanego doświadczenia, a czasem nawet z koniecznością zwrotu jego całości. Zanim projekt zostanie zrealizowany, trzeba najpierw przeanalizować zadeklarowane poziomy bazowe wskaźników, terminy ich osiągnięcia, a także sposoby dokumentacji. Planowanej inwestycji nie można poddać znaczącym modyfikacjom. Trzeba ją utrzymać w operacyjnym stanie przez co najmniej trzy lata od momentu zakończenia projektu.
Gotowość na kontrolę
Przedsiębiorcy powinni być przygotowani na kontrolę poziomu realizacji zadeklarowanych zobowiązań. Kontrole są zapowiadane z odpowiednim wyprzedzeniem. W tym celu wysyła się do przedsiębiorstwa listowne zawiadomienie o planowanym terminie przeprowadzenia czynności kontrolnych. Zwraca się przy tym uwagę również na sposób promowania projektu poprzez umieszczenie na zakupionym z dofinansowania sprzęcie stosownej nalepki świadczącej o udziela Komisji Europejskiej we wspieraniu projektu. Przedsiębiorca powinien zrealizować także inne zobowiązania promocyjne, wynikające z umowy.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
